“互聯(lián)網(wǎng)+”下的檔案改革與體會(huì)

文/佐萬(wàn)娟

“互聯(lián)網(wǎng)+”下的檔案改革與體會(huì)

文/佐萬(wàn)娟

四川省木里藏族自治縣衛(wèi)生和計(jì)劃生育局

信息化的快速發(fā)展使得傳統(tǒng)檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)，無(wú)紙化辦公使得檔案的保存必須適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。歸檔操作可以“件”為單位，將傳統(tǒng)立卷方法的不足之處進(jìn)一步完善，優(yōu)化工作流程，提高工作效率。

檔案管理；檔案改革

檔案作為一種重要的信息資源，來(lái)源于人類(lèi)社會(huì)的各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)，產(chǎn)生于社會(huì)管理、經(jīng)濟(jì)管理、科學(xué)技術(shù)、生產(chǎn)建設(shè)、文化教育和藝術(shù)等各個(gè)領(lǐng)域，是社會(huì)發(fā)展的歷史記錄，是總結(jié)歷史的寶貴財(cái)富。在政府大力推行“互聯(lián)網(wǎng)+”的今天，檔案工作面臨著新的形勢(shì)。經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，特別是信息化進(jìn)程的加快，對(duì)檔案工作提出了新的更高要求。檔案管理內(nèi)容越來(lái)越多，任務(wù)越來(lái)越重，檔案與經(jīng)濟(jì)社會(huì)生活的關(guān)系越來(lái)越密切，人們對(duì)檔案信息服務(wù)的要求越來(lái)越高。近年來(lái)，政府推行無(wú)紙化辦公，對(duì)檔案工作部門(mén)既帶來(lái)了挑戰(zhàn)，更帶來(lái)了機(jī)遇。照片檔案作為特殊的載體，更加要與之配套，進(jìn)行管理體制和服務(wù)機(jī)制的改革與創(chuàng)新。

作為機(jī)關(guān)文件材料的歸檔方法，即以“件”為保管單位取代傳統(tǒng)立卷歸檔方法。本人通過(guò)自己的工作實(shí)施和歸檔單位的信息反饋，結(jié)合文件材料歸檔方法改革在檔案管理實(shí)際的應(yīng)用，談?wù)勔恍w會(huì)。

文件材料歸檔方法改革最大改進(jìn)是把傳統(tǒng)的多份文件材料組合成一個(gè)案卷，改為以“件”為保管單位進(jìn)行歸檔。過(guò)去從事檔案管理工作人員對(duì)立卷歸檔都有著同一感受，就是做文書(shū)立卷整理歸檔工作很麻煩、復(fù)雜，認(rèn)為組卷方法難度大，特別是對(duì)案卷題名的編寫(xiě)難概括，業(yè)務(wù)技術(shù)難掌握，操作流程復(fù)雜，而且所組案卷質(zhì)量有時(shí)達(dá)不到要求，在提供利用上不夠快捷。以“件”為保管單位歸檔，將傳統(tǒng)立卷方法的不足之處進(jìn)一步完善了，優(yōu)化工作流程，其特點(diǎn)有如下方面：

1 簡(jiǎn)化歸檔程序，提高工作效率

傳統(tǒng)的文書(shū)立卷方法是以“六個(gè)特征”為基礎(chǔ)，受人為因素影響易造成立卷觀點(diǎn)的不一致，導(dǎo)致案卷能否合理連貫文件間的有機(jī)聯(lián)系與立卷人的業(yè)務(wù)水平高低有密切的關(guān)系。對(duì)于一名從事檔案工作的人員來(lái)說(shuō)，需要一定的時(shí)間熟悉和掌握“六大特征”的立卷方法，而大部分單位的檔案人員多為兼職工作，對(duì)檔案整理不是專(zhuān)行專(zhuān)業(yè)，容易造成文件收集不完整，歸檔不及時(shí)，不同立卷人有不同的組卷效果，即使同一份文件也會(huì)有不同的組卷結(jié)果。另一方面，編寫(xiě)案卷標(biāo)題復(fù)雜，在案卷的標(biāo)題擬寫(xiě)過(guò)程中，由于各人素質(zhì)不盡相同，同一案卷不同人所擬寫(xiě)的標(biāo)題內(nèi)容的概括也會(huì)不同，有些概括得比較好，有些概括得比較差，直接影響了查卷人的查閱效果。此外，傳統(tǒng)的文書(shū)立卷管理需要經(jīng)過(guò)相關(guān)文件組并、裝訂、擬題、審卷等多項(xiàng)繁瑣工序，如文件材料歸檔需在下一年度進(jìn)行，從辦理到結(jié)束周期過(guò)長(zhǎng)，很容易做成文件材料丟失現(xiàn)象，造成費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作效率也低。

