辦公自動化中的計算機技術應用方法研究

徐英杰 湖南省長沙市南雅中學

1 辦公自動化簡介

OA系統，即我們日常所提到的辦公自動化,即Office Automation System的縮寫，這種辦公室常用的系統，以計算機技術為依托，把辦公流程、業務辦理科學有效整合的辦公模式。顧名思義我們不難得出，其核心是依托網絡技術實現自動化。當下的物理環境和生態環境都讓辦公自動化的廣泛應用成為了不可逆的趨勢和不可阻擋的歷史前進的車輪。辦公自動化區別于傳統辦公手段的最大優勢在于信息處理的量和范圍有著質變的突破。利用辦公自動化系統突破以往只能針對文字進行簡單處理的局限,在此基礎上增加了對視頻、圖片、音頻媒體等其他形式對象的處理,同時存儲數據的形式也變得多種多樣，全面而且集中。

通過操作辦公自動化系統，實現了員工和上下級之間的信息共享和溝通。計算機通信技術使得身在異地辦業務能在各個方面方便、快捷、便利地進行有效處理和改善,這些形式都揚長避短的填補了先天不足的傳統辦公模式的漏洞。每一種新形勢的出現都會伴隨著舊制度的消亡，我們要主動樹立學習新產物的思想，積極主動的讓新生事物為工作帶來便利，為人民造福。淘汰傳統落后的辦公模式已經是不可更改的事實，我們要跟著科技進步的步伐，讓科技更好的發揮它自身的優勢，摒棄其短板和不足，圍繞著造福人民的思想，更好的服務于人民。

2 計算機技術在辦公自動化應用方法研究

2.1 辦公數據信息處理

在辦公自動化過程應用中，通常涉及到幾個方面的內容，辦公數據處理和文字數據信息處理最為常見。辦公數據處理是最為普遍的一個方面。數據處理過程包括總分公司和上下級的文件的起草、美化和傳達。文字數據包括日常辦公文字數據信息的處理和表格數據處理,數據直觀，可以直接得出出現的問題和處理方向。信息表格的處理已經成為日常工作中越來越普遍和方便的處理模式，它將來可以在辦公自動化中占據屬于它自己的一席之地。

2.2 辦公信息發布

信息發布平臺兼具局域網和廣域網的雙重優點,人們可以足不出戶，利用網絡的便利和實時交互系統，互相幫助和轉達各路部門的信息并進行溝通。利用辦公自動化軟件,還可以在公共網絡上進行部署。發布辦公信息同樣是計算機技術在辦公自動化應用方面的重要體現。工作人員只需定期登錄自動化平臺便可以查詢辦公信息，管理員也不用再按圖索驥，親力親為的到各個部門和平臺去發布消息，節省了人力，提高了工作效率，靈活自由，效率高，可達性和傳達的準確性也都很高。除了發布的內容量不受限以外,辦公信息發布的形式也靈活多樣,包括多對多、一對一以及一對多的多種數據發布形式，這種信息發布方式，兼具了靈活、可定制的優點，數據傳播的準確性高度也得到了保障,為工作人員之間的信息交流提供了更為直接和高效另一面。

2.3 多媒體數據處理

視頻音頻圖片以及各種辦公軟件都是日常辦公中常見的數據類型。在辦公過程中經常涉及到視頻音頻影像的數據處理。這些數據給管理和保存都帶來了一定難度。不單單是出現在管理調用和播放方面，保存難度也是頗為增加。傳統的多媒體數據單一保守處理，對于多媒體數據的集中式處理顯得力不從心。例如對于照片的處理和保存都是以紙質為主,其自身的查閱性與保存性,都無法得到長時間的儲存。相對不足的儲存能力讓圖片的保存在時間上顯得格外緊迫。再比如視頻數據的存儲，還是以傳統的VCD/DVD等格式來管理，無論是從儲存和播放來看,都很大程度上限制了其自由發揮的余地。但如果利用先進的計算機技術就可以對其有很大的改變，如辦公自動化中針對各種多媒體的數據處理都配備有專用的APP，其自由簡單的方式，讓管理員操作更容易上手。并且多格式多路徑的存儲和播放展示形式都讓其管理方式得到了優質的提升，提高數據可靠性、安全性和保密性。在辦公自動化過程中計算機技術對于多媒體數據的處理，短時間內無法被輕易取代。

2.4 計算機技術應用方法在辦公自動化其他方面的應用

辦公自動化的另一個好處是在計算機應用的優點和先進性方法可以精準跟蹤動態業務處理和流程，使得整個辦公效率得到大幅度的提升,形成最終的閉環。另外,計算機技術還在業務流程的規范度方面有明顯提升。對于一些規模較大，日常繁瑣事務處理較多的機構團體和組織來說，計算機辦公技術的良好運用,可以有效增加各個部門的工作效率，規范崗位之間的工作行為和流程。這些都顛覆了傳統的辦公方式，規避了很多原有辦公方式的弊端。網絡視頻會議、協調跨國跨區域業務都可以通過計算機技術應用方法得以實現。實時面對面的交流和交互，都是原有辦公模式無法企及的高度。總之,隨著計算機網絡化和信息技術的發展,除了上述的計算機應用方法以外,還會有更多的領域有待我們去發掘和開拓。辦公自動化在計算機應用中的體現必然會實現精細化和深入化。

3 結語

綜合以上的解釋和總結分析后,我們不難看出辦公自動化的優勢明顯優于傳統辦公模式。但我們不可否定的是計算機技術在目前的發展情況下還有他自身的不足，比如說病毒、黑客等惡意攻擊和非法入侵。然而我們更不能否定的是，辦公自動化在未來的舞臺上必將要發揮它更加重要的作用并一定會展現它不可或缺的地位。在遠程控制和信息的多維度傳達的準確度上也會有著更為突破性的飛躍。相信在國家政府的正確指引和我們的多方努力下，辦公自動化可以在它擅長的領域和方面發揮它最大的價值和優勢，可以在網絡科技和互聯網的舞臺上大展拳腳，更好的造福人民。