信息時代下行政單位的檔案管理工作

夏春杰

摘 要：目前我國的社會正在逐漸朝著信息化的方向急劇發(fā)展，與此同時，行政單位相關工作也開始變得越來越程序化和正規(guī)化，所以行政單位中的檔案管理工作對行政單位的發(fā)展和運行影響均極為深遠，而在信息時代下構建檔案管理工作更是顯得極為重要。檔案管理信息化，主要指的是在有關部門的領導與組織之下，更好的通過檔案管理工作來將現(xiàn)代信息技術充分應用其中，檔案管理的信息化利于我們實現(xiàn)檔案資源共享。

關鍵詞：信息時代 行政單位 檔案管理工作

中圖分類號：F27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）06（c）-0143-02

1 信息時代下行政單位展開檔案管理工作的意義

1.1 展開信息化的檔案管理工作便于資源共享

在行政單位的工作中，通常會加大對相關信息的傳輸和交互等需求力度，而信息化的檔案管理則能夠快速沖出使用者間的壁壘，進而迅速的開發(fā)并保存信息，實現(xiàn)資源共享。

1.2 信息化的檔案管理是行政單位檔案管理的最佳轉折點

信息化的檔案管理實際上也就預示著檔案管理模式從之前的側重于檔案實體轉向側重于檔案信息。以前的檔案管理大多數(shù)都是通過紙張的形式呈現(xiàn)出來的，具有效率低、保存時間受限、整體起來比較繁雜等缺點，這與目前社會的信息化發(fā)展速度極為不符。檔案管理的信息化除了能夠高效的清除傳統(tǒng)檔案中的不足之處以外，同時它也可以在節(jié)省資源、提升工作速度和解放人力等方面均充分發(fā)揮了自身的作用。在信息化迅速發(fā)展的前提下，致力于做好檔案信息化管理的相關工作對提高行政單位整體的影響力上一直扮演著極為重要的角色。

2 信息時代下檔案管理面臨的機遇與挑戰(zhàn)

2.1 信息時代下檔案管理面臨的機遇

首先，在信息時代的影響下，檔案管理跟信息技術全面結合在一起，使得獲取和管理以及共享檔案資源等均變得極為方便，大大提升了行政單位的工作效率和質量。其次，信息技術在檔案的傳播跟保存中一直發(fā)揮著極為重要的作用。檔案管理的信息化消除了傳統(tǒng)紙張保存時間有限等的缺點，真正意義上將檔案管理的重心變成了以檔案信息為主。在信息時代下檔案管理根據(jù)備份跟云存儲等形式，不但可以從一定程度上提升信息存儲量而且還能夠將這些信息永久性的保存下來。第三，隨著信息技術的發(fā)展與更新，它可以從一定程度上提升檔案管理的準確性，靈活的通過電子查詢的方式將檔案管理全面運用起來。

2.2 信息時代為檔案管理的信息化帶來了一定的挑戰(zhàn)

科技發(fā)展就好像是一把雙刃劍，有利的同時也會有相應的弊端，在其為檔案的管理工作實現(xiàn)極大便利的同時，也相應的帶來了一些問題和挑戰(zhàn)。首先，檔案管理信息化并不是一項簡單的工程，它是一項極為繁瑣和傳統(tǒng)的工作，在將單位自身的創(chuàng)建規(guī)模與權限和設備人員配備齊全的同時，還需要全面跟當?shù)氐奶厣嘟Y合起來進行統(tǒng)籌規(guī)劃?？墒?，我國當前的檔案管理系統(tǒng)并不是那么緊密，相對分散；其次，在設備和人員以及資金上的支持力明顯不足，特別是中西部與基層區(qū)域仍然缺乏全面的投入力度?，F(xiàn)階段，我國很多的檔案管理工作人員在工作中依然以傳統(tǒng)的紙質管理為主要模式，對信息化檔案管理所需要的技術還沒有足夠嫻熟的掌握技術，缺乏專業(yè)性，對市場需求有時不能第一時間得到滿足。第三，具有巨大的信息安全風險，電腦一旦被黑客或者是病毒入侵，極有可能就會發(fā)生數(shù)據(jù)丟失以及被盜用等現(xiàn)象，更嚴重的還會私自篡改與偽造信息，嚴重危害到電腦中信息的安全，對此我們一定要盡可能的選擇足夠安全的技術，可是從現(xiàn)在來看，我國目前的技術還有待提升和進步的空間。

