EXCEL數據表格在部門管理中的綜合應用

梁宏音 深圳信息職業技術學院交通與環境學院

Excel在辦公當中應用比較廣泛，其有著比較多的應用功能，能滿足實際辦公的需要。數據表格在部門管理當中加以應用，就能提高部門管理的水平和效率，這就要求運用Excel數據表格的時候，能注重和部門管理的內容緊密結合，保障Excel的科學應用，發揮其自身的作用。

1 Excel數據表格的功能及特征闡述

1.1 Excel數據表格的功能體現

Excel數據表格在實際的應用過程中，有著比較多樣的功能，結合部門管理的內容就可對Excel數據表格科學的應用。其中的工作區保存功能比較常用，實際的部門管理當中，會有多個Excel工作簿進行匯總的情況，而在這一工作表沒有完成的時候，需要整理其他工作，保存工作區的功能就比較重要，可在文本框中寫上比較方便記住的名字選擇保存路徑，這樣在下次使用的時候就能直接打開[1]。再者，Excel數據表格的功能中，數據有效性功能也是比較突出的，數據表格的內容修改過程中，就要保持輸入規則的一致性，其中的批注功能以及規范數據輸入功能都是比較關鍵的操作功能。另外，Excel數據表格功能當中的數據瀏覽以及編輯功能和自動篩選功能也是比較常用的，還有就是快捷設置打印的功能，這些多樣化的功能就能滿足實際部門管理工作的需要。

1.2 Excel數據表格的功能特征闡述

Excel數據表格的功能特征比較鮮明，主要體現在信息的共享方面，其統計功能就減少了統計信息加工中重復勞動以及失真的可能性，這樣就能節約時間提高工作的效率，在信息的共享方面能加以突出。Excel數據表格功能的綜合性比較突出，進行數據的統計以及分析的功能能鮮明的突出，方便信息的綜合運用，這就能將Excel的最大效益得以發揮[2]。Excel數據表格功能的大眾化特征也比較突出，比較方便易學，操作也比較簡單，這樣就大大減少了語言以及應用場合等因素的顯著，使得Excel數據表格能廣泛應用。

2 Excel數據表格在部門管理中的應用優勢及具體應用

2.1 Excel數據表格的應用優勢發揮

部門管理工作當中，由于涉及到的內容比較多，對Excel數據表格的應用就顯得比較重要，這是優化管理工作提高管理效率的重要工具。Excel數據表格在部門管理中之所以得到廣泛的應用，正是由于其自身的優勢，其豐富的函數功能為實際的計算投資以及計算折舊等工作提供很大方便。其中所提供的函數有數學統計以及查找應用的函數等，這些都是部門管理中比較常用的函數功能，能滿足實際工作需求。Excel數據表格處理功能也比較豐富，這也是其最為突出的特征，制表功能比較簡單靈活，并且有著動態連接的功能，與之建立的數據會自動的刷新，在數據表格的處理效率上比較突出。

另外，Excel數據表格的應用優勢還體現在圖表應用上，對于業務統計以及分析預測的工作有著良好的輔助作用，能夠準確的為用戶提供有價值的信息。再有就是Excel數據表格的分析工具以及決策的應用優勢比較突出，數據透視表應用對財務工作人員分析財務管理工作提供了很大方便。再有就是Excel數據表格應用中宏語言的應用比較常見，通過visual basic提供的功能，就能通過自動方式進行執行任務，構建完善財務管理的應用程序，這對處理實際的財務工作任務就提供了方便。

2.2 Excel數據表格在部門管理中的綜合應用

Excel數據表格在部門當中的應用就要結合其實際的需要，由于數據表格的功能比較多，要和部門管理的工作內容緊密的結合起來，這樣才能發揮Excel數據表格的作用。部門管理工作當中，對于文檔的管理是比較常見的，通過Excel數據表格的應用，能進行文檔的信息共享以及發布數據等[3]。實際的應用過程中，將Excel在局域網當中共享數據信息，打開共享數據所在工作簿，進行選擇工具中共享工作簿，編輯選項卡選擇允許多用戶同時編輯，激活高級選項卡內容并單擊高級選項卡，然后設置具體選項。通過Excel數據表格的發布功能應用，就能實現文檔的共享目標。

通過Excel數據表格的應用，進行部門管理中的績效管理也是比較方便的。部門的管理工作當中，年終總結以及績效考核也是比較關鍵的，這樣就能及時的了解部門成員的工作狀況，這對部門成員的獎罰制度落實就提供了方便。Excel數據表格的應用中，通過進行制作績效考勤表以及年度考勤表等，如果是涉及到函數應用，其中也有著相應的功能，這對實際的需求能得到滿足。

而通過Excel數據表格的應用，實現薪資管理的目標也比較方便，這也是部門管理工作當中比較重要的內容，這是提高部門員工工作積極性的重要項目。在進行薪資管理的過程中，運用Excel數據表格，其中就有自帶的函數公式準確靜思園，對于部門員工個人所得稅計算，就可通過Excel數據表格當中的相關功能運用，公式設置通過“=MAX（月工資額-工資基數）*丨5，10，15，20，25，30，35丨%-{0,105,505,1055,2555,5515,11555},0”或者是根據其他的函數進行計算，如通過對IF函數的應用，也能進行方便的薪資管理。運用到Excel進行薪資管理的過程中，其中就會有日期函數問題，涉及到員工的工作時間以及月份等，這就要結合實際進行選擇相應的公式[4]。“= DATEDIF(起 始時間，終止時間 ，“ D”)”，“ = DATEDIF( 起 始時間， 終止時間，“ M”)”，“ =DATEDIF (參加工作時間，TODAY()，“ Y ”)”。這樣就能實現管理目標。

部門管理工作中，對于人事管理工作也能通過Excel數據表格的應用進行優化。保障部門的良好運行，就要做好人員的管理工作，對人員的考勤管理運用Excel數據表格能提高管理的效率。通過Excel數據表格的應用，進行啟動開始工作，在彈出的菜單當中選擇建立工作簿，然后進行切換新建工作簿的窗格當中，單擊模板電子方案表格的選項，可在其中選擇考勤記錄的模板，然后進行確定[5]。這樣就能方便的找到針對性的考勤工作簿加以應用，對文件進行命名后就能直接的使用，在編輯區左側名稱框中命名所有部門，然后進行切換確定。通過對Excel數據表格的應用，就對管理人員在人事管理工作的實施中有序規范化開展，方便了管理工作開展。

3 結束語

總而言之，部門的實際管理工作當中，通過Excel數據表格的科學應用，就能給部門管理工作帶來諸多的方便，促進實際管理效率提高，保障管理質量。通過此次對Excel數據表格在部門管理當中的綜合應用研究，希望能為實際的管理工作提供相應思路。

[1]張文龍.如何利用excel電子表格輔助電子招標工作[J]. 現代經濟信息. 2017(16)

[2]劉繼芳.把Excel引入會計電算化教學中[J]. 山東工業技術.2014(23)

[3]周航.論Excel表在財務管理中的應用[J]. 商. 2014(19)

[4]李星月.Excel電子表格在財務管理中的應用[J]. 金融經濟.2013(14)

[5]劉星.Excel在財務管理中的應用[D].道客巴巴doc88.corn.2016(24)