計算機技術在檔案管理現代化中的運用研究

孫歡 湖北工程學院新技術學院

1 計算機技術運用在檔案管理中的必要性

我國社會發展的過程中，明確了檔案管理工作的目標和任務，即在文獻、資料、信息整理和保存等過程中探討了相關問題并提出了解決方案。在檔案管理現代化的進程中，我國也對傳統的檔案管理手法提出了改進的意見和措施，具體內容包含檔案信息資料的收集、整理、分類、編目、保存、提取、服務等。而實際實施的工作過程當中，計算機技術顯得尤為重要。這是因為傳統的檔案信息管理在很大程度上依賴人工，由于保存信息多數為紙質文檔的形式，工作人員和相關部門要花極大精力進行文檔管理和維護。而現代科學技術的進步、計算機的誕生改變了這一情況，研究人員也在不斷地探索、總結中，對計算機具備的功能進行了研究。

計算機技術也可以說是人類社會發展中的重要產物，其具有高效率、高質量、大存儲等特征，也是人們將其應用到檔案管理工作中的重要原因。

2 計算機技術在檔案管理現代化進程中的應用形式

社會發展的進程中，為使相關內容能得到有效保存，人們對歷史進程里的突出事件進行記錄和保存，隨著文本信息逐漸增多，人們探索大量資料的保管形式，形成了相對統一的檔案管理體系。信息的保存和傳播從早期的口傳形式轉向紙質檔案保存，再到現今出現的電子檔案信息存儲。人們客觀意識和主觀認識的增強，推動計算機技術在檔案管理應用中完善、健全。計算機技術在檔案管理中的應用形式主要體現在以下幾個方面。

2.1 計算機檔案信息檢索系統

檔案管理現代化工作開展中，最重要的就是信息資料的整合及保存。傳統檔案資料管理采用紙質檔案管理方式，在資料保存的完整性和準確性中，都無法保證現代計算機技術開展的資料管理進行規范化、高效化的檔案檢索；為此，在數字化、現代化、標準化、高效化的計算機功能應用中，開展計算機檔案信息檢索系統的研究，也成為推動我國檔案管理技術革新的重要因素。

2.2 計算機文檔管理系統

計算機文檔管理系統在現實檔案管理運用中，其最大的特點就是將信息資料處理方式和檔案信息管理方式進行有效融合，使其具備文件處理階段的登記、檢索、注辦、催辦、清退、未歸檔文件清理功能的同時，具備檔案管理的資料整合、分類、歸檔、借閱等功能。并在實際開展的規范化、數字化計算機檔案管理中，利用計算機技術進行高效率的信息文件輸入，提升文書處理部門和檔案管理部門之間的重要信息的共享頻率，同時，減少人力、物力的反復消耗，提高工作人員的工作效率。

2.3 計算機管理統計系統

計算機系統一般由應用軟件和系統軟件兩部分組成。應用軟件擁有檔案的查檔、接待、登記、管理等功能，而在系統進行現實檔案統計管理工作開展中，在充分利用計算機自身具備的信息管理系統，即后期自動生成的信息統計、管理的工作開展時，計算機管理統計系統也是在終端系統應用操作中，進行對多個用戶的信息查詢、文件傳輸、管理等工作的開展。

3 計算機技術在檔案管理中的運用

計算機技術檔案管理工作現實開展中，工作人員通過對計算機技術在檔案管理系統中的應用功能的切實掌握和了解。即對檔案系統中各個環節運行的現代化先進設備和科學技術的學習掌握，使實現檔案管理目的和統一的前提條件。因此，檔案管理部門的管理者需加強對檔案管理人員的崗前培訓、技能考核、業務操作、素質提升等相關個人能力提升活動設置。在高素質綜合性人才滿足現實檔案管理工作的同時，也是在實際工作過程中，通過其對系統運行情況的詳細掌握和分析，及時發現并解決出現的問題。也是推動部門、行業、地區檔案管理工作順應時代發展，并在理論和實踐的、協調中明確相關地區檔案管理工作目標的關鍵。

計算機技術在檔案管理現代化運用設計與程序編寫的環節中；該管理系統設計內容一般包含兩個方面；首先，是按照服務群眾自身需求的資料信息的整合管理，在檔案管理系統的計算機技術運用中對實際情況的掌握（如：機型、特點、功能等情況）。在明確系統所應用的領域范圍內容的前提下；使計算機系統框架、功能模塊和數據結構得到確定并開展相應的程序編寫。即根據檔案管理系統的現實要求，選擇適應管理工作開展的計算機技術管理方式或數據庫系統管理方式。其次，是對計算機檔案管理數據進行前期準備和程序調試。即計算機檔案管理系統運行周期中定期開展相應管理系統軟件和硬件的維護。使系統能通過對應的數據調試過程中其服務效益不會受到影響。

隨著數據信息的高速發展，人們獲取信息和信息資源的存儲也在互聯網應用中，逐漸充斥在人們的日常生活中；大量數據信息的傳播、搜索和下載次數的增加，也對計算機系統負載量提出挑戰的同時，也對工作人員的技術操作提出了更高標準。因此，在檔案管理工作運行中，進行科學、系統化的調試和維護，從側面角度看，也是保證計算機檔案管理系統正常運轉和工作進程高效化的前提條件。

4 計算機技術檔案管理應用措施

4.1 加強工作人員的計算機技術應用的培養

檔案管理部門和管理人員要充分意識到計算機技術在檔案管理工作開展中的重要性。在形成符合社會檔案管理意識的同時，較強對計算機技術的應用和研究力度；在人力、物力等方面逐步向網絡化管理轉變的同時，也是確保檔案管理適應于現代化工作業務開展的現實基礎。

4.2 加強對工作人員的創新思維的培養

隨著計算機技術不斷創新，檔案管理也需進行管理方式的創新研究和應用。因此，在實際檔案管理的計算機技術應用中，工作開展一定要有統一、規范、有效的工作制度。即建立科學、現代化的檔案管理體系，是確保檔案管理工作各個環節的正常運行；即檔案管理人員在具備專業知識的同時，創新思維也是實現創新性工作開展和計算機技術的實際應用的關鍵。也是部門、企業加強對檔案管理工作人員自身的專業素質培養和計算機技術掌握的前提。

4.3 加強企業自身的人才培養意識

在招聘檔案管理工作人員的過程中，企業通過選擇具備相關計算機操作和基礎知識的專業人員，是有效提高計算機技術在檔案管理的層次和推動部門工作機制發展的關鍵。而在招聘人員到崗就業后，企業在也要對在崗員工進行定時或不定時專業知識和技術操作的培訓；即在有效轉變其傳統管理觀念的過程中，提升相關人員自身的專業知識及計算機操作應用能力素養，使其在充分掌握計算機操作能力中，進行日常工作的高效開展。

5 結語

綜上所述，計算機技術的運用對檔案管理具有現實意義。即計算機技術在檔案管理的現代化應用中，減輕了檔案管理工作人員的工作難度和強度的同時，也在檔案信息管理的準確度上進行了概率提升；并為檔案的安全儲存提供了現實技術的支持，使檔案管理工作在計算機技術的輔助中為更多的人帶去生活便利和工作效益的提升。