芻議提升電力企業(yè)辦公室文秘工作之我見(jiàn)

桑菁菁

中圖分類號(hào)：C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674—1145（2018）3—198—01

摘要 每個(gè)崗位都有其自己的責(zé)任與義務(wù)，而作為辦公室文秘工作，是關(guān)乎到企業(yè)內(nèi)部所有繁雜事物，尤其像電力企業(yè)這種大型企業(yè)，涉及到的事物更加繁雜，輔助領(lǐng)導(dǎo)的同時(shí)，也變相的為企業(yè)所服務(wù)，而電力企業(yè)的辦公室文秘工作水平直接關(guān)乎到電力企業(yè)中各部門是否能夠高效的協(xié)同工作。

關(guān)鍵詞 電力企業(yè) 辦公室文秘 提升效率

和諧社會(huì)體系的構(gòu)建，為國(guó)家電力企業(yè)的發(fā)展迎來(lái)良好的契機(jī)，而辦公室作為電力企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、日常業(yè)務(wù)處理的場(chǎng)所，以文秘人員為主導(dǎo)的企業(yè)事務(wù)處理中心，其工作水平?jīng)Q定電力企業(yè)未來(lái)的發(fā)展動(dòng)向。因此，加強(qiáng)電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的管理工作，已成為當(dāng)前電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)階層重點(diǎn)關(guān)注的對(duì)象。

一、提升電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的重要意義

針對(duì)電力企業(yè)，其辦公室文秘的職責(zé)以領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)為宗旨，通過(guò)規(guī)劃和編排領(lǐng)導(dǎo)工作事項(xiàng)，結(jié)合事件鋪墊與信息收集的方式，做好自身工作，如領(lǐng)導(dǎo)外出時(shí)，辦公室文秘應(yīng)事先安排領(lǐng)導(dǎo)行程、交通工具等。辦公室文秘前期準(zhǔn)備工作質(zhì)量直接關(guān)乎領(lǐng)導(dǎo)辦公決策，需要準(zhǔn)確把控領(lǐng)導(dǎo)思想意圖，通過(guò)科學(xué)規(guī)劃辦公時(shí)間、工作內(nèi)容，即當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)決策意向表明后，辦公室文秘利用文件草擬的形式，將其決議以書面文字的形式傳達(dá)至下級(jí)部門。會(huì)議內(nèi)容的記錄，不僅是對(duì)會(huì)議內(nèi)容的歸檔，也是對(duì)會(huì)議精神的總結(jié)，從而為后續(xù)辦公活動(dòng)的開(kāi)展奠定有利基礎(chǔ)。

二、影響電力企業(yè)辦公室文秘工作效率之因素

1、缺乏統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。在電力企業(yè)辦公室文秘工作中，由于企業(yè)性質(zhì)龐大需要待處理的事項(xiàng)會(huì)特別繁重。文秘工作人員經(jīng)常缺乏明確的目標(biāo)，正在處理稿件的同時(shí)突然領(lǐng)導(dǎo)又交待新的任務(wù)。在剛轉(zhuǎn)換新任務(wù)的過(guò)程中下級(jí)部門又過(guò)來(lái)請(qǐng)示項(xiàng)目決策。在交代工作的同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)又在加急催促統(tǒng)計(jì)表格。同時(shí)又面臨著各項(xiàng)緊急事物的處理，分身乏術(shù)導(dǎo)致工作一團(tuán)亂麻。

2、缺少及時(shí)溝通。文秘人員經(jīng)常忙于處理日常電力各種文件事務(wù)，在與領(lǐng)導(dǎo)或工作人員進(jìn)行溝通時(shí)不能及時(shí)有效的抓住信息重點(diǎn)，甚至出現(xiàn)領(lǐng)會(huì)錯(cuò)誤而不自知的情況。在理解錯(cuò)誤的意圖下繼續(xù)工作，只會(huì)在錯(cuò)誤的方向上越錯(cuò)越遠(yuǎn)從而影響工作效率。

3、缺乏實(shí)際問(wèn)題處理經(jīng)驗(yàn)。由于其具體工作性質(zhì)，經(jīng)常按照傳統(tǒng)模式進(jìn)行，文秘人員只熟悉書面文件日程的處理。但在人員溝通協(xié)調(diào)上，電力企業(yè)想關(guān)業(yè)務(wù)技術(shù)知識(shí)經(jīng)驗(yàn)儲(chǔ)備上，缺乏靈活性管理基礎(chǔ)。伴隨當(dāng)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，電力企業(yè)面臨各項(xiàng)新科技、各種新辦公室形式的轉(zhuǎn)換。而辦公室文秘人員思想易機(jī)械化，知識(shí)更新緩慢，在解決突發(fā)實(shí)際問(wèn)題上不能有效的解決。

