如何加強(qiáng)醫(yī)院會計(jì)檔案電子化管理

王廷群 李佳

摘要：當(dāng)前，各醫(yī)院的檔案管理正處于紙質(zhì)化檔案管理邁向電子化檔案管理的探索期和轉(zhuǎn)型期，新《會計(jì)檔案管理辦法》肯定了會計(jì)電子檔案的法律效力，推進(jìn)了電子化檔案管理進(jìn)程。如何加強(qiáng)醫(yī)院電子化檔案管理，為會計(jì)信息使用者提供實(shí)時客觀的數(shù)據(jù)信息，是本文的主要探究方向。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；會計(jì)檔案電子化

一、實(shí)施會計(jì)檔案電子化的重要意義

人們用“大數(shù)據(jù)”來描述和定義信息爆炸時代產(chǎn)生的海量而龐大的數(shù)據(jù)群，并命名與之相關(guān)的技術(shù)發(fā)展與創(chuàng)新。隨著“大數(shù)據(jù)”概念的日益清晰及新《會計(jì)檔案管理辦法》的出臺，會計(jì)電子檔案不僅受到了政法部門的肯定，同時也引發(fā)會計(jì)人思考和開創(chuàng)新的檔案管理模式以此來滿足信息化發(fā)展的需要。按照現(xiàn)行會計(jì)準(zhǔn)則規(guī)定雖仍需打印紙質(zhì)檔案，但日常工作中，電子檔案的高效逐漸淘汰了傳統(tǒng)手工翻閱方式。依靠財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)先進(jìn)、高效、智能的統(tǒng)計(jì)手段已成為無可取代的常規(guī)操作，紙質(zhì)檔案的利用率明顯下降。會計(jì)電子檔案信息的數(shù)字化便于查詢檢索、指標(biāo)分析、財(cái)報(bào)形成。大大提高了會計(jì)檔案的使用效率，實(shí)現(xiàn)了會計(jì)檔案信息的資源共享，也是未來檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

二、財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀及存在不足

（一）管理現(xiàn)狀

當(dāng)前，財(cái)務(wù)檔案紙質(zhì)化管理是會計(jì)資料保管的傳統(tǒng)方式，也是各行各業(yè)儲存會計(jì)資料等文獻(xiàn)的主要手段。它可以更為直觀地展現(xiàn)業(yè)務(wù)進(jìn)展的各個環(huán)節(jié)。但由于紙質(zhì)資料儲存空間占用大，資料保管有嚴(yán)格物理要求。使得會計(jì)紙質(zhì)檔案資料在使用上受地域和時效上的制約，為改善紙質(zhì)檔案管理的不足，充分發(fā)揮會計(jì)檔案資料的使用效能，更好的滿足信息使用者的需求，新《管理辦法》應(yīng)勢而生。

（二）存在問題

1.對財(cái)務(wù)檔案管理軟件、硬件投入的不足

會計(jì)檔案電子化管理的基礎(chǔ)是會計(jì)電算化的應(yīng)用。會計(jì)電算化系統(tǒng)是紙質(zhì)檔案邁向電子檔案的橋梁。隨著電算化會計(jì)的發(fā)展，手工記賬憑證已退出歷史舞臺，電子憑證已逐步覆蓋到會計(jì)日常工作的各個領(lǐng)域。當(dāng)前，各醫(yī)院的財(cái)務(wù)部門均已構(gòu)建內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)報(bào)銷系統(tǒng)，完成了邁向檔案管理電子化的初步銜接和基礎(chǔ)性工作，但對于具體的軟件功能應(yīng)用還處于淺嘗輒止的階段。相較于傳統(tǒng)會計(jì)檔案，電子化會計(jì)檔案的形成更依賴于計(jì)算機(jī)的硬件及軟件，但受于預(yù)算經(jīng)費(fèi)限制以及管理人員思想認(rèn)識不足等原因，存在計(jì)算機(jī)軟硬件更新滯后，低版本操作生成的數(shù)據(jù)不能正常讀取和使用，使數(shù)據(jù)的調(diào)取和分析受到了不同程度影響的可能。另一方面，為了達(dá)到電子憑證與紙質(zhì)憑證同期同步歸檔的工作要求，需要足夠儲存空間予以支持。而隨著醫(yī)院的發(fā)展，形成的歷史數(shù)據(jù)資料隨之增多，缺少適合的場地保存。各醫(yī)院一般把條件較好的樓層空間設(shè)定為醫(yī)療區(qū)，后勤綜合保障部門一般設(shè)置在醫(yī)院的邊緣角落，場地設(shè)施存在缺陷，財(cái)務(wù)檔案管理的硬件設(shè)施陳舊、物理儲存環(huán)境不理想。

2.管理制度多是“空架子”，實(shí)施細(xì)則未到位

財(cái)務(wù)檔案種類繁多，而做好財(cái)務(wù)資料的有效細(xì)分是財(cái)務(wù)檔案管理工作的首要前提。當(dāng)前由于檔案管理人員對財(cái)務(wù)檔案分類沒有明確的準(zhǔn)則依據(jù)，對電子檔案的形成和使用沒有準(zhǔn)確認(rèn)識，醫(yī)院對會計(jì)檔案資料管理制度的制定僅停留在檔案裝訂時效、裝訂規(guī)格、入庫程序等基礎(chǔ)性工作，對會計(jì)檔案電子化的工作要領(lǐng)沒有深入的理解和掌握，還不具備針對具體的檔案資料做出合理分類的能力，為會計(jì)檔案電子化運(yùn)行帶來了阻礙。

