淺談如何提高設(shè)計(jì)人員技術(shù)檔案保管意識(shí)

王光正

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）4-215-01

摘要 隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的快速發(fā)展，相關(guān)的檔案管理建筑規(guī)劃設(shè)計(jì)人員也在現(xiàn)代技術(shù)的更新和創(chuàng)新中不斷地提升著對(duì)應(yīng)的檔案保管意識(shí)。可以說，信息電子化在一定程度上已經(jīng)成為當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的信息保管的主流；因此，進(jìn)行項(xiàng)目工程的設(shè)計(jì)人員就要在大環(huán)境的認(rèn)知中，認(rèn)識(shí)到相應(yīng)技術(shù)檔案的保管對(duì)整個(gè)工程的重要作用和影響。

關(guān)鍵詞 建筑規(guī)劃 設(shè)計(jì)人員 技術(shù)檔案 保管意識(shí)

在工程項(xiàng)目實(shí)際開展的前期，對(duì)工程的現(xiàn)場考察、數(shù)據(jù)收集、信息整理及保管，都是工程建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，其信息檔案的妥善保管也對(duì)后期進(jìn)行的相似工程或工程養(yǎng)護(hù)問題的分析和方案提出中，有現(xiàn)實(shí)意義的參考信息作指導(dǎo)。為此，本文就如何提高設(shè)計(jì)人員技術(shù)檔案保管意識(shí)進(jìn)行對(duì)應(yīng)的分析和探討，為后期的檔案保管工作提供相應(yīng)的措施借鑒和參考。

一、技術(shù)檔案保管形式

進(jìn)行技術(shù)檔案的保管，從實(shí)際的目的進(jìn)行分析，其是為最大限度的延長檔案在介質(zhì)上的使用壽命，即記錄在載體上的相關(guān)技術(shù)材料在現(xiàn)實(shí)生活和社會(huì)發(fā)展需要的過程中，能在有效的時(shí)間里提供數(shù)據(jù)資源。目前，我國建筑行業(yè)的設(shè)計(jì)檔案管理已基本實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子信息系統(tǒng)檔案的轉(zhuǎn)換。隨著技術(shù)的發(fā)展，其設(shè)計(jì)檔案的管理也分為紙質(zhì)檔案、膠片檔案、磁記錄檔案、光盤檔案的技術(shù)檔案保管形式；由于傳統(tǒng)資料載體在一定程度上需要相關(guān)聯(lián)的物質(zhì)媒介作為相應(yīng)的儲(chǔ)存，其檔案的原件具有唯一性、原始性、憑證性的特征，使得對(duì)原始檔案的管理、保護(hù)在保管形式轉(zhuǎn)變的過程中，檔案管理人員開始將信息數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化信息保存、調(diào)用，也在側(cè)面保證了紙質(zhì)類檔案原件的保存和年限的提高。而這之中離不開其自身技術(shù)檔案保管意識(shí)的提升。

二、提高設(shè)計(jì)人員技術(shù)檔案保管意識(shí)的措施

在現(xiàn)實(shí)建筑工程規(guī)劃設(shè)計(jì)的過程中，會(huì)產(chǎn)生大量與工程項(xiàng)目有直接聯(lián)系的數(shù)據(jù)信息，而實(shí)際開展的檔案管理中，相關(guān)的管理人員需充分意識(shí)到信息技術(shù)帶來的積極因素和不利影響，并在現(xiàn)階段存在的管理問題做到以下幾點(diǎn)：

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的能力意識(shí)培養(yǎng)

通過召開能力培訓(xùn)的方式，定期邀請(qǐng)專業(yè)人士進(jìn)行實(shí)際檔案保管的留存知識(shí)和模式的指導(dǎo)，將相關(guān)的專業(yè)知識(shí)編輯成冊(cè)，使其人員在業(yè)余時(shí)間能通過自我學(xué)習(xí)、自我分析的過程中拓寬其在檔案管理領(lǐng)域的意識(shí)見解和知識(shí)理論框架，同時(shí)加強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)能力的提高；且積極引進(jìn)相關(guān)高素質(zhì)人才，吸引更優(yōu)質(zhì)資源的過程里也是對(duì)整體發(fā)展朔評(píng)和管理技能的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整和升級(jí)。

（二）完善相關(guān)的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)

在進(jìn)行數(shù)字檔案的資料整理、分類、存儲(chǔ)、調(diào)取的工作進(jìn)程開展中，要依據(jù)其實(shí)際的特點(diǎn)進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一，在保證檔案信息在實(shí)踐、地點(diǎn)都不會(huì)受到一定因素影響或限制的作用中，確保其工程信息實(shí)際信息資源的共享。因此，建立適用于自身企業(yè)發(fā)展的字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)，即英文數(shù)據(jù)、中文文字編碼、集外字符編碼等標(biāo)準(zhǔn)；數(shù)據(jù)格式的規(guī)范，即文本數(shù)據(jù)、圖像數(shù)據(jù)、音頻數(shù)據(jù)、視頻數(shù)據(jù)等；信息輸出方式的規(guī)范及數(shù)據(jù)傳輸和網(wǎng)絡(luò)通信的規(guī)范。都是確保信息在收集、整理、歸類、調(diào)取過程中的安全性和憑證性的有效措施。

（三）健全、完善管理制度

在實(shí)際檔案資料的管理過程中，要建立相對(duì)完善的檔案管理制度規(guī)范，使其資料在實(shí)際的管理進(jìn)程中對(duì)資料后期的調(diào)取有可靠、穩(wěn)妥的使用管理方式并有法可依。因此，在實(shí)際的檔案管理中就需要細(xì)化各個(gè)資料的性質(zhì)范圍和歸檔類別，在進(jìn)行客觀的電子數(shù)據(jù)價(jià)值評(píng)價(jià)中，選擇性的進(jìn)行資料歸檔；并需對(duì)電子文檔的歸檔時(shí)間進(jìn)行相應(yīng)標(biāo)注，防治數(shù)據(jù)流失；規(guī)范、健全移交的手續(xù)，確保資料傳遞的安全性和走向；完善電子文檔管理環(huán)境，使資料在有效的管理過程中對(duì)應(yīng)的機(jī)械運(yùn)行、儲(chǔ)存狀態(tài)安全可靠；規(guī)范文檔使用管理、審批、閱辦的流程程序，防止信息資料的外泄。

三、結(jié)語

隨著社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也在不斷地提高和創(chuàng)新，而相應(yīng)的信息保管、儲(chǔ)存、調(diào)用也在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展中有了更為便捷、高效的檔案管理體系，在信息化融入我們生活的方方面面的過程中，信息的電子化已經(jīng)成為了當(dāng)代的傳播途徑和保管方式，在其技術(shù)信息具有的唯一性、原始性、憑證性特征上，實(shí)行資料信息的檔案保管人員在一定程度上對(duì)其原件的真實(shí)性、原始性起著至關(guān)重要的作用。也正因檔案管理的重要性，在實(shí)際管理機(jī)制的運(yùn)行中，不斷提高自身檔案管理意識(shí)和知識(shí)能力，也是保證檔案安全性的主要環(huán)節(jié)。