基于提高辦公室檔案的收集整理效率探究

文/劉會星，岳陽市風景園林中心

1 引言

隨著經濟發展水平的不斷提升，做好辦公室檔案的收集整理工作越來越重要。現階段，由于檔案收集整理工作比較繁瑣，因此，從整體上來看，辦公室檔案的收集整理效率比較低。因此，采取必要措施對辦公室檔案收集整理工作的效率進行提升具有十分重要的現實意義。

2 辦公室檔案收集整理工作的內容及其特點

2.1 工作內容

通常來說，辦公室檔案收集整理工作的內容主要有以下4個方面，即檔案資料的收集、整理、審核以及保存。同樣這4方面的內容也是辦公室檔案收集整理工作的具體步驟，在實際工作過程中，需要按照順序依次進行，任何一個內容都不能忽視，如果漏掉了哪一部分內容，整個檔案的收集與整理工作就會得不到有效的開展。舉例來說，在對辦公室的檔案進行收集與整理的過程中，第一個步驟就是收集檔案，如果事前沒有對檔案的收集工作進行開展，那么后續工作也無法順利進行。檔案的搜集實際上就是對檔案內的各種資料進行搜集，之后，將收集到的檔案資料存放在檔案盒內。在完成檔案的搜集工作之后，需要整理檔案。在進行檔案整理的過程中，相關工作人員應該按照一定的分類方案進行，從而使檔案資料能夠有序存放。審核檔案資料，在此過程中，應該使得檔案的真實性得以保證，所以，對于存放的檔案來說，真實性是必須要進行保證的，否則就會對后期的工作產生不利影響。最后，保存檔案資料，該步驟就是對審核通過之后的檔案資料進行分類并對其進行存檔，便于后期工作人員的查詢。

2.2 辦公室檔案收集整理的特點

從總體上來說，辦公室檔案收集整理工作主要具有綜合性、創新性以及邏輯性等特點。具體來說，辦公室自身就具有較強的綜合性，其與各個部門之間的溝通最為緊密，因此，辦公室檔案的收集整理工作也具備一定的綜合性，如此一來，才能夠使得各個部門檔案查詢工作更加的便捷。其次，在收集整理檔案資料期間，應該嚴格按照相關的制度來進行，因此，體現了檔案收集整理工作的邏輯性特點；最后，在進行檔案整理的時候，為了能夠使檔案的作用得以充分的發揮出來，應該與本單位發展的實際情況相結合來對檔案收集整理的方法進行科學合理的調整與創新。

3 對辦公室檔案收集整理工作效率進行提升的措施

3.1 從制度出發完善檔案收集管理體制

制度是規范行為的有效舉措，是提高效率的重要保障。在檔案收集管理的工作中，只有不斷改進管理制度，才會適應時代的要求，不至于因為制度落后而造成惡劣后果。這就需要領導加強重視，積極投身規章制度的建設，發揮好帶頭作用，合理分配工作任務。同時管理人員也要響應領導的號召，提高自身管理意識，將制度落到實處，在進行管理過程中有章可循，通過實踐來促進檔案收集管理制度的順利開展。那么具體可以分為四個步驟。首先要建立完備的歸檔制度，使檔案的內容能夠全面、準確的反應實際情況，然后根據不同的材料、時間來歸檔，既利于查閱又方便管理。其次則要構建高效的保管機制，使檔案文件能夠在安全的保管環境中妥善儲存，通過這一必要手段實現檔案的完整性。另外檔案保密制度也起著不可替代的作用，對檔案的保密工作可以根據文件重要性來確定安全等級，制定一套縝密的保護措施，從而避免檔案信息的泄露。最后要做的就是完善檔案借閱制度，嚴格把控借閱過程的手續，同時還要防止檔案文件被抄襲與復制，通過實名登記等方法來確保檔案的安全性。

3.2 為檔案管理配置專業的設備

隨著我國經濟的不斷發展，在各行各業穩步發展的同時，應當為辦公室檔案管理的硬件設施進行一定的改善。由于目前我國對檔案管理專業設備的配置還屬于空白階段，對檔案管理的推廣造成了很大的阻礙。因此各行各業為辦公室檔案管理配置專業的設備，不僅體現了對檔案管理制度的重視，還能夠在很大程度上促進檔案管理水平的提高。有了專業設備的支持，能更好地促進檔案收集整理與行業發展的結合，從而為各行各業帶來更高的經濟效益。

