網絡環境下學院檔案管理創新探討

胡敏

當前網絡技術在社會各個領域都得到了普及與應用，也為以傳統文獻為主的血緣檔案管理工作帶來了更大的機遇與挑戰。新形勢下學院檔案管理人員應加強工作方法的創新，跟上時代發展步伐，不斷提升學院檔案管理工作質量與效率，為學院檔案事業穩定長遠發展創造良好條件，真正確定檔案在高校中的關鍵地位。筆者結合實際工作經驗，談一談網絡環境下學院檔案管理的創新策略。

一、網絡環境下學院檔案管理的特點分析

在網絡環境下，學院檔案管理主要呈現以下特點：一是檔案在收集效率上有了大幅度提升。在應用計算機技術以后，讓檔案收集顯得更加便捷，利用網絡能夠獲取各部門所存儲的信息，從而有效減少了文件轉為檔案的時間。二是檔案信息記錄形式發展的更加多元化。以往學院檔案信息主要采取文字的方法記錄，并通過手工方式完成。隨著科學技術的發展，在學院檔案管理中應用錄音與攝像技術，從而讓聲音與圖像對信息進行記錄，且可以更加生動、直觀和形象的呈現檔案信息，為今后的利用創造了良好條件。三是檔案內容更加完整可靠。在網絡環境下可以對辦公文件、檔案等實行一體化管理，讓電子文件能夠直接轉變為電子檔案，讓檔案信息的完整性得到有效保證，防止出現檔案信息丟失與遺漏的現象。

二、網絡環境下學院檔案管理的創新策略

（一）增加檔案信息化管理資金投入

網絡環境下要提升學院檔案管理信息化水平，這需要逐步增加資金投入，讓檔案管理信息化發展得到可靠保障。當前科學技術發展速度很快，在學院檔案管理中也要注重對新型技術成果的應用，讓檔案管理所以技術、設備都得到及時更新，讓軟硬件水平處于高新狀態，這樣學院檔案管理才能跟上時代發展步伐。從現階段學院檔案管理技術上看，仍然處于較為落后的狀態，對此學院應該高度重視檔案管理的信息化建設，專門開展相關經費預算工作，讓檔案管理工作信息化和規范化水平得到提升。只有在資金上得到保障，才能將計算機、打印機、復印件、除濕柜、掃描儀等現代化設置配置齊全，為開展檔案信息化管理工作創造良好條件，真正讓學院檔案管理工作適應當前的網絡環境。

（二）建立數字檔案提升信息化水平

數字檔案的建設離不開信息技術，將數字化手段應用到學院檔案收集和整理中，能夠讓大規模資源實現共享。這要求我們注重學院檔案管理的信息化建設，盡快將數字檔案建立起來，這是一項復雜、艱巨的任務，需要做好以下幾點工作：一是應用局域網加快檔案管理辦公自動化建設步伐，并注重建立電子政務工程，做好對電子文檔的管理工作。要將檔案目錄信息中心盡快建設起立，提升檔案管理的現代化水平，完成信息查詢和資源等共建工作。二是通過對廣域網的應用，建設有自身特色的檔案網站，從而讓學院檔案管理能夠實現網絡互聯，在網絡上實現資源互享，讓檔案管理信息化目標順利實現。這樣才能將數字化檔案建設起來，滿足新形勢下對學院檔案管理工作的要求，讓檔案信息管理工作與信息網絡環境充分融合在一起。

（三）創新學院檔案基礎服務

學院要在檔案管理服務上加強創新，不斷改進檔案服務方式、內容和手段，要從檔案利用者層面進行研究和分析，要結合他們的實際需求，改進檔案管理工作方式，確保每個檔案利用者的需求都能夠得到滿足。在計算機和網絡多媒體發展過程中，學院檔案管理工作也要主動適應當前的網絡環境，因地制宜開設網絡、在線咨詢和移動服務等。可以在學院網站上制作檔案信息查看網頁，在其中設置相應的信息專欄和個人信息等，為檔案利用者提供自主查詢服務，讓檔案利用更加簡捷和方便。為了實現這些目標，應該在學院檔案收集、歸檔、管理和服務等方面加強創新，逐步建立起完善的檔案收集歸檔管理機制，通過做好學院檔案基礎服務，確保將檔案信息的價值真正體現出來。

（四）培養高素質檔案管理人員

一是加強對學院檔案管理人員培訓工作，讓他們掌握豐富計算機網絡通訊知識，主要有網絡文化、網絡術語和網絡郵件收發使用等，同時在檔案信息資源分布、檔案刪選查找使用方法上加強對檔案管理人員的培訓，從而學習到網絡引擎使用和檔案數據庫搜索范圍知識。檔案人員在培訓中還要懂得檔案信息發布、檔案主頁建設、多媒體檔案信息檢索等知識。二是提升檔案管理人員英語水平，在當前網絡環境下經常遇到很多英文信息，如果檔案管理人員英語水平不高，將為學院檔案管理工作順利進行帶來阻礙，這要求加強英語培訓和學習工作。三是檔案管理人員要有較強的檔案信息能力，在整理好分散的網絡信息后向用戶提供。四是，檔案管理人員要有較強的網絡檔案開發能力，提升自己的服務水平，只有建立起一支專業化、高素質的檔案管理人才隊伍，才能有效提升學院檔案管理工作效率。

總之，學院檔案管理網絡化發展，目的在于讓不斷增多的檔案信息得到有效處理，提升檔案管理工作質量與效率，提供更加全面、準確和快速的服務。這是一項系統而復雜的工程，以計算機技術為基礎發展起來，除了要進行檔案的網絡化建設以外，還要注重打造檔案數據庫。對此我們要具備較強的檔案意識，轉變自身思想觀念，不斷推進檔案網絡化建設高效開展，逐步實現學院檔案管理水平的提升。

（作者單位：430000湖北交通職業技術學院）