企業(yè)ERP系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)維護(hù)問(wèn)題分析及對(duì)策研究

夏旭東

在經(jīng)濟(jì)不斷進(jìn)步的現(xiàn)在，很多企業(yè)都在力求不斷提高自身的運(yùn)營(yíng)能力，同時(shí)，也意識(shí)到自身資源整合的重要性。企業(yè)為了能夠在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中穩(wěn)定競(jìng)爭(zhēng)地位，應(yīng)不斷的加大對(duì)系統(tǒng)建設(shè)的力度，其中，ERP系統(tǒng)就是企業(yè)投資的一種。本文就將針企業(yè)ERP系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)維護(hù)中存在的問(wèn)題以及維護(hù)的對(duì)策進(jìn)行研究，希望能夠?yàn)槠髽I(yè)ERP系統(tǒng)使用提供有效的參考。

企業(yè)在使用ERP的過(guò)程中，管理人員一般是更加重視軟件形式的選擇，以及軟件在企業(yè)中運(yùn)行的情況，反而，比較忽視ERP系統(tǒng)在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的維護(hù)實(shí)況，導(dǎo)致系統(tǒng)在使用過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題，影響運(yùn)營(yíng)的效果。所以，企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，需要提高ERP系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)的效率，讓ERP系統(tǒng)更加貼近企業(yè)的發(fā)展，讓管理者更加清楚的掌握企業(yè)的運(yùn)營(yíng)情況。

一、ERP在企業(yè)系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)維護(hù)的概況

ERP系統(tǒng)在市場(chǎng)中的應(yīng)用效率非常的高，很多國(guó)內(nèi)大型企業(yè)都利用ERP系統(tǒng)來(lái)整理企業(yè)的各種資源，并通過(guò)ERP系統(tǒng)清晰的了解企業(yè)的內(nèi)外部運(yùn)營(yíng)情況。在國(guó)內(nèi)應(yīng)用ERP系統(tǒng)的企業(yè)在短短幾個(gè)月就看見(jiàn)了效益，與此同時(shí)，也發(fā)現(xiàn)了系統(tǒng)在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中存在的問(wèn)題，讓系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)能力出現(xiàn)了下降的趨勢(shì)。這樣的情況會(huì)導(dǎo)致企業(yè)在市場(chǎng)中迅速失去了占有率，為此，企業(yè)應(yīng)該更加重視系統(tǒng)的維護(hù)，特別在ERP系統(tǒng)實(shí)施之后的運(yùn)營(yíng)與維護(hù)。例如：圖1是某企業(yè)ERP系統(tǒng)的流程圖：

二、ERP在企業(yè)系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)維護(hù)中存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)缺少對(duì)REP系統(tǒng)的重視

企業(yè)在引進(jìn)ERP系統(tǒng)之后，由于前期技術(shù)維護(hù)不到位，以及運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)的不穩(wěn)定，很多企業(yè)在實(shí)行ERP系統(tǒng)的幾個(gè)月之后，出現(xiàn)了很多溝通以及數(shù)據(jù)不實(shí)的問(wèn)題，這些問(wèn)題存在的原因有很多，不僅僅是因?yàn)槿藛T不熟悉系統(tǒng)的使用，更加重要的是企業(yè)并沒(méi)有在內(nèi)部大力推行系統(tǒng)的運(yùn)行，導(dǎo)致系統(tǒng)無(wú)法快速的融入到企業(yè)中。因?yàn)椋霞?jí)管理人員不重視系統(tǒng)發(fā)展，導(dǎo)致基層人員也并沒(méi)有重視系統(tǒng)，從而讓系統(tǒng)無(wú)法發(fā)揮其真正的作用。再者，很多企業(yè)因?yàn)镋RP系統(tǒng)在短期內(nèi)出現(xiàn)問(wèn)題無(wú)法實(shí)現(xiàn)盈利，讓很多企業(yè)放棄了ERP系統(tǒng)的使用，這種行為不僅耗費(fèi)了企業(yè)的資金也耗費(fèi)了企業(yè)的人力資源。所以企業(yè)對(duì)系統(tǒng)的重視是關(guān)鍵，只要引起管理人員的重視程度，ERP系統(tǒng)才能夠更好在企業(yè)中發(fā)揮作用。

