信息時代檔案管理工作的實踐與創(chuàng)新淺談

摘要：檔案對企業(yè)、個體、政府以及社會等都存在很大關系，是通過文字、圖片等資料展現(xiàn)的一種載體，為社會發(fā)展中的主要資源，實現(xiàn)檔案管理工作具備十分重要的作用。在信息時代發(fā)展下，檔案管理工作面對很大挑戰(zhàn)，將其應用到工作中進行創(chuàng)新，能符合信息化時代發(fā)展下的建設需求。因此，文章中，對其做出相關探討。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；工作實踐；創(chuàng)新

信息時代發(fā)展下，檔案管理工作還存在很多問題，在這種發(fā)展機遇下，為了符合現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，要對檔案管理工作進行創(chuàng)新，并作出深入分析，保證在有效的檔案管理工作中，提升整體的工作水平。

一、檔案管理信息化特點

檔案管理工作的信息化，是在相關部門執(zhí)行要求下，遵循相關的法律法規(guī)，促進檔案管理工作的信息化發(fā)展。同時，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化，也是一種較為重要的電子檔案和電子文件，確保其自身優(yōu)勢的實現(xiàn)，實現(xiàn)整體的數(shù)字化與網(wǎng)絡化，確保在整體上提升檔案管理工作的效率。也能將其作為政府、企業(yè)和團體的管理工作指標，實現(xiàn)整體的積極發(fā)展和實現(xiàn)，確保在整體上達到信息化建設[1]。

二、信息時代檔案管理工作中存在的問題

（一）規(guī)劃與設計滯后

通過實際工作情況的分析，在信息化時代發(fā)展下，執(zhí)行的檔案管理工作設計和規(guī)劃工作中還存在一些問題。導致其問題的產(chǎn)生，主要是在空間上實現(xiàn)檔案資源生成與劃分期間，受權限、資本、標準等方面的限制，無法在全國范圍內(nèi)達到統(tǒng)一發(fā)展。同時，檔案信息也并不是固定不變的，在對檔案信息系統(tǒng)教學設計期間，存在明顯的盲目性。比如：電子文件、檔案信息化建設，都會在一個部門進行開展，但是，其存在的信息是逐漸變動的，在信息化檔案管理工作和設計工作中，面對很大難題，這種盲目性將影響檔案信息資源的真實性和完整性，也無法為其發(fā)展提供保證[2]。

（二）服務觀念與方式落后

在近幾年不斷進步和發(fā)展下，檔案管理工作中的服務對象產(chǎn)生很大轉(zhuǎn)變，基于基層服務，向外部逐漸擴展和延伸，其整體的覆蓋面積也在逐漸擴大。但是，檔案信息服務工作具備的保密性和安全性將受到很大影響，整體上獲得的經(jīng)濟效益和社會效益將對其造成較大阻礙。

（三）法規(guī)體制不完善

在檔案信息化管理工作中，盡管國內(nèi)已經(jīng)制定了相關的法律法規(guī)，但是，在整體上還無法形成系統(tǒng)，需要對其進一步加強和完善。為了對其中存在的問題進行解決，要在不同的發(fā)展方面進行完善，盡管如此，信息時代發(fā)展下，實現(xiàn)的檔案管理工作是通過計算機、網(wǎng)絡等現(xiàn)代技術來實現(xiàn)的，但是，其制定的相關標準還無法符合國際化發(fā)展需求，在對檔案信息進行處理過程中，未構(gòu)建統(tǒng)一標準，針對行業(yè)的標志、檔案屬性等，都未構(gòu)建出適合的建設標準，在這種情況下，不僅影響檔案信息管理系統(tǒng)的科學應用，也無法保證整體水平的提升。

（四）信息共享問題的產(chǎn)生

在當前的檔案管理工作中，為了對其創(chuàng)新和發(fā)展，需要對重點問題進行分析。但是，檔案管理工作中還存在信息共享問題，需要對其進行優(yōu)化解決。對于相關部門的職能和工作作風，在實際開展期間，無法基于服務型來開展。同時，原有的大量審批順序，也無法實現(xiàn)各個部門之間的相互合作。

三、信息時代檔案管理工作的實踐創(chuàng)新對策

在信息時代發(fā)展下，檔案管理工作中還存在一些問題，為了對其實現(xiàn)現(xiàn)代化進步，需要在實踐工作中對其創(chuàng)新，并提出合理的執(zhí)行對策，確保在實際執(zhí)行下，促進檔案管理工作的穩(wěn)定執(zhí)行，也為工作總體進步提供保障。

（一）規(guī)劃與設計工作的實現(xiàn)

在新時期的時代發(fā)展下，隨著信息化技術的發(fā)展，對檔案管理工作進行創(chuàng)新，要對其進行規(guī)劃和設計。其中，需要在幾方面進行完善。第一，針對一些分割的狀態(tài)，需要在管理工作中對檔案數(shù)據(jù)進行歸檔，實現(xiàn)整體的科學整合與發(fā)展，并對當前的文件信息進行分類，保證信息的共享化。第二，實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展，在實際執(zhí)行期間，要根據(jù)實際情況和企業(yè)的發(fā)展情況，實現(xiàn)電子文件的信息化管理，也要在管理期間滲透文檔，確保能實現(xiàn)信息資源的集成化[3]。