3 信息時代下行政單位的檔案管理工作措施

3.1 增強信息化的管理意識

要想強化行政單位檔案管理的信息化建設工作，首先我們要做的就是在思想上加強員工與領導關于檔案的重要性，提升起來對檔案信息化管理工作的重視力度。就制度上而言，與之有關的部門要定期為管理人員定制培訓，逐漸提升檔案管理整體團隊的專業(yè)知識與素養(yǎng)，借助激勵機制來激發(fā)和調動起管理人員對工作的積極性與熱情，進而提升行政單位檔案管理工作的效率。

3.2 增強對硬件和軟件的投入度

要想建設信息化的檔案管理工作，首先就需要有一定的硬件設備，像掃描儀和多媒體設備以及計算機等，此外，與之有關的部門還要給出一定的資金來進行支持，只有這樣才能確保這些工作開展的更加的順利。先進的儀器設備能夠使檔案信息系統(tǒng)的運行速度跟檔案信息內(nèi)部的存儲量得到一定程度的提升，確保檔案管理的信息化工作能夠得以順利進行。使檔案信息的準確性跟安全性得到保障是檔案管理工作的重中之重，在檔案信息不斷走向電子化的現(xiàn)代社會，我們一定要確保信息管理系統(tǒng)跟相關的保護系統(tǒng)得到及時更新，而這也就意味著有關單位一定要重視起來資金跟技術的投入力度，進而使行政單位的檔案管理工作朝著更加穩(wěn)定和有效的方向發(fā)展起來，為行政單位的決策層提供更加準確、及時的文字依據(jù)。

3.3 定制科學合理的檔案管理體制

就行政單位來說，他們應該跟自身的實際情況相緊密結合在一起，并在此前提下定制更加清晰和詳細、合理的檔案管理體制，把檔案管理的信息化建設恰當?shù)娜谌氲絾T工職稱的評定和考核中去。就那些可以通過網(wǎng)絡進行查詢的檔案資料來講，我們有必要展開保密定級，具體可圍繞查詢?nèi)藛T實際的工作職能與職位來敲定其權限，確保機密文件不會得到泄露，進而提升在網(wǎng)上進行檔案信息查詢的準確性跟安全性。

3.4 展開信息化和現(xiàn)代化建設，提升檔案的利用率

為達到行政單位制度改革提出的要求，我們一定要將檔案管理提升的更加的現(xiàn)代化。要想盡可能的全面將檔案的功效發(fā)揮出來，在展開檔案管理工作時，我們就一定要引用現(xiàn)代化的科學技術，只有這樣才會將工作效率加以提升并使檔案的壽命得到延長。首先，各級行政單位中的檔案管理部門要把信息管理的準確性給提升到一定程度，做到及時傳送信息；其次，我們可以借助計算機來展開協(xié)助管理，通過計算機等這些現(xiàn)代設備與技術把整理完畢的檔案資料第一時間輸送到計算機里，做到數(shù)據(jù)與紙質并存；第三，在創(chuàng)新檔案管理時我們要盡可能的通過網(wǎng)絡技術來將那些不在保密范圍內(nèi)的資料向社會予以共享，對社會創(chuàng)造質量和效率都極高的檔案信息服務，進而達到共享檔案信息資源的目的。這樣一來，不但將檔案工作的效率跟質量提升到了一個全新的層次，且檔案的利用率也會得到極大的提升。

總而言之，檔案在“信息家族”中一直扮演著極為重要的角色，自始至終它都具備信息計入的真實性跟原始性。而從目前來看，在檔案管理的工作中依然存在著很多的不足之處，檔案管理工作對社會服務功能等的發(fā)揮也因此而受到了一定程度的約束。身為行政單位，應該盡早意識到這一點，并弄清行政單位中檔案管理工作所占據(jù)的地位。同時還要掌握好檔案管理中出現(xiàn)的各種問題，并選擇相應的方式加快檔案工作的開展，這不但充分體現(xiàn)出了檔案工作職能，同時也是時代的發(fā)展促使檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的必然要求。所以，行政單位要加快創(chuàng)新檔案管理工作的步伐，確保能夠更好的在信息時代下開展檔案管理工作。

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