3.3 運用現代化元素進行檔案收集整理

3.3.1 將數字化元素引渡到檔案收集整理當中

在這個信息化高度發達的社會，檔案收集管理模式得到了快速的更新，科技化、媒體化與信息化成為了主要特征，這也大大促進了檔案收集管理的高效發展。在對檔案進行儲存時，一改之前的保存模式，利用計算機將檔案信息上傳，實現檔案的數字化管理，從而對檔案文件做到集中分配。而用戶也可以通過上網隨了解檔案信息的現狀，在需要的時候能夠以最快速、最便捷的方式來進行查詢，既滿足了用戶需求也提升了檔案收集管理工作的質量。

3.3.2 開展網絡化檔案收集管理服務

檔案收集管理是一種記錄形式，它具有一定的歷史性意義。傳統的記錄方式以書寫為主，紙張作為重要載體則必不可少。可是隨著時代的發展，科學技術得到了顯著提升，網絡信息技術逐漸成為了時代的主導，為了順應潮流，檔案收集管理方式不得不發生著變革，那就是利用網絡來實現高效管理。這樣首先可以保證檔案文件不易丟失，而且在大數據時代的背景下，可以實現交流互通的目標，與社會的腳步保持一致，促進檔案收集管理工作的穩步進行。

3.4 建立良好的檔案收集整理工作銜接機制

缺少有效的工作銜接機制也是影響工作質量及其效率提升的重要因素，應該給予足夠重視。在具體的工作實踐中，首先應該建立一套科學完善的檔案收集整理工作程序，規范檔案管理工作流程。所謂無規矩不成方圓，只有建立一定的工作程序，才能有效避免檔案流轉和存檔過程出現的誤差，也可以為檔案管理工作的順利開展打下良好基礎，程序一旦建立，就應該嚴格按照規范流程進行，任何人都不能隨意改動。其次，應該建立文書和檔案銜接機制。因為檔案收集整理工作是以文件為基礎進行的，如果文件工作不夠規范，那么要想使檔案管理工作取得良好效果也是不可能的。因此，應該重點關注文書和檔案收集、管理方面的銜接，對于一些需要進行存檔的文件，應該進行詳細登記和分類，嚴格按照事先制定的工作流程操作，盡量做到統一和規范。

3.5 采用有效方式打造優質檔案收集管理團隊

3.5.1 檔案部門領導加強管理意識

一個團隊的核心在于領導者能力的強弱，要想實現檔案收集整理工作效率的有效提高，就必須重突出領導的重要地位，將其煽動力與影響力充分的發揮出來，在領導的帶動下提升整個工作隊伍的實力。這就需要領導者具有較高的思想意識與專業技能，對檔案文件的收集與管理能夠全面掌握，不僅要具備基礎的專業知識，還要擁有綜合發展的潛質，做到文化素質與政治修養共同進步，打造一支優良的工作團隊，為檔案收集管理工作提供實質性保證。

3.5.2 采用競爭上崗方式進行團隊組建

檔案收集整理在選拔工作人員時要采用競爭式上崗機制，通過互相比拼來激發員工的積極性。同時還要做到公開透明，對干部的選拔要公平公正，營造一個良好的競選氛圍，為人才的獲取打造有效平臺。這種方式不僅可以杜絕部門中的不良習性，使“走后門”等行為遭到嚴厲打擊，還能夠為有志之士開通公正的渠道，通過自身努力得到上崗機會。

3.5.3 加強團隊檔案收集整理專業技能培訓

影響檔案收集管理工作效率高低的不僅是管理人員的思想意識，其自身的專業技能也有著不可替代的作用。而當下大部分管理人員在這方面普遍存在問題，為了有效緩解這種現狀，就必須要做出改變。這就要加強對檔案收集管理人員的專業技能培養，通過定期舉行技能大賽，讓管理人員積極參與其中，在專業人員的幫助下提升自己的專業能力。同時管理工作人員也要主動投身學習，通過觀看書籍與視頻來充實自我，做到理論與實踐相結合，切實提升自我的專業技術能力，為檔案收集管理提供技能支持。

4 結語

總而言之，辦公室檔案收集整理工作具有一定的綜合性，且比較繁瑣、復雜，所以，對于辦公室檔案收集整理人員來說，應不斷提升自身素質，切實提升辦公室檔案收集整理工作的效率。

[1]馬文德.檔案管理在企業發展中的意義分析[J].現代國企研究，2018（10）.

[2]武奇.檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業務，2018（11）.

[3]孫亞形.如何解決工程檔案前期資料收集難的問題[J].人力資源管理，2018（02）.