高校二級學院辦公室工作特點及其應對方法探索

周艷麗

摘要：本文從實際工作經驗出發，分析了高校二級學院辦公室工作的主要內容和主要特點，并針對辦公室工作的綜合性、政策性、重復性、服務性和突發性，探索出一條既能提高工作效率、又能提高服務質量的適用方法。

關鍵詞：高校；二級學院；院辦；辦公室工作；主要特點；工作方法

中圖分類號：G931.4 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2018）51-0233-02

一、引言

學院辦公室、教學辦公室、學工辦公室通常組成一個完整的高校二級學院辦公室，本文要談的是狹義上的學院辦公室（簡稱“院辦”）。院辦負責院校對接，以及處理學院日常事務，教學辦和學工辦事務以外的所有事務幾乎都由院辦負責，包括黨務的、人事的、財務的、后勤的等方面，可以說是二級學院的中心樞紐以及學院領導的左膀右臂[1]。

二、院辦的主要工作內容

作為二級學院的中心樞紐，院辦所涵蓋的工作內容可謂紛繁復雜，每所高校每個學院的具體內容有所不同，但總體大同小異，主要包括辦公室日常事務、學院人事相關工作、學院財務相關工作、學院宣傳工作、各項公文的起草與歸檔、計劃生育與報修工作等[2]。

（一）辦公室日常事務

辦公室日常事務中除了各項會議與通知的上傳下達，還要做好學院對外聯絡和接待工作；列席學院各項行政辦公會議，做好會議記錄；擬定或校對以院名義簽發的各種文件、報告、信函、材料、介紹信等文件，并對重要文件及時歸檔；管理和使用學院印章。

（二）學院人事相關工作

協助分管院長做好職稱評定、人才引進、離退休人員、崗位聘任、考勤等人事工作。

（三）學院財務相關工作

協助分管院長做好財務預算、院收入和支出、獎金、福利等財務管理工作；崗位津貼與獎金的計算與發放工作；學院辦公用品、辦公設備采購與招投標工作；學院接待費用、辦公用品等各項支出的財務報賬工作。

（四）學院宣傳工作

各種宣傳新聞、材料的撰寫與編輯；海報、宣傳冊的編排與印制；學院網站新聞稿件的審核與上傳等。

（五）計劃生育工作

學院教職工以及在校學生的計劃生育統計工作、政策的下達執行與相關數據的上報等。

（六）報修工作

學院辦公區域的儀器設備、空調、燈管、門鎖以及固定資產的報修工作。

三、院辦工作的主要特點

縱觀上述院辦工作內容，不難看出，院辦工作具有以下幾個特點。

1.工作性質專業性較弱，工作內容綜合性強，繁雜、瑣碎，適宜坐班制[3]。在當今就業環境下，能夠進入高校就業的一般都是碩士研究生以上學歷，這類人群往往自學能力較強，專業性較強，從事辦公室工作本身沒有什么難度，而主要難在如何調整心態，將這樣一項不具專業性的工作做到專業化。他們需要適應不停地角色轉變，面對對外聯絡和接待工作時，他們可以是公關人員，代表學院的形象；面對人事工作時，他們可以是人才資源管理人員，客觀、專業地做好各項人事工作；面對財務工作時，他們可以是專業會計；面對宣傳工作，他們可以變身新聞工作者；面對辦公室日常事務時，他們又可以是大管家。可以說這項工作是專業性的，對辦公人員的綜合能力要求極高。

2.工作性質的政策性[4]，工作內容的重復性。記得進入院辦工作的第一個月，筆者處于摸索和適應階段，辦公室主任交給筆者的唯一任務就是學習政策文件。這些文件分門別類地置于各個文件夾中，分年度、級別（校級、院級）、出處（校發文、組織部發文、宣傳部發文等）。通過這些文件，可以大致了解近些年學校和學院的各項政策、制度變遷，以及現行政策、制度。所以說院辦的很多工作都是政策性的，都是依據學校和學院制定的規章制度進行的，絕不可任意而為。在政策這個標尺下辦公，可以避免很多不必要的麻煩，少走很多彎路。

入職第二年會發現，基本在重復上一年的工作，比如，每年寒暑假之前會上報下一年的資產配置計劃；每年寒假到來的最后一個工作周，辦公室人員都要緊鑼密鼓地核算績效。也就是院辦工作是有一定重復性和有規律可循的。這也為辦公室工作人員提高工作效率創造了條件。

