劇場管理的思考與啟示

李睿

摘要：劇場的管理制度建立起來的？為什么這樣設(shè)置？又如何能深入貫徹到每個人頭上？從人員管理角度來說，如何解決員工待遇問題，如何提升員工及管理者的自身素質(zhì)，有效應(yīng)對復雜的管理工作？這些都是是劇場后臺管理者在工作中應(yīng)當首要解決的問題。

關(guān)鍵詞：劇場管理 演出制作 劇場后臺

中圖分類號：J0-05 文獻標識碼：A 文章編號：1008-3359（2018）15-0187-02

一、管理制度的完善

管理制度是劇場管理工作安身立命之本，但是制度是死的，人是活的，怎樣才能做到管理的靈活？制度的標準怎么判定？執(zhí)行者判斷依據(jù)又是什么呢？

我們可以看一下以下細則：

上圖是北京保利劇院2008年制定的劇場管理規(guī)定中，業(yè)務(wù)部工作單通知單的管理細則。

下圖是2016年經(jīng)過修改過后的新細則：

工作單是劇場管理者溝通協(xié)調(diào)演出方與劇場工作人員間工作事宜的重要工具。由于演出制作的特點，一般演出團隊在首演前兩周才能完成所有的制作工作，然后進入合成階段，此時其舞美搭建、運輸、劇場使用等工作量才能明確的預估出來，所以劇場管理者需要至少提前一周和演出團體負責人確定演出工作通知單，然后下達給劇場各個部門。

演出工作通知單包括以下內(nèi)容：1.精確的進景時間、裝臺時間、走臺時間，大概的拆臺完成時間。2.工作證數(shù)量和分類，使用化妝間數(shù)量，服務(wù)用品數(shù)量。3.需借用劇場設(shè)備的清單。4.除演出以外的活動、互動環(huán)節(jié)。

從上面兩版細則當中，我們可以清晰的看到：

（一）加入了下達時間、審核時間、備注三項管理要求

以第一條為例，工作單中需填寫主辦單位和演出單位名稱，在劇場票務(wù)系統(tǒng)面向社會公開售票時，這兩項內(nèi)容就已經(jīng)確定，且原則上不能更改，所以“下達時間”指的就是劇場管理者向劇場票務(wù)部門下達演出票務(wù)工作單的時候（票務(wù)部門根據(jù)票務(wù)單信息制作票務(wù)系統(tǒng)，例如劃分票價區(qū)域、設(shè)定套票活動、制作票面票樣等，隨后發(fā)布到售票平臺上，至此消費者才能購買到演出票）。如果期間信息有修改，那么審核并修改的最晚時間就是開票當天。

（二）標準更加清楚，有明確的評判尺度可以參照

以第二條為例，演出團體在向文化主管部門報批演出項目的時候，會詳細的說明其演出形式、時間等信息，文化主管部門根據(jù)這些信息完成對演出項目的審核并頒發(fā)批文。那么劇場管理者在下達工作單的時候需要將此部分信息與批文以及演出監(jiān)督記錄表進行交叉核對，以防信息有誤，且不能有更改。同時在演出中，根據(jù)演出監(jiān)督記錄表對演出內(nèi)容進行審核監(jiān)督，完成后備案存檔以備外審。

（三）有更加精細的要求和重要提醒事項

以第三條為例，演出團體在進入劇場前一周，需要將其進出景、拆裝臺、排練時間等信息告知劇場管理者，同時還應(yīng)該確定進景車輛長度、車次、負責人等信息，以便劇場管理者安排劇場技術(shù)部、安保部工作人員倒休值班。同時演出方還應(yīng)在此時與劇場安保部簽訂安全協(xié)議，對演出團體內(nèi)部做安全培訓工作。

在實際管理工作中，有些時候維護制度反而比工作本身更為繁瑣。就拿工作單來說，如有變更，劇場管理者需向各個部門下達補充工作單，各部門主管再針對該變更進行新的人事調(diào)整。這樣，如果只是一個簡單的問題，譬如在裝臺過程中舞臺地板的正常損耗，反而會經(jīng)過演出方、管理者、劇場各部門主管、劇場工作人員這四方人員的共同界定，然后出具損毀證；安排技術(shù)、保安部進行確認；出補充工作單說明情況；最后才能形成處理方案。而實際上只是需要責任方的油漆工進行日常的維護就能及時解決，這就是制度在保障劇場良好運作的同時帶來的問題。

二、對演出制作的管理

制作一部演出的基本工作量十分龐大，共涉及到項目總體策劃、人員組建、制定制作方案、舞美制作、排練組織、組織演出、組織宣傳、市場營銷、財務(wù)合同、行政后勤、收尾總結(jié)這11個大項，約184個分項的工作。而僅在劇場舞臺上完成的工作內(nèi)容就包括制作方案、舞美制作、排練組織、組織演出這4個核心大項共計42個分項。具體來看北京保利劇院，其年均演出320場，約110個演出項目，幾乎3天一個新的演出項目，頻繁的轉(zhuǎn)場和演出項目更迭是對其演出制作管理能力的嚴峻考驗。