（二）ERP系統(tǒng)維護(hù)部門(mén)工作成效不明顯

企業(yè)在使用ERP系統(tǒng)之后，其系統(tǒng)維護(hù)都是由IT維護(hù)部門(mén)來(lái)進(jìn)行前后期的維護(hù)。在系統(tǒng)剛剛進(jìn)入企業(yè)的時(shí)候，系統(tǒng)維護(hù)部門(mén)都在忙前忙后的安排設(shè)備，安排前期維護(hù)，但是實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，依然存在哪里有問(wèn)題就去哪里維修，導(dǎo)致維護(hù)部門(mén)工作量不斷的增加。雖然工作繁重，但是收到的評(píng)價(jià)卻多數(shù)都是投訴，很多部門(mén)的人員都認(rèn)為維護(hù)部門(mén)的工作人員工作不到位，所以因?yàn)榫S護(hù)不當(dāng)或是系統(tǒng)自身問(wèn)題，讓IT部門(mén)的人員與企業(yè)其他部門(mén)人員無(wú)法磨合；而且，技術(shù)人員的思維方式與企業(yè)其他人員的思維方式不同，導(dǎo)致雙方在處理ERP系統(tǒng)問(wèn)題的過(guò)程中無(wú)法達(dá)成共識(shí)。

（三）業(yè)務(wù)流程與實(shí)際操作有沖突

企業(yè)業(yè)務(wù)流程與ERP系統(tǒng)流程上有所沖突，其主要表現(xiàn)為以下兩個(gè)方面：其一，在ERP系統(tǒng)實(shí)行的前期，因?yàn)槿藛T對(duì)系統(tǒng)的不熟悉，很多數(shù)據(jù)和單據(jù)在錄入的時(shí)候比較混亂，讓財(cái)務(wù)、庫(kù)房、生產(chǎn)車(chē)間等部門(mén)在查看單據(jù)的時(shí)候，無(wú)法與現(xiàn)實(shí)工作流程完美相接。而且，很多企業(yè)所使用的ERP系統(tǒng)都是經(jīng)過(guò)二次開(kāi)發(fā)，為了能夠讓其更加實(shí)用與企業(yè)現(xiàn)狀，所以業(yè)務(wù)流程的不匹配也是常見(jiàn)的問(wèn)題。其二，因?yàn)槠髽I(yè)自身業(yè)務(wù)形式以及內(nèi)容的變化，導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程與ERP系統(tǒng)流程的不符合。例如：企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中將早期的單元形式的業(yè)務(wù)改變成為整體形式，其無(wú)論是在人員組編還是工作內(nèi)容上，都有非常大的變化，這樣實(shí)際操作上往往存在沖突，有的企業(yè)若是不能夠及時(shí)對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整，會(huì)讓企業(yè)整體運(yùn)營(yíng)存在脫節(jié)的現(xiàn)象。

（四）ERP數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確

ERP系統(tǒng)在企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，需要維護(hù)部分的大力支持，這樣才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題。但是，實(shí)際情況企業(yè)在ERP系統(tǒng)系統(tǒng)上線之后，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)的情況。上此以往，系統(tǒng)維護(hù)部門(mén)為感覺(jué)到ERP系統(tǒng)在企業(yè)中的價(jià)值不如預(yù)想中好，造成系統(tǒng)使用效率下降。根據(jù)企業(yè)在ERP系統(tǒng)使用中數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的原因分析，主要就是因?yàn)槿藛T在錄入數(shù)據(jù)的過(guò)程中對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行頻繁的篡改，比如：企業(yè)在銷(xiāo)售的過(guò)程中，數(shù)據(jù)不斷地調(diào)整，或是在產(chǎn)品生產(chǎn)的過(guò)程中因?yàn)樯a(chǎn)計(jì)劃的調(diào)整，讓技術(shù)數(shù)據(jù)資料有頻繁的變動(dòng)，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)資料有錯(cuò)誤。

三、強(qiáng)化ERP在企業(yè)系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)維護(hù)的措施

（一）強(qiáng)化企業(yè)對(duì)ERP運(yùn)營(yíng)維護(hù)的重視程度

企業(yè)在ERP系統(tǒng)運(yùn)用過(guò)程中，一定要培養(yǎng)對(duì)ERP系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)維護(hù)的重視程度，這樣才能夠?yàn)镋RP系統(tǒng)提供后期保障。在這個(gè)過(guò)程中，其應(yīng)該在在ERP系統(tǒng)維護(hù)規(guī)劃到企業(yè)戰(zhàn)略中，并制定專(zhuān)門(mén)的維護(hù)工作人員，同時(shí)確認(rèn)工作人員的專(zhuān)業(yè)性，提高維護(hù)效率。同時(shí)在ERP系統(tǒng)運(yùn)行的過(guò)程中，企業(yè)各個(gè)基層的人員都應(yīng)該熟悉系統(tǒng)運(yùn)行的方式以及細(xì)節(jié)，并且在企業(yè)培訓(xùn)過(guò)程中建議人員同時(shí)參加系統(tǒng)維護(hù)工作，讓員工知道維護(hù)的重要性，這樣便可以讓ERP系統(tǒng)在運(yùn)行的過(guò)程中更加的便捷。

