規范事業單位檔案管理的策略探析

摘要：檔案管理作為事業單位管理工作中的一項基本內容，能否按照規定的程序來進行科學的管理，直接關系到檔案資料使用的效率和效果。雖然近年來信息技術在檔案管理工作中的應用，一定程度上促進了檔案管理的規范化程度，但仍然存在諸多的不規范之處，導致檔案信息的價值無法有效地利用。基于此，本文在明確目前事業單位檔案管理工作開展過程中存在的問題的基礎上，就如何規范檔案管理工作提出相關策略，以深化檔案管理工作的開展效果。

關鍵詞：事業單位 檔案管理 規范 策略

檔案管理是事業單位對基本信息進行管理的基本方式，也是確保相關信息得以充分利用的重要方式。為了適應檔案管理和資源利用的要求，有必要從規范性方面尋求相應的策略，提升事業單位檔案管理的科學性。

一、事業單位檔案管理過程中存在的問題

規范化管理是事業單位檔案管理工作中的一項基本要求，也是影響檔案資料信息使用效果的關鍵所在。就目前檔案管理實踐活動開展的實際情況來看，存在的不規范問題集中表現在以下三方面。

（一）檔案管理規范化意識欠缺

雖然目前一些事業單位通過信息技術系統來對檔案實行數字化、信息化管理，但檔案資料的內容仍然需要相關人員進行手工輸入。因此，管理人員的意識直接關系到檔案管理的行為，進而對事業單位檔案管理規范化程度產生重要的影響。在實際的檔案管理過程中，一些人員對檔案資料的內容缺乏嚴格的審查和仔細的校對，導致一些檔案資料的內容出現差錯，弱化了檔案資料的信息價值。這一問題產生的重要原因就在于管理人員檔案管理規范化意識的淡薄。

（二）檔案管理人員缺乏規范化的行為習慣

管理人員作為檔案管理工作的實踐主體，其是否具備良好的規范化行為習慣直接關系到事業單位檔案管理工作的規范化效果。在檔案管理工作跟蹤調查中發現，一些管理人員在檔案資料的存放、檔案資料內容的審查整理等方面缺乏嚴謹、認真的態度，造成一些檔案資料管理的內容和方式與整體的要求之間存在明顯的出入，最終導致在調檔和使用過程中出現低效、無效的情況。

（三）檔案管理方法缺乏統一性

管理方法是影響事業單位檔案管理效果的又一大關鍵因素，其直接影響到管理的效率高低。雖然一些新技術、新方法逐步被應用到檔案管理工作中，但由于傳統管理觀念和方法的束縛，其實際應用的情況并不好。一些管理人員對數字化檔案的管理缺乏足夠的細心和責任心，使得資料管理方法比較隨意，影響了管理工作的開展效果。

二、規范事業單位檔案管理的策略

針對上述事業單位檔案管理工作開展過程中存在的一系列問題，事業單位及檔案管理人員要通過規范化思想和行為來加以優化解決，確保檔案管理工作的規范化開展。

（一）強化檔案管理規范化意識

首先，事業單位要加強對檔案管理人員的培訓，使其充分認識到檔案管理內容對單位的重要影響，使其在日常的工作中正確對待檔案管理工作；其次，事業單位要借助一些不規范行為所造成負面影響的實際案例，來強化管理人員對檔案管理工作的規范化認知，消除其內心所存在的僥幸心理；最后，單位要借助制度化的規定來規定檔案管理工作的每個環節，并明確對沒有按照規定內容和方法開展相關工作行為的懲罰措施，借助制度強化管理人員的規范化意識。

（二）科學規范檔案管理人員的管理行為

首先，事業單位要根據《檔案法》等相關法律法規以及自身工作開展的要求，制訂相應的內部檔案規范化管理制度，明確檔案管理人員在工作開展過程中所需要注意的細節性問題，為檔案管理規范化開展提供明確的指導；其次，單位要定期對管理人員進行檔案管理知識和技能的培訓，并借助一些檔案規范化管理競賽檢驗檔案管理的工作效率和效果，激發管理人員在規范化方面的技能提升積極性；最后，單位或相關部門要定期對檔案管理人員的行為規范化程度進行考核，對于那些存在嚴重不規范行為的人員，進行相應的警告處分，確保檔案管理的規范性。

（三）優化檔案管理方式

在當前檔案由紙質化向無紙化過渡的階段，事業單位要強化管理人員的靈活思維，使其根據不同的檔案類型要求，來開展差異化的檔案管理工作。同時，要明確各類型檔案管理的方法，防止錯誤管理方法所造成的信息資料遭受損失或破壞。

三、結語

隨著檔案資料數量和種類越來越多，傳統的管理思想和方法呈現出了一定的滯后性，加之檔案管理人員能力與檔案管理要求之間差距的日益擴大，使得檔案管理在規范性程度方面表現出明顯的不足。因此，事業單位及檔案管理人員要從強化檔案管理規范化意識、培養規范化管理行為和優化檔案管理方式等三方面入手，對檔案規范化管理實行優化，確保管理工作良好開展。

參考文獻：

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[2]高娟.推進事業單位檔案管理工作規范化標準化的策略研究[J].中國集體經濟，2018（09）.

（作者簡介：里景川，女，本科，中共大安市委老干部局，館員，研究方向：檔案管理）（責任編輯 劉月嬌）