（一）協(xié)商、確定演出制作計劃方案

演出前兩周，管理者（即劇院業(yè)務(wù)部演出項目負責人）會要求演出團隊負責人提交演出制作計劃方案，此方案包括三大類文件：劇場工作計劃、設(shè)計圖及設(shè)備技術(shù)清單、人員編制表。

劇場工作計劃是演出團隊進入據(jù)劇場后工作任務(wù)的唯一依據(jù)，各部門會根據(jù)計劃安排各自的工作排班和工作內(nèi)容。劇場計劃應(yīng)當包括進出景時間、進出景車輛、裝臺時間、技術(shù)合成、排練彩排、正式演出、拆臺時間的所有工作計劃。

當收到演出團隊的計劃后，管理者應(yīng)當就劇場的實際情況予以分析，研究其計劃的可行性，如有不能滿足計劃的情況，需提交修改意見并及時回饋給演出團隊以便其采取應(yīng)對措施，保證工作計劃的順利實施。

（二）核查設(shè)計圖及設(shè)備技術(shù)清單

一般說來，在演出方與劇場簽訂場租租賃合同之前，演出方主創(chuàng)人員就會前往劇場實地考察，拍照并留存劇場各方面的技術(shù)參數(shù)數(shù)據(jù)和圖紙。隨后向劇場管理者出具設(shè)計圖和設(shè)備技術(shù)清單，其中應(yīng)包含舞美設(shè)計效果圖、舞美平面圖、燈位圖、吊桿圖等。

演出方在制作期還會安再次安排相關(guān)技術(shù)人員對劇場進行勘察。這時，劇場后臺人員管理者應(yīng)及時就劇場現(xiàn)狀與演出方相關(guān)人員進行溝通，對于劇場現(xiàn)狀不能滿足演出實際需求的問題應(yīng)要求演出方做出設(shè)計方案修改。在分析了劇場實際狀況、設(shè)備詳盡近況后，結(jié)合演出設(shè)計方案做出優(yōu)化和細化。

（三）確定人員編制表

人員編制表記錄了演出方人員的所有安排及信息，其內(nèi)容主要包括：人員姓名、主要職責、所屬單位、入場時間等。由于面對的演出團體眾多，人員結(jié)構(gòu)復雜，所以索要演出團隊人員編制表是劇場管理演出團隊的重要手段。

一個演出團隊，少則三四十人，多則兩三百人，這些演職人員分屬不同單位，主管領(lǐng)導各不相同，劇場管理者往往會面對演員團體、樂隊團體、燈光設(shè)備公司、音響設(shè)備公司、舞美公司、物流公司、演出制作團體等在一個演出項目中的情況。所以，確定演出人員編制表及其相關(guān)信息，對劇場管理者來說無疑是其管理演出人員的重要方法。

三、劇場管理者自身素質(zhì)的提高

劇場管理者能力的高低直接會影響演出的質(zhì)量。保利劇院針對員工的業(yè)務(wù)能力，會安排內(nèi)部培訓和相關(guān)業(yè)務(wù)資格考試的培訓。每年會安排演出經(jīng)紀人培訓和資格考試、東城區(qū)文委營業(yè)性演出審批流程培訓和通報會、北京市文化局涉及港澳臺演員演出的審批工作匯報、北京保利劇院管理有限公司質(zhì)量管理體系外部審核培訓等各類培訓。對內(nèi)部，每個月會安排跨部門的業(yè)務(wù)知識考核、近期演出信息的考核、劇場安全設(shè)施緊急情況疏散方案的培訓等學習考核工作。

學習和培訓看似與劇場后臺人員管理毫無關(guān)系，但在實際的工作中漸漸積累了管理者的相關(guān)知識，對了解劇場、了解演出制作起到了重要的作用。劇場管理需要的是細心和親力親為，任何的溝通不暢和任務(wù)指派不明確都會造成混亂，這一點和舞臺監(jiān)督極其類似。

劇場管理者比舞臺監(jiān)督管理的人員更多更復雜，也相對來說更為“死板”，藝術(shù)的隨性發(fā)揮往往會收到意想不到的效果，而劇場管理的一板一眼則是保證意想不到的前提。除舞臺監(jiān)督應(yīng)該具備的能力之外，劇場管理者更是劇場制度的“守護者”，這反而對劇場管理者的語言能力、應(yīng)變能力突出了更高的要求。

劇場管理者除基本的業(yè)務(wù)知識以外，亦應(yīng)該學習更多的“跨界”知識來豐富日常的管理工作。在業(yè)余時間，注重培養(yǎng)自己的實踐能力、邏輯思維能力、鑒賞能力等的綜合性能力，以應(yīng)對日益繁復多元的劇場管理工作。