文件材料歸檔方法改革得以實(shí)施的最直接原因，是它明顯減少了“案卷”這一層次，省去的案卷的裝訂、頁(yè)號(hào)編排、案卷標(biāo)題擬寫(xiě)、案卷號(hào)與案卷目錄的填寫(xiě)。以“件”為保管單位的文件歸檔時(shí)只要牢記按“年度—機(jī)構(gòu)—保管期限”的方法排列“件號(hào)”順序，代替?zhèn)鹘y(tǒng)立卷按“年度—問(wèn)題—保管期限”來(lái)組卷。文件材料歸檔方法改革便于即時(shí)歸檔，只要文件一發(fā)出或接收，就可以劃分其保管期限和所屬年度、機(jī)構(gòu)、保管期限，并編寫(xiě)檔號(hào)，納入計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫(kù)中。從而避免了第二年上半年集中歸檔的壓力，減少工作堆積，化繁為簡(jiǎn)。此外，文件材料歸檔方法改革主要是對(duì)單份文件進(jìn)行直接加工，減少主觀隨意性，使之符合現(xiàn)代辦公的高效、科學(xué)原則，有利于維護(hù)檔案原貌，對(duì)文件內(nèi)容與形式提示更加準(zhǔn)確，對(duì)檔案的整理更易于操作，易學(xué)易用，利于激發(fā)檔案工作者的積極性，人為因素相對(duì)減少，工作效率得到大大的提高，而且對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)水平要求也不高。在裝具方面，文件材料歸檔方法改革用“歸檔文件目錄”代替?zhèn)鹘y(tǒng)的“卷內(nèi)目錄、案卷目錄”，而且也不需用“案卷軟封面、封底”裝訂，省時(shí)省力，不但減少檔案裝具成本的投入，而且工作效率也相對(duì)提高。

2 便于檔案保管，隨時(shí)提供利用

傳統(tǒng)文書(shū)檔案立卷由一個(gè)案卷中包含若干份文件，利用者在借閱一份文件時(shí)得整卷借出，利用者可以看到該卷中其它所有文件，不利于保密和控制，既不便于攜帶，也因裝訂太厚或裝訂壓字等原因影響閱讀與復(fù)制效果，給檔案的復(fù)印、掃描、縮微、修復(fù)等工作帶來(lái)一定影響。再由于提供利用上，也會(huì)導(dǎo)致不必要的檔案泄密。

以“件”為單位進(jìn)行歸檔方法，是以每份文件為一件，以件為單位裝訂，加蓋檔號(hào)章，然后入盒。在借閱上，提供利用者是單份文件，利用者不能看到其它文件，有效改善了文書(shū)立卷方法存在的問(wèn)題，有利于檔案安全與保密，便于檔案閱讀和檔案復(fù)印、掃描等需要。

文件材料歸檔方法改革，在檔案管理中得以推廣應(yīng)用，深受機(jī)關(guān)單位的認(rèn)同，易學(xué)易用，有利于激發(fā)檔案工作者積極性，但它也存在一些不足之處。以“件”為保管單位歸檔在檔案移交接收清點(diǎn)方面比立卷方法所需時(shí)間多一些。因?yàn)榱⒕硪跃頌閱挝唬粋€(gè)案卷可放“幾件”或“幾十件”文件，所以清點(diǎn)“件”數(shù)比“卷”數(shù)量大得多；其次由于以“件”為保管單位的文件歸檔后沒(méi)有封面、封底作為保護(hù)，在頻繁的抽取借閱中，文件材料容易受到損壞。這些問(wèn)題需要我們?cè)诮窈髮?shí)踐中逐步改良與完善，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)對(duì)檔案管理工作的不斷改革、創(chuàng)新和科學(xué)管理，運(yùn)用現(xiàn)代化的手段加強(qiáng)檔案管理工作，提高管理水平，推動(dòng)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。