關于集團公司會計檔案數字化的幾點思考

徐嘉彤

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674—1145（2018）3—235—01

摘要 會計檔案不同于其他種類的檔案材料，會計檔案是集團公司證明其合法經營活動的依據。基于此，集團公司必須要做好對會計檔案的管理工作，才能從根本上保障公司的利益，而隨著信息技術的迅猛發展，集團公司會計檔案的數字化管理手段也應運而生。本文從三個角度對數字化管理集團公司會計檔案的方法進行了介紹，并做了相應的闡釋和說明。

關鍵詞 集團公司 會計檔案 數字化

隨著信息科技的不斷發展，傳統的集團公司會計檔案管理方法已經很難跟得上時代的腳步。集團公司若想在新時期市場競爭中占有一席之地，運用數字化技術手段對公司會計檔案進行管理是必不可少的。但現在很多集團公司會計檔案數字化管理手段還不發達，存在許多需要改進之處。

一、集團公司會計檔案數字化的基礎建設

想要使集團公司會計檔案達到數字化目標就必須要做好相關的基礎建設，具體來講包括以下兩個方面：

1.完善集團公司會計檔案數字化法律體系，保護會計檔案的安全。當前我國檔案安全管理的法條分散在《保密法》、《國家安全法》、《檔案法》等文件中，沒有專門的會計檔案安全管理制度，這就要求必須對我國集團公司數字化會計檔案安全管理制度進行完善，以保障數字化會計檔案的安全。同時現行的數字化會計檔案基本法如《會計法》、《會計電算化管理辦法》及《會計電算化管理規范》等已不能適應時代需求，必須要做好相關法律法規的修訂工作。還要加強對數字化會計檔案的管理，通過調查相關法律問題制定好會計檔案數字化管理的條例與規則，健全檔案管理制度。同時制定好操作流程和保障措施，加強業務引導，改變目前數字化會計檔案管理的混亂局面。完善監督機制，確保政策法規可以有效執行。還要做好《數字化會計檔案法》的修訂和配套工作，達到經濟、實用和有序的目的，從根源上保證數字化會計檔案的安全性和可靠性。同時要在總結國內經驗的基礎上，借鑒國際先進經驗，形成一套科學合理的中國特色集團公司會計檔案數字化法律體系。

2.培養集團公司會計檔案管理人員的數字化意識，公司領導層要對會計檔案數字化建設加強重視，建立實施會計檔案管理工作責任制，明確相關人員管理職責，嚴格遵守《會計法》中的相關內容。還要提高會計管理人員的職業素養，分層次、分階段并結合業務需要對其開展培訓，培養其管理數字化會計檔案的職業能力。還要推進發票電子化，建立好會計原始單據管理系統，讓會計原始憑證可以數字化的開展收集和處理工作，真正告別紙質貨幣交易時代。

二、集團公司會計檔案數字化的技術手段

要實現集團公司會計檔案的數字化目標必須要運用好相應的技術手段，主要包括以下兩點：

1.提高會計檔案的數字化信息檢索技術，做好會計檔案的跨地域管理工作。這就要求公司對現有檔案做好歸檔，規范好檔案的管理，實行紙質檔案與電子檔案同時歸檔制。同時在局域網內建立相關的檔案查詢系統，方便檢索查詢。這樣可以使數字化的會計檔案具備操作簡單，傳遞方便和存儲空間小等優點。不僅一份檔案可以同時讓所有需要的人員共享查閱，還可以在異地利用被授權過的計算機在客戶端登錄來對檔案進行異地管理，這樣不僅可以讓更多的人看到檔案、查閱檔案、擴大檔案的使用范圍，還可以讓檔案使用者不再受地域限制，可以隨時隨地使用到自己需要的文件，極大的提高了工作效率。

2.做好對集團公司會計檔案數字化的審計監督工作，建立健全會計原始單據網上審計系統。這種手段可以建立起一個系統化的網絡審計監督模式，方便開展數據統計和計算，從而極大的簡化了會計審計流程，節省了報銷人和審計部門的工作時間，大大提高了工作效率。網上審計系統還有利于審計人員對相關單據開展查詢，了解各單位各類資金的使用情況，從而保證會計檔案數據的正確性，并可以將已通過審計的會計檔案數據導入到財務處理板塊，實現和主要財務管理系統的緊密對接，為檔案審計監督工作提供了很大的便利。

三、集團公司會計檔案數字化的共享管理

集團公司會計檔案共享管理模式按照其利用人員的不同可以分為內部共享管理模式和外部共享管理模式。

1.內部共享管理模式主要為滿足集團公司內部使用者對會計檔案的使用需求，在會計檔案數字化管理模式下，檔案主要保存在財務檔案管理系統中，其共享方式分為兩種：一種是將公司經營狀況信息（這些是各部門都需要的且不用保密的信息例如公司盈利等）通過公司計算機系統傳輸到公司的公共數據平臺之中，以供需要人員查閱。還有一種是將公司專業部門需要且不方便公布的相關數據如部門應收付款項等，通過公司計算機系統傳輸到專門的系統模塊之中，以供經過管理系統授權的部門人員查閱。

2.外部共享管理模式主要為滿足集團公司外部人員如上級機關、外部審計單位或公司股東等對會計檔案的使用需求。一般情況下上級機關或外部審計部門與集團公司所使用的檔案管理系統或財務系統是不一樣的，這時可以采用B/S系統，通過先訪問公司的應用服務器，接著鏈接到公司的數據服務器，就可以對公司會計檔案檢索查詢了。而公司股東雖然可能與集團公司使用相同的檔案管理系統或財務系統，但其IP所在位置通常與公司會有所不同，這時可以采用C/S系統，直接將應用程序鏈接到公司的數據服務器上，從而實現對公司會計檔案的檢索查詢。

四、結語

在集團公司會計檔案中運用數字化技術手段可以起到方便檔案檢索、保障檔案安全、提升會計工作效率的良好效果，希望本文的研究可以讓更多的集團公司做好會計檔案數字化建設，為我國市場經濟可以更好發展做出貢獻。