有效提高高校辦公室文秘工作質量和水平的策略研究

文/陳梅

有效提高高校辦公室文秘工作質量和水平的策略研究

文/陳梅

四川理工學院

在高校，辦公室作為單位的綜合協(xié)調部門，在單位中發(fā)揮著十分重要的作用。辦公室文秘既要處理好單位內部的各類繁雜的工作，還要協(xié)調好單位內部上下級之間的關系，因此，提高辦公室文秘的工作質量和水平，能夠提高辦公室的整體工作效率，對于更好的發(fā)揮文秘的工作職能是極其重要。本文從提高辦公室文秘工作質量和水平的重要性及原則進行了介紹，最后針對辦公室文秘工作的有效策略進行了探討。

辦公室文秘；工作質量和水平；有效策略

在我國高校中，不論是職能部門的辦公室或是二級學院的辦公室，都處于整個部門中的核心地位，是一個綜合協(xié)調部門，是行政管理的中樞，向上匯報單位內部各項工作的開展情況，向下傳達領導的重要指示或任務安排，與此同時，辦公室還是對外聯(lián)絡的一個重要窗口，與外界進行各種信息交流和溝通。所以就辦公室中的文秘工作人員來說，提高其自身的工作質量和水平，才能更好的推動辦公室工作的有序開展，才能促進辦公室工作的良好運行。

1 提高辦公室文秘工作質量和水平的重要性

在高校中，辦公室承擔著各種繁雜的行政管理工作，是綜合辦公的主要場所，是重要的中樞部門，日常的工作量很大，一是要不斷向上級領導匯報各項工作開展的情況，及時跟蹤重要信息；二是要向下級明確傳達上級的各項指令和任務，不遺漏，不延遲，做好細節(jié)。此外，辦公室對內對外都有相應的工作、人員關系、溝通交流需要協(xié)調，所以，文秘工作人員的工作質量和水平的高低直接影響到整個辦公室工作效率，高校應高度重視文秘工作質量和水平的提高。

2 提高辦公室文秘工作效率的有效策略

通過分析可以得出，文秘工作的有效性對于辦公室工作十分重要，所以本文將圍繞如果提高辦公室文秘工作的有效策略進行探討，主要有以下幾個方面：

2.1加強對辦公室文秘人員的崗位培訓

對于辦公室文秘人員，必須具備相應的業(yè)務能力和專業(yè)能力，不斷提高自身的理論知識水平和實踐能力，在工作中找準自身定位，發(fā)揮其主觀能動性，只有這樣才能更有效地開展辦公室文秘工作。那么除了文秘人員自身不斷追求上進的同時，部門辦公室應當提供其培訓的機會，走出部門、走出學校，比如定期組織文秘人員參加國內教育機構針對辦公室文秘工作人員的專題培訓和學習，參加技能考核，取得相應的級別；也可以組織文秘人員培訓學習單位內部組織的有關國家大政方針政策、業(yè)務知識以及新的工作方法等內容，讓文秘人員緊跟社會發(fā)展的步伐，用新的知識、技能、方法開展工作。[1]除此之外，還應當加強對于文秘人員有關職業(yè)倫理精神的教育，樹立具有奉獻精神和服務意識，并付諸于實際工作中，為學校的發(fā)展作出更大的貢獻。

2.2建立科學完善的晉升考核制度

建立科學完善有序的晉升考核制度更有利于激發(fā)部門員工的主動性和積極性，把個人的職業(yè)規(guī)劃同學校的大發(fā)展相結合、個人愿景和學校遠景相結合，因此，不斷完善晉升考核機制是建設高水平文秘人員的必由之路。具體可以是兩年或按年為周期，對辦公室文秘文員年度考核情況、期間發(fā)表文章情況、創(chuàng)新工作方式方法情況、部門其他工作人員的綜合評價情況以及有無違反學校及部門制度情況等方面進行考核，根據(jù)文秘人員自身對于級別晉升的需求，部門或人事處進行全面考察和了解，對于工作能力強、綜合素質高、各方面條件都能滿足條件的文秘工作人員，將其納入級別晉升的考核人員中，作為下一步提拔的重要參考依據(jù)[2]。從學校的角度來看，應當在工作實踐中不斷完善晉升考核制度，做到真正客觀的公平公開公正，使在辦公室中表現(xiàn)優(yōu)秀的文秘工作人員能夠脫穎而出，發(fā)揮自身優(yōu)勢，為學校的發(fā)展作出更大的貢獻。

2.3設置合理的獎懲機制

除了本文上述兩個方面以外，在部門設置合理的獎懲機制也尤為重要。能有效促進辦公室文秘人員工作效率的提升。完善獎懲制度可以培養(yǎng)員工的競爭意識，以和諧、良性的環(huán)境促進員工們之間的競爭，進而有效提高自身工作效率。比如對于部門中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予年度評優(yōu)獎勵以及適當?shù)奈镔|金錢獎勵，有重要貢獻的員工在教師節(jié)給予表彰，以此激發(fā)員工們的積極性。對于部門中表現(xiàn)不積極，奉獻精神較差、工作效率低下的工作人員，則給予一定的指導教育或進行崗位調整等處理[3]。總之，合理、科學的獎懲機制是有利于提高工作活力和工作效率。

2.4充分激發(fā)文秘人員的創(chuàng)新意識

創(chuàng)新是組織發(fā)展的源泉,更是員工們能夠高效完成工作的關鍵。對于組織內部來說，最大的矛盾就是僵化、低效的工作模式。要化解這一矛盾，就需要打破常規(guī)，敢于創(chuàng)新。很多人在辦公室文秘的工作崗位上認為只要按部就班完成崗位職責就即可，其實不然，辦公室文秘也需要在思想上、行為上進行創(chuàng)新，通過自身的不斷學習和實際工作經(jīng)驗的積累，尋找到工作中先進、高效的辦公室方法與模式，進而有效提高整個辦公室的工作效率與質量?？梢詮囊韵聝蓚€方面進行：一是部門領導充分發(fā)揮帶頭作用，平時多和員工進行交流和溝通，讓員工大膽地把想法提出來，為創(chuàng)新提供環(huán)境；二是善于總結工作成果，對于已經(jīng)完成了的工作，再進行“回頭看”,總結工作中優(yōu)勢和劣勢，以及需要改進的方式方法，融入創(chuàng)新的理念，對于工作方式進行創(chuàng)新，積極啟發(fā)文秘人員的創(chuàng)新意識[4]。

3 結語

辦公室是單位重要的綜合協(xié)調部門，提高辦公室文秘人員的工作效率是當前新時代發(fā)展的必然要求，也是實現(xiàn)自身有序發(fā)展的必然選擇，具有十分重要的現(xiàn)實意義。本文針對辦公室文秘工作的重要性以及提高工作質量和水平四個方面有效策略進行了探討。以此拋磚引玉，希望對辦公室文秘工作質量和水平的提高有所幫助。

[1]馮文娟.提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略研究[J].中國培訓,2016(16):250.

[2]王敏.辦公室文秘工作效率提高策略分析[J].辦公室業(yè)務,2017(02):93.

[3]陳斕.提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略分析[J].辦公室業(yè)務,2014(07):1.

[4]陳亞娥.提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略分析[J].辦公室業(yè)務,2017(02):89-90.

陳梅（1972.09-），女，四川自貢，大學本科，四川理工學院，八級職員，行政管理。