大數據視野下檔案管理的評價指標體系構建研究

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/福建省三明市明溪縣商務局

現在的社會是一個高速發展的社會，科技發達，信息流通，人們之間的交流越來越密切，生活也越來越方便，大數據就是這個高科技時代的產物。大數據視野下的檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。[1]檔案管理工作不生產物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業，所以是管理性的工作。[2]但是檔案管理系統不是孤立的，而是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分。[3]通過提供檔案信息為社會實踐服務，是檔案管理工作區別于其他工作的特點之一。[4]檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應社會的利用需要，仍具有服務性。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經濟、政治、文化服務，否則就不會存在，也難以長久發展。[5]

一、指標設置原則

指標設置原則見表1所示。

表1 指標設置原則

指標體系的設置思路為：首先通過查閱相關文獻，運用文獻資料綜合篩選和原則對比篩選的方法，建立出初始指標體系。除了文獻查閱法，還可以運用專家調查法，通過隸屬度調查，完成第一輪指標篩選，進而通過效度檢驗，完成第二輪指標篩選。指標設計思路如圖1所示。

圖1 指標體系設計思路

二、指標選取路徑及初步確定

(一)文獻研究

通過對大量國內外文獻資料的研究和歸納整理，從中分析出影響檔案管理的因素。[11-15]主要有準確性、科學性、規范性、專業性。其中準確性包括：數據準確、編碼準確、信息準確、流程準確。科學性包括：數據科學、制度科學、理念科學、方法科學。規范性包括：流程規范、制度規范、服務規范、內容規范。專業性包括：流程專業、業務專業、方法專業。

(二)專家訪談

對檔案管理方面的專家進行訪談，最終確認了文獻研究階段的指標。

三、指標的篩選

本文對于指標的篩選按照以下幾個步驟進行:第一步：理論構建、第二步：隸屬度分析、第三步：效度檢驗、第四步：綜合分析。從主要原始指標體系到第一輪篩選指標，第二輪篩選指標，到最終確定的指標。

四、指標體系構建

通過對關于檔案管理的相關國內外文獻的閱讀以及資料的整理分析，并對行業內專家的訪談，最終確定出以下主要指標，見表2所示。

五、結語

進行檔案管理工作，要遵循集中統一管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于利用的原則。集中統一指國家全部檔案要由國家設立的各級各類檔案保管機構分別集中保存,并制定統一的法規進行管理。維護完整有兩方面的含義：一是從數量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；一是從質量上要保持檔案的有機聯系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護安全也有兩方面的含義：一是力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；一是保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動的最終目的，也是檢驗檔案管理工作的一個標準。檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，所以維護檔案的真實性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。

表2 檔案管理評價體系主要指標