3.院辦工作崗位為管理崗，實則“管理”的少，服務的多。剛來院辦工作不久的新人一般都會發現，老師們有什么事情都會找到院辦，工資問題、公積金問題、辦公桌椅問題、門窗問題，說辦公室工作人員是大管家一點不為過。可見，院辦是各種信息的聚集地，院辦工作具有服務性，不光是為廣大老師服務，更為學院領導服務。前文提到過，院辦是學院領導的左膀右臂，學院領導對學校政策的執行和對學院的管理都是通過院辦來實現的，院辦有義務為學院領導協調各項工作和各種矛盾，為學院領導的決策提供便利。

4.突發性也是院辦工作的一大特色。院辦工作的突發性是院辦需要坐班的原因之一。在信息化時代，可以通過手機、QQ、微信等多種通訊工具聯絡和傳遞訊息，也意味著隨時會彈出一條緊急通知，或者急需處理的事務，甚至每天在即將下班的最后幾分鐘接收到新的工作任務，或者有人員到訪。院辦的很多工作都是突發性的，沒有預兆的，需要工作人員有很強的應急能力。

四、院辦的工作方法探索

針對院辦工作的綜合性、政策性、重復性、服務性和突發性等特點，探索出一條既能提高工作效率、又能提高服務質量的適用方法，是辦公室工作人員需要思考的問題。

1.每天面臨鋪天蓋地的瑣碎事務，很多辦公室工作人員顯得心浮氣躁，這種情況下，如何能好情緒地做好服務工作呢？通常辦公室有2—3名工作人員，這時可以發揮團隊協作的力量，盡管辦公室事務繁雜瑣碎，但依然可以大致地劃分為黨務的、人事的、財務的、后勤的等方面，可將這些工作進行分配，每人負責1—2塊。

有效使用辦公工具對文件進行分類整理也是應對煩瑣事務的途徑之一。所有經手的電子、紙質文件都要分門別類地進行整理、歸檔，方便今后快速查詢。一堆瑣事向你襲來時你會發現真的是好記性不如爛筆頭，建立備忘錄，把待辦事宜隨手記下來。

2.前文提到，由于工作內容的重復性，院辦工作是有一定規律可循的。所謂凡事預則立，不預則廢，掌握這種規律，提前做好工作準備和編制工作計劃，可事半功倍，提高工作效率。

3.辦公室工作不是一項可以出直接成果的工作，對工作人員業績的評價很難量化。辦公人員每日忙忙碌碌于瑣事之間，不了解他們的人卻看不到他們的成績，認為他們什么都沒做，這對于辦公人員的工作積極性是一種很大打擊。同時也激勵辦公室工作人員增強服務意識，低調做人，高調做事，急老師之所急，想教師之所想，老師們的認可和好評是對辦公人員的最好嘉獎。

4.良好的人際關系在辦公室工作中至關重要。不光要處理好與老師們的關系，還要處理好與辦公室同事之間的關系。處理好與老師們的關系直接決定著服務質量的高低，工作價值能否體現；處理好與辦公室同事之間的關系則有助于個人身心健康和工作的開展。

5.以上四條都是講的內在因素，好的工作方法的實行必然少不了寬松有序的大環境。辦公室工作的特殊性決定了辦公室工作人員要承受巨大的外在壓力、忍受常人想象不到的誤解與責難。建立行之有效的激勵機制與監督機制可促進工作人員的積極性和主動性，如獎懲制度、崗位晉升制度等。

作為一名普通院辦工作者，筆者認為，院辦工作不難，難在心態，調整好心態，以服務為宗旨，積極主動做好本職工作，這是院辦工作最為行之有效的方法。

參考文獻：

[1]管麗華.淺談高校二級學院辦公室管理[J].統計與管理，2015，（6）：105-106.

[2]姚丹丹.淺析高校二級學院辦公室工作要點[J].統計與管理，2016，（6）：163-164.

[3]謝文濤.高校二級學院辦公室管理面臨的問題及其對策研究[J].西北成人教育學報，2011，（4）.

[4]童曉明，斯榮喜.改進和創新高校辦公室工作的幾點思考[J].浙江大學學報，2008，（4）.