3.相關(guān)專業(yè)人才匱乏，教育投入不足

要做好會計(jì)電子檔案資料的管理工作，不僅要扎實(shí)的會計(jì)功底，同時還要具備專業(yè)的計(jì)算機(jī)操作和數(shù)據(jù)處理能力。當(dāng)前，許多行業(yè)并未注重財(cái)務(wù)檔案管理方面人才的培養(yǎng)和儲備。財(cái)務(wù)系統(tǒng)構(gòu)建，一般都交由軟件開發(fā)公司設(shè)計(jì)研發(fā)。許多醫(yī)院雖在外包軟件開發(fā)方面撥付不少經(jīng)費(fèi)，但在軟件交付醫(yī)院使用后期的人員培訓(xùn)及系統(tǒng)更新上的關(guān)注較少。導(dǎo)致很多系統(tǒng)功能財(cái)務(wù)人員不清楚，利用率低。這樣不僅影響會計(jì)工作效率，也未將會計(jì)軟件的使用得到充分有效的發(fā)揮。

三、做好會計(jì)檔案電子化管理基本要求

（一）構(gòu)建專門的醫(yī)院財(cái)會檔案信息平臺

研發(fā)適用于醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理平臺，是實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案電子化的重要保證。對實(shí)施電子化前產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，將其整體錄入到數(shù)據(jù)庫平臺，減輕醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理人員的工作強(qiáng)度和壓力，在一定程度上補(bǔ)充財(cái)務(wù)檔案信息的完整性。使會計(jì)資料的閱覽調(diào)取更便捷和高效，全面實(shí)現(xiàn)醫(yī)院財(cái)會檔案的信息化。且能夠更科學(xué)合理地整合相關(guān)的人力和財(cái)力資源，從而最大限度地提升醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量和效率。

（二）制定管理辦法，優(yōu)化管理理念

推行會計(jì)檔案電子化管理，要提高會計(jì)檔案管理人員的思想認(rèn)識。當(dāng)前，各醫(yī)院正處在會計(jì)檔案電子化管理的探索期，為確保醫(yī)療資金的安全可靠，應(yīng)保持紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案與電子檔案并存，待時機(jī)成熟后再逐步降低紙質(zhì)檔案資料的使用。新管理制度中規(guī)定“形成的電子會計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會計(jì)檔案”說明電子檔案是紙質(zhì)檔案的輔助資料，要以紙質(zhì)檔案為依托，要具備與紙質(zhì)資料的對應(yīng)檢索性。所以，電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的檔案管理方式是我們目前必須遵守的檔案管理原則。醫(yī)院應(yīng)由專門負(fù)責(zé)檔案的管理人員，定期將電子會計(jì)資料進(jìn)行分類管理及查重補(bǔ)漏。使會計(jì)信息在不同存儲模式下相互監(jiān)督、互為補(bǔ)充，發(fā)揮二者的協(xié)同效應(yīng)。這種探索實(shí)踐對財(cái)務(wù)管理者來說，不僅是極大的飛躍也是未來會計(jì)檔案的管理趨勢。

（三）加強(qiáng)教育投入，培育專業(yè)人才

要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，人是最核心的因素。檔案人員隊(duì)伍能力強(qiáng)弱，水平高低，直接關(guān)系到這一新模式的實(shí)施效果。醫(yī)院應(yīng)注重專業(yè)人才培養(yǎng)和儲備，逐步推進(jìn)檔案管理電子化工作的有序開展。設(shè)置專門崗位人員投身于會計(jì)檔案管理，確保會計(jì)信息的接收及時、分類準(zhǔn)確，確保會計(jì)信息的真實(shí)完整性。為此醫(yī)院應(yīng)加大專業(yè)人才教育投入，制定合理的工作流程和管理辦法。

（四）加強(qiáng)電子檔案保密意識，做好檔案安全防范工作

醫(yī)院會計(jì)檔案管理工作的首要任務(wù)就是保障會計(jì)檔案的安全。保護(hù)財(cái)務(wù)信息不受到網(wǎng)絡(luò)侵犯，顯得尤為重要。醫(yī)院數(shù)字化檔案應(yīng)基于醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)，與因特網(wǎng)做好物理隔離。由于電子數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)高度集中的特點(diǎn)，因而非常容易泄密。為防止這類問題的發(fā)生，確保會計(jì)信息安全運(yùn)轉(zhuǎn)，應(yīng)對信息調(diào)取進(jìn)行分級管理，加強(qiáng)監(jiān)督，定期更換密碼，嚴(yán)密財(cái)務(wù)工作流程，確保會計(jì)賬務(wù)組織體系的完整性和嚴(yán)肅性。

四、結(jié)語

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)投入大、長積累、見效晚的工作。雖然會計(jì)檔案管理離真正的電子化管理尚有不少距離，但新《管理辦法》對會計(jì)檔案電子化的發(fā)展必將產(chǎn)生十分深遠(yuǎn)的影響。與此同時也為會計(jì)資料檔案管理提出了更高的要求，數(shù)字化為檔案電子化管理帶來了機(jī)遇也帶來了挑戰(zhàn)，這些都是財(cái)務(wù)管理人員未來要努力完善的方面。

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