事業單位人事檔案糾紛與檔案管理新途徑探究

王芳

中圖分類號：C962 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）4-285-01

摘要 人事檔案管理是事業單位管理工作的一項重要內容，由于一些因素的影響致使在人事檔案管理中經常出現一些糾紛，從而影響了事業單位人事檔案管理的效率。基于此，本文就事業單位人事檔案糾紛產生的原因和提高人事檔案管理的新途徑進行了分析。

關鍵詞 事業單位 人事檔案管理 糾紛 新途徑

一、事業單位人事檔案糾紛的原因分析

（一）人事檔案管理體制與用人機制不配套

市場經濟體制改革之后，用人單位的思想觀念發生了極大地變化，對于員工的個人能力更加重視，單位約束員工主要通過勞動合同，不再是人事檔案，合同到期之后，員工也可以按照自己的意愿自主選擇留下或者離開，也就是員工及用人單位擁有雙向選擇權，員工為了謀求更好的發展而跳槽的現象比比皆是，部分用人單位為了單位的利益可能會以各種理由將員工的人事檔案扣留，“死檔或棄檔”“人質檔案”等情況經常出現。

（二）檔案渠道不暢，收集歸檔不及時

有相當一部分材料的單位不能及時將材料送交歸檔，加上有些檔案管理人員不能主動去了解和掌握形成干部人事檔案材料源的信息。有的甚至在干部職務或變動幾年后仍沒有相當的材料歸檔。以上存在的問題，不僅直接影響著干部人事檔案的內在質量，而且直接影響著干部人事檔案利用效率和質量。

（三）人事檔案中信息不夠系統完整、利用價值不高

當前階段人事檔案的主要內容依然只有姓名、性別、年齡、民族、文化程度等基本的信息，個人的專業特長、就業經歷、業績水平等等動態的資料往往沒有在人事檔案中表現出來，檔案的信息十分基礎，不夠系統完整，難以全面的反應個人的工作能力、道德素質。正是由于檔案信息的不全面，僅憑人事檔案并不能夠反應出人的全貌，檔案的利用價值較低，事業單位并不能通過檔案發現人才。

（四）管理意識不強，有懶惰情緒

人事檔案管理是一項細致、系統的工作，要求管理人員有高度的責任心和管理意識。人事檔案的審核關系到個人的職稱晉升、工資對應和職務任用等，尤為重要。這就要求人事檔案管理人員要仔細審核所有的人檔材料，確保人事檔案的真實性。還有一些管理人員，認為我是“在編”人員，工作好壞都無所謂，產生隋性心理。對人事檔案管理工作不上心、不用心，在其位不謀其職，導人事檔案管理工作拖延，檔案得不到及時整理、更新。

二、提高事業單位人事檔案管理的新途徑

（一）嚴格人事檔案管理相關制度

建立嚴格的人事檔案管理制度是做好人事檔案管理工作的前提，也是事業單位人事檔案管理的目標。檔案管理人員必須按照職責規定，對檔案材料進行收集和歸檔，并針對檔案收集、鑒別歸檔、查（借）閱、轉遞、保管保密以及檢查、核對、統計等環節制定嚴格的制度。檔案管理人員在工作中要嚴格遵守工作紀律；檔案調用要按照組織程序進行；要定期對檔案進行檢查，檔案號與檔案名冊的編號要一致，發現錯誤及時更正。（二）健全檔案科目，細化管理目標人才是事業單位發展的根本，健全的人事檔案、科學的檔案管理對于員工的升職、調動都有著十分重要的意義。在實際的人事檔案管理工作中應結合單位的實際需求，根據員工的工作崗位增加一些能夠反映員工個人能力的資料，更符合當前人事管理工作的需求，也可以有效地提高人事檔案的利用價值，比如專業技術人員的檔案中除了一些基礎的材料，還可以附加上科學技術成果材料、參加專業學術會議的證書、專業技術失誤差錯材料等等，讓用人單位能夠更加清晰的了解員工的個人情況，為單位的人事調動等決策提供依據。

（三）人事檔案管理要規范

為了確保人事檔案管理的規范，必須建立一套嚴格的檔案管理工作流程，按照檔案管理質量的相關要求進行歸檔整理。在收集原始材料時一定要加強審核，確保材料收集的真實性和準確性。材料入檔前要認真甄別，做到手續完備、字跡清楚、表述準確，具有保存價值。材料歸檔時要嚴格分類、有序編排、整齊裝訂、統一入庫。對于人事檔案材料的審核要建立二次審核機制。檔案材料需要相關部門蓋章或者個人簽字的一定要補全，避免日后出現不必要的糾紛，材料的形成要有時間，對于檔案材料出現的錯誤要及時糾正，提高檔案材料管理的準確性。只有嚴格規范管理，才能確保人事檔案管理的質量。

（四）加快檔案管理信息化進程

近年來，信息技術飛速發展，在檔案管理工作中引入現代信息技術已經成為檔案管理工作的新趨勢，通過信息化能夠讓檔案管理水平更高、更快捷，能夠節省大量的人力、物力和時間。電子化的人事檔案可以讓檔案使用部門實現信息共享，避免了傳統的紙質檔案只有一份原件的不便。電子信息檔案可以實現迅速檢索，使信息查詢更加方便快捷，提高了檔案信息的實用性和有效性。同時電子人事檔案信息通過計算機網絡能夠遠程傳輸，可以異地查閱、異地審核，為跨地區人員的調動及信息查詢提供便利。

三、結語

總之，隨著經濟形勢的不斷變化，事業單位的人員流動明顯加快，人事檔案管理工作中的各種問題層出不窮，嚴重影響了檔案管理工作的效率，因此，事業單位檔案管理人員必須做到與時俱進，提高檔案管理的科學性，促進檔案管理工作效率的提高。