提升辦公室檔案管理工作效率的思考

馬麗

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674—1145（2018）3—195—01

摘要 在信息時(shí)代，提升辦公室檔案管理的效率能夠更好的為單位服務(wù)，從而提高辦公室的工作效率，也有利于促進(jìn)檔案管理的持續(xù)性。當(dāng)前影響辦公室檔案管理工作效率的主要因素在于認(rèn)識不到位和制度不完善。在信息時(shí)代，提升辦公室檔案管理效率的有效途徑需要在提高思想認(rèn)識、完善人才培養(yǎng)制度、推動無紙化辦公室等方面進(jìn)行努力。

關(guān)鍵詞 辦公室 檔案管理 效率

信息時(shí)代的來臨，使辦公室管理工作愈加先進(jìn)，對管理的要求也隨之嚴(yán)格。檔案管理作為辦公室管理工作的重要內(nèi)容，其效率的高低直接關(guān)系道辦公室工作效率的高低。因此，辦公室檔案管理工作應(yīng)該緊跟時(shí)代的步伐，充分利用各種技術(shù)手段，不斷完善制度建設(shè)，切實(shí)提高工作效率，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。

一、辦公室檔案管理工作的重要性

（一）適應(yīng)新時(shí)代對辦公室工作的新要求

檔案的主要目的是為了便于工作人員查詢信息，提供辦公室的工作效率。信息時(shí)代對辦公室工作的效率提出了更高要求，檔案管理的重要性也逐漸得到重視并不斷得到發(fā)展。作為辦公室重要業(yè)務(wù)的檔案管理工作也逐漸得到完善并在業(yè)務(wù)工作中發(fā)揮著更大作用。所以，信息時(shí)代，不斷提升檔案管理的效率，進(jìn)而提升辦公室的工作效率，為企業(yè)、單位提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)成為時(shí)代發(fā)展的要求。

（二）促進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要

連續(xù)性和連貫性是檔案管理工作的特點(diǎn)，檔案的形成是一個(gè)長期的過程，不僅僅記錄企業(yè)、單位工作的內(nèi)容，也是一個(gè)企業(yè)、一個(gè)單位一段時(shí)期或某個(gè)歷史階段發(fā)展的見證。企業(yè)或者單位想要承前啟后可持續(xù)發(fā)展，需要借鑒吸收前一階段發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，這些都需要檔案來提供。因此，要求檔案管理也需要具有可持續(xù)性，系統(tǒng)全面的整理一個(gè)企業(yè)或者單位的檔案，對于推動檔案管理的可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。

二、影響辦公室檔案管理工作效率的因素

檔案管理的首要工作需求便是確保檔案信息的完整性，從而為各類工作提供可靠的信息基礎(chǔ)。不過，由于檔案管理效率存在些許問題，導(dǎo)致基本的完整性需求無法得到滿足，繼而也影響到企業(yè)的內(nèi)部運(yùn)營和外部經(jīng)營活動。

（一）缺乏管理認(rèn)識

企業(yè)或社會組織對于檔案的管理認(rèn)識程度不足，是導(dǎo)致當(dāng)前檔案管理模式粗放的主要原因。更因?yàn)閼B(tài)度因素的干擾，也導(dǎo)致檔案的應(yīng)用價(jià)值遭到削弱。事實(shí)上，當(dāng)前檔案管理存在的混亂、缺乏審計(jì)、內(nèi)容不完善、內(nèi)容不詳實(shí)等表現(xiàn)，均是受到管理態(tài)度的影響。另外，管理態(tài)度的問題，也是促使檔案管理的專業(yè)人才供給不足的關(guān)鍵，繼而影響到工作人員對檔案管理的意識，即使一些組織有能力招聘到專業(yè)人才，也難以有效實(shí)現(xiàn)良好的檔案管理，這一狀況將導(dǎo)致檔案的價(jià)值無法發(fā)揮。

（二）管理制度存在缺陷

獲得理想管理成果的必要途徑，便是通過良好的管理制度。而檔案管理制度存在著明顯的缺陷性，其中主要表現(xiàn)在：第一，對細(xì)節(jié)要求不足。如在檔案區(qū)分管理方面，僅提出“檔案需要區(qū)分”，并不提供區(qū)分的條件，更未說明區(qū)分檔案所要達(dá)到的效果；第二，覆蓋范圍存在不足。檔案管理的覆蓋范圍不完善，導(dǎo)致管理工作存在漏洞，由此影響到檔案的完整性和安全性；第三，合作方的檔案制度不在同一水平。不同的企業(yè)或單位檔案制度差次不齊，甚至有的合作方尚未建立檔案管理制度，導(dǎo)致合作方在檔案管理上難以形成合力，影響了檔案功能的發(fā)揮。

三、如何提升辦公室檔案管理的效率

（一）提升檔案利用率

檔案資料的價(jià)值在于使用價(jià)值，只有充分利用才能夠使檔案的功能得到充分發(fā)揮。提高檔案的利用率，一是拓展檔案服務(wù)的方式，由“被動服務(wù)”轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸鲃臃?wù)”，采用多元化的服務(wù)形式，積極主動的為利用者提供所需的信息。二是創(chuàng)新檔案服務(wù)形式。在提高檔案利用率的同時(shí)，根據(jù)企業(yè)或者單位實(shí)際，創(chuàng)新檔案工作的思路和方式，主動宣傳檔案工作，主動為需要者提供服務(wù)。三是建立檔案系統(tǒng)反饋機(jī)制。反饋機(jī)制能夠使檔案管理有單向信息傳遞變?yōu)殡p向信息交流，能夠?yàn)槠髽I(yè)或者單位及時(shí)提供最新信息，還能夠真實(shí)全面的反映檔案管理的現(xiàn)狀，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題解決問題。

（二）有效培養(yǎng)專人人才

首先，加強(qiáng)組織內(nèi)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，并集中在保密意識、安全責(zé)任等層面，確保檔案管理萬無一失；其次，實(shí)現(xiàn)定期技能培訓(xùn)，優(yōu)化檔案管理成果，實(shí)施有組織、有效率的檔案管理工作；最后，開展校企合作，引入專業(yè)知識較強(qiáng)的應(yīng)屆生實(shí)現(xiàn)，為組織人才隊(duì)伍建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

（三）建設(shè)數(shù)字化系統(tǒng)

考慮到紙質(zhì)檔案的成本，以及材質(zhì)所導(dǎo)致的安全性問題，各類社會組織應(yīng)當(dāng)積極開展數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)。數(shù)字化便是指無紙化辦公，即將檔案信息錄入到電腦中，如此不僅能夠提供更加靈活的修改空間，還能在保存、歸納、分類、整理等功能上實(shí)現(xiàn)更大的便利。

四、結(jié)語

本文以辦公室檔案管理工作的有效性作為研究對象，在充分探討檔案管理必要工作的前提下，結(jié)合當(dāng)前檔案管理中所遇到的問題提出了三點(diǎn)解決意見，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作者提供些許理論支持。