4、缺乏積極工作態(tài)度。文秘工作人員若不重視自我工作態(tài)度，容易在工作中產(chǎn)生懈怠、懶散、輕浮等負(fù)面影響。辦公室文秘工作人員的工作態(tài)度代表著電力企業(yè)中心樞紐的基本形象，這些因?yàn)椴蛔⒅丶?xì)節(jié)產(chǎn)生的工作負(fù)面態(tài)度輕則在待人接物上發(fā)生矛盾，重則在工作處理中出現(xiàn)遺漏影響企業(yè)的發(fā)展。

三.提高電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的措施

1、需要提升文秘人員的服務(wù)能力與意識(shí)。作為企業(yè)辦公室工作人員，要有一顆火熱的心。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情、部門協(xié)同的事項(xiàng)要積極主動(dòng)辦好；對(duì)待來(lái)辦公室請(qǐng)示、匯報(bào)工作的基層單位要做到“一張笑臉相迎、一把椅子請(qǐng)坐、一杯茶水解渴、一副解決問(wèn)題的熱心腸”。樹立服務(wù)第一的思想，自覺(jué)主動(dòng)地做好服務(wù)工作，杜絕“不能心貼心、工作兩張皮”的現(xiàn)象，真誠(chéng)服務(wù)，周到服務(wù)，真正做到服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)好機(jī)關(guān)，服務(wù)好基層，發(fā)揮好辦公室的橋梁紐帶、中樞協(xié)調(diào)作用。

2、需要提升辦公室文秘人員綜合素質(zhì)。電力企業(yè)要按照辦公室文秘人員實(shí)際的工作能力與水平，制定出科學(xué)、合理的培訓(xùn)方案，并定期對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn)，進(jìn)而使辦公室文秘人員的素質(zhì)得到有效提升。電力企業(yè)還需要擴(kuò)展文秘人員得到知識(shí)的渠道，為他們建立一個(gè)具有良好氛圍的環(huán)境，鼓勵(lì)他們不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)。還要注意文秘人員的思想政治，提升文秘人員的責(zé)任心，進(jìn)而使他們解決實(shí)際問(wèn)題的能力得到提高。鑒于電力企業(yè)辦公室中文秘人員缺少電力專業(yè)知識(shí)、不熟悉電力企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)行情況，建議文秘人員要可從基層生產(chǎn)一線年經(jīng)骨干中選擇，以將其培養(yǎng)成更加重要的管理崗位引吸優(yōu)秀人才到辦公室從事文秘工作，服務(wù)好公司上下，發(fā)揮“參謀作用”。

3、需要提升文秘人員的協(xié)調(diào)能力和工作實(shí)效。辦公室的工作要從整體進(jìn)行把握，工作效率的提高要依靠全局的協(xié)調(diào)與合作，這是辦公室的一項(xiàng)主要職能，要能夠溝通上下、內(nèi)外，即時(shí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的信息，協(xié)調(diào)工作開(kāi)展中出現(xiàn)的問(wèn)題，在解決實(shí)際問(wèn)題時(shí)可以結(jié)合不同部門的不同特點(diǎn)，協(xié)調(diào)各部門的利益關(guān)系，減少矛盾和分歧，共同為企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)努力。首先，辦公室人員要有良好的資料整合和利用的能力，在工作中能夠站在企業(yè)的整體利益高度考慮問(wèn)題；其次，思想要有寬度，要能偶調(diào)動(dòng)各方面的工作積極性，遇到困難及時(shí)解決，從員工的利益的角度思考問(wèn)題，即使調(diào)節(jié)矛盾，將協(xié)調(diào)作用發(fā)揮到最大。

四、結(jié)語(yǔ)

在電力企業(yè)中，辦公室文秘工作具有重要的意義，對(duì)整個(gè)企業(yè)的發(fā)展也有重要影響，因此需要引起相關(guān)人員的重視，加強(qiáng)對(duì)文秘人員的重視，定期開(kāi)展培訓(xùn)，提高文秘人員的工作效率和水平，進(jìn)而為企業(yè)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。此外，電力企業(yè)還可以借鑒其它行業(yè)辦公室管理手段，不斷學(xué)習(xí)，提升文秘人員的學(xué)習(xí)意識(shí)，進(jìn)而使整個(gè)辦公室的效率得到提高。文秘人員自身也應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)，明白自己工作的意義，切實(shí)發(fā)揮出文秘工作的作用，為企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。