（二）科學(xué)建設(shè)運(yùn)營(yíng)維護(hù)部門(mén)

企業(yè)為了能夠保證ERP系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)的效率，都會(huì)成立專(zhuān)門(mén)的維護(hù)部門(mén)。只有專(zhuān)業(yè)的維護(hù)部門(mén)才能夠讓ERP系統(tǒng)達(dá)到可持續(xù)發(fā)展。針對(duì)ERP系統(tǒng)維護(hù)需要維護(hù)部門(mén)做到全面技術(shù)支持，才能夠有效運(yùn)行。通常，企業(yè)ERP系統(tǒng)運(yùn)行都是各個(gè)部門(mén)利用自己的權(quán)限進(jìn)行填充信息資源，但是很多企業(yè)也會(huì)將ERP系統(tǒng)的部分運(yùn)營(yíng)模塊外包給專(zhuān)業(yè)的工作，這樣的情況企業(yè)應(yīng)該做好后期的溝通，維護(hù)好兩者之間的工作。而且在這種情況下，維護(hù)工作也需要兩方面相結(jié)合，企業(yè)自身需要對(duì)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程進(jìn)行維護(hù)，而第三方則應(yīng)該提供充足的技術(shù)支持。同時(shí)，雙方應(yīng)該根據(jù)維護(hù)工作的細(xì)節(jié)制定有效的制度，避免出現(xiàn)糾紛。

（三）建立完善的業(yè)務(wù)操作流程

企業(yè)在ERP系統(tǒng)全面上線之后，若是想要讓系統(tǒng)在企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中發(fā)揮真正的作用，需要建立有效的業(yè)務(wù)操作流程。同時(shí)企業(yè)也需要建設(shè)有效的崗位職責(zé)，和制度，規(guī)范ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程使用規(guī)范，利用制度來(lái)約束人員的工作。其次，重點(diǎn)需要規(guī)劃業(yè)務(wù)人員的工作流程，其所需要制定的制度主要包含：業(yè)務(wù)流程范圍、業(yè)務(wù)人員工作職責(zé)，數(shù)據(jù)維護(hù)制度、變更管理等制度，只有建立了有效的制度方案，才能夠保證ERP系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)的執(zhí)行力。企業(yè)也可以將業(yè)務(wù)流程考核納入到績(jī)效考核中，提高人員工作的積極性。

（四）有效提高人員素質(zhì)提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性

為了能夠提高企業(yè)ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，首先應(yīng)該提高工作人員的綜合素質(zhì)能力，讓人員可以熟練操作系統(tǒng)，避免頻繁對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，減少數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的出現(xiàn)，讓系統(tǒng)中是數(shù)據(jù)真實(shí)性更加的可靠。再者，企業(yè)人員應(yīng)該樹(shù)立正確的工作形式和態(tài)度，提高自身工作責(zé)任感。提高ERP系統(tǒng)運(yùn)行的監(jiān)督能力，以及故障預(yù)警能力，提醒工作人員及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，避免系統(tǒng)問(wèn)題導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。而且及時(shí)的監(jiān)控，也能夠有效的改變系統(tǒng)運(yùn)行的安全性，提高風(fēng)險(xiǎn)防范能力，從而有效的保護(hù)企業(yè)ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)信息的安全。最后，企業(yè)應(yīng)該提高培訓(xùn)的力度，豐富培訓(xùn)的內(nèi)容，并提高各個(gè)部門(mén)之間的溝通頻率，從而改善ERP系統(tǒng)運(yùn)行的能力。

四、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)為了能夠提高自身的業(yè)務(wù)能力，不斷地引進(jìn)各種信息管理系統(tǒng)，其中ERP系統(tǒng)就是眾多企業(yè)的選擇。其系統(tǒng)成功的上線，為企業(yè)的未來(lái)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，所以企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)ERP系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)的維護(hù)工作，提高領(lǐng)導(dǎo)階層的重視度，并根據(jù)企業(yè)自身未來(lái)發(fā)展的環(huán)境改善ERP系統(tǒng)維護(hù)的模式，同時(shí)提高人員的綜合素質(zhì)，減少系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn)，減少數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的出現(xiàn)，這樣才能夠改善ERP系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)維護(hù)的現(xiàn)狀。