探討加強現代水利工程檔案管理工作的措施

文/李艷芳，中山市圍墾有限公司

檔案管理是現代水利工程管理工作中的重要內容，檔案信息是對水利工程的完整記錄。通過對檔案信息進行整理和分析，能夠發現現代水利工程建設中的優勢和不足，以便建設單位對不足之處進行改進，從而提升自身的建設水平。

1 現代水利工程檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理意識不足

水利工程的規模通常比較大，其涉及到的領域比較多，具有很強的專業性。所以，在水利工程建設中會形成許多復雜的檔案，使得檔案管理工作量很大，且對檔案管理人員的專業化水平要求比較高。如果不能將水利工程各個方面的信息詳細的記錄下來，并將相關資料整理好歸檔，就會增加水利工程日后的維護難度，還可能給水利建設單位造成嚴重的經濟損失。所以，建設單位必須重視檔案管理工作。但是，從實際情況來看，許多建設單位都缺乏檔案管理意識，企業領導只關注工程質量和成本，而忽視對檔案的管理，使得水利工程檔案管理質量不高。在需要查詢相關資料時，卻難以找到完整、準確的資料。

1.2 缺乏完善的檔案管理制度

水利工程中的參建單位往往比較多，建設周期比較長，檔案管理會涉及到多個領域的內容。所以，企業必須建立完善的檔案管理制度，才能實現檔案管理的有序性。但是，受各方面因素的影響，有的企業沒有建立完善的檔案管理制度，或者制定有相應的制度而沒有嚴格執行制度中的內容。比如，沒有及時的將水利工程施工過程中形成的檔案歸檔；監理單位沒有及時的將原始資料移交給建設單位；有些企業會組建臨時的工程指揮部，但卻沒有對其進行嚴格的管理，使得有的檔案存在錯誤信息，有的檔案又不夠完整；由于水利工程建設中的技術人員流動性很大，所以檔案遺漏、丟失現象比較嚴重，會增加檔案管理工作的難度。

1.3 信息化管理水平不高

隨著互聯網的不斷發展，信息化技術在各個領域中的應用已經比較廣泛。雖然有的企業會采用信息化的方式對水利工程檔案進行管理，但對這方面的資金投入卻很少，導致信息化管理水平不高。比如，大部分的水利工程檔案管理人員都不具備專業的檔案管理知識，企業會臨時抽調員工對檔案進行管理，而抽調的人員基本為新進員工，其缺乏檔案管理經驗，也沒有經過系統性的培訓。在對檔案進行管理時，習慣性的采用紙質化管理方式，導致檔案信息的收集和歸檔不及時，也沒有對檔案信息進行有效的分析，檔案價值沒能得到充分的利用。在這樣的管理模式下，水利工程檔案管理工作也就會失去原有的意義。

2 加強現代水利工程檔案工作的措施

2.1 強化企業的檔案管理意識

現代水利工程檔案管理工作涉及到工程建設各個方面的內容，其貫穿于水利工程建設的全過程。無論是在水利工程的設計階段，還是在施工階段和竣工階段，都會形成許多建設資料，包括施工圖紙、施工合同、施工方案、施工進度表、原材料采購計劃、竣工驗收方案等。這些資料能夠客觀的反映水利工程的實際建設情況，還能為工程后續的維護檢修工作提供參考依據。所以，企業必須強化自身的檔案管理意識，將檔案管理作為日常管理工作內容。比如，定期將企業員工組織起來，為其普及檔案管理知識，使其認識到檔案管理工作對水利工程建設的重要作用，促使員工在自己的日常工作中主動的將相關資料收集整理好，統一的交給檔案管理人員。企業領導則應該做好帶頭工作，通過自己的行動去影響下面的員工。只有領導重視檔案管理工作，員工才會重視檔案管理工作，從而提高水利工程檔案管理工作質量。

2.2 建立完善的檔案管理制度

要促使現代水利工程檔案管理工作的順利進行，企業就需要建立完善的檔案管理制度，為檔案管理工作提供制度保障。比如，將檔案管理工作目標分解到各個部門，由檔案管理人員對各部門的檔案管理工作進行監督。各部門要將檔案的收集、整理工作落實到每位員工，員工將自己工作中形成的資料收集、整理好，統一交給部門負責人，再由部門負責人將本部門所形成的檔案交給檔案管理人員。通過這樣的方式，不僅能夠減少檔案管理人員的工作量，還能提高檔案信息的完整性，促使檔案管理工作效率的提高。

2.3 提高檔案信息化管理水平

水利工程建設企業在對水利工程檔案進行管理時，應將各紙質檔案轉化為數字檔案，通過數字化的手段提高檔案管理效率。同時，對數字檔案進行備份，將重要的檔案備份，可提高數字檔案的安全性。利用軟件對水利工程檔案進行管理，還能及時的對檔案信息進行分析、改正和更新，從而確保檔案信息的完整性和準確性。比如，企業在施工過程中，可將施工進度表制作成電子檔案，如利用ERP管理系統，則在施工過程可隨時對進度表的內容進行調整，使其與實際的施工情況相符。在施工結束后，將施工進度表歸檔，其就能夠真實、客觀的反映工程的實際施工進度。如果需要查詢工程的施工進度，只要從軟件中提取出來即可，能夠使檔案的檢索更加便捷。

3 結束語

綜上所述，在我國水利工程項目不斷增多的情況下，對現代水利工程檔案進行管理時，要強化企業的檔案管理意識，注重現代化發展，才能使每位員工都能參與到檔案管理工作中。同時，要建立完善的檔案管理制度，充分利用信息化技術，以保障水利工程檔案管理工作的順利進行。而提高檔案信息化管理水平，則能提升檔案管理效率，并確保水利工程檔案信息的準確性和完整性，最終保證檔案管理工作質量。