（二）服務觀念和形式的轉(zhuǎn)變

在檔案管理工作的信息化發(fā)展工作中，對服務觀念和服務形式進行轉(zhuǎn)變，將保證工作效率的穩(wěn)定提升。在整體執(zhí)行下，需要促進工作人員意識的提升，認識到信息化時代下的檔案管理工作重要性，并對其進行創(chuàng)新發(fā)展，確保將該工作地位進行提升。不僅如此，對于一些保密性較強的檔案，還需要在整體服務工作中，加強對領域的研究。在檔案管理工作中，還需要對工作進行指導，并在信息時代發(fā)展下，對檔案管理工作中存在的弊端和問題進行優(yōu)化，以達到整體的擴展與發(fā)展[4]。

（三）管理體制的創(chuàng)新

在檔案管理工作中，需要對相關機制進行創(chuàng)新。具體執(zhí)行期間，要保證檔案管理工作的集中化和統(tǒng)一化發(fā)展，也能為其發(fā)展提供更為有效的執(zhí)行途徑。在信息技術逐漸應用期間，為了實現(xiàn)工作的長期發(fā)展，需要在檔案管理工作中，將其其信息技術進行結(jié)合。工作中，我國的檔案管理工作還需要進一步提升，在對檔案進行使用過程中，需要為其發(fā)展提供便利條件。在集中化管理工作中，是針對我國較為分散的檔案信息系統(tǒng)，對硬件和軟件科學選擇，保證在積極管理工作中，實現(xiàn)制度的優(yōu)化發(fā)展，也能在每個部門發(fā)展下，為檔案管理工作的自動化發(fā)展制定統(tǒng)一標準，實現(xiàn)技術規(guī)范和硬件、軟件的統(tǒng)一執(zhí)行，以確保在整體發(fā)展下，達到檔案管理工作的創(chuàng)新性發(fā)展[5]。

（四）建設應用系統(tǒng)

在信息化時代發(fā)展下，對檔案管理工作進行創(chuàng)新，需要在系統(tǒng)應用模式下，為其提供技術保障。基于對應用系統(tǒng)提出的要求，在對其進行建設和設計工作中，不僅要對功能設計進行分析，還需要對其具備的通用性、實踐性和實用性做出研究。同時，實現(xiàn)應用系統(tǒng)的建設，還需要對其中的硬件、軟件進行分析，構(gòu)建更完善的發(fā)展平臺，保證在信息技術應用下，實現(xiàn)應用系統(tǒng)的充分應用，確保在總體上為檔案管理工作提供保障[6]。

（五）建設人才隊伍

在對人才隊伍進行建設過程中，需要為其提供多種方式進行培訓，保證工作的針對性開展。在執(zhí)行期間，特別要加強計算機的應用。在對人員進行培訓過程中，管理人員需要掌握信息技術相關的知識，促使人員技術水平的提升，保證檔案管理工作的信息化發(fā)展。在檔案管理工作中，還需要對工作人員進行宣傳，使工作人員掌握檔案管理工作方面的知識，學會在期間對其有效應用，打造專業(yè)化的人才隊伍，在這種執(zhí)行條件下，不僅能為檔案管理工作提供保障，也能在現(xiàn)代化信息發(fā)展下，達到整體的有效進步。

總結(jié)：

在新時期發(fā)展下，信息化趨勢更為明顯，加強人們對檔案管理工作的重視。檔案為我國的社會資源，與人們存在緊密聯(lián)系。但是，檔案管理工作與信息技術進行結(jié)合，對其工作創(chuàng)新，能激發(fā)工作人員的自身思想，也能在各個工作發(fā)展下，對整體進行維護。

參考文獻：

[1] 高晶.淺談信息時代檔案管理工作者應具備的幾點素質(zhì)和能力[J].辦公室業(yè)務，2016（3）：147-147.

[2] 王超.信息時代檔案管理現(xiàn)代化建設的思考[J].卷宗，2017（33）：20-20.

[3] 孟麗君.信息時代檔案管理工作者應具備的素質(zhì)和能力[J].黑龍江科技信息，2015（28）：170-170.

[4] 陳瑾.淺談信息時代檔案管理工作者應具備的素質(zhì)和能力[J].中國科技投資，2016（18）：232-232.

[5] 張玲.探析信息時代檔案管理工作者應具備的素質(zhì)[J].才智，2015（35）：237.

[6] 曹武權.探討信息時代檔案管理的問題[J].中文信息，2017（6）：18.

作者簡介：

高毓琳（1968.10--）；性別：女，籍貫：福建南安，學歷：本科，畢業(yè)于暨南大學；現(xiàn)有職稱：副研究館員；研究方向：檔案；

信息時代檔案管理工作的實踐與創(chuàng)新淺談