淺談財務共享模式下報銷業務的效率提升

文/喬英 李永強，.中國石化財務共享服務中心濮陽區域服務部；.中國石化集團中原石油勘探局有限公司供熱管理處

目前，財務共享服務模式下的費用報銷系統是，提報人在費用報銷系統（ERS）中創建申請，企業財務科打包寄送后，將發票等紙質單據送達財務共享中心檔案管理科，共享檔案科通過簽收、初審、掃描、質檢后，形成電子影像件，將不同性質的業務派工到各核算科，各核算崗員工根據系統線上提報的業務，審核電子影像件進行業務處理。

實施財務共享，通過信息技術手段有效提升了企業會計核算、財務管理、預算管理等工作水平，也為企業加強管理、經營決策提供了有效依據，但實際使用過程中依然存在費用報銷流程不夠簡單、便捷和智能等問題。

1 目前費用報銷系統存在的問題

1.1 ERS系統不穩定

（1）業務提報環節頁面不友好，部分提報人員反映，提報費用申請需要維護信息較多。在系統的各個環節經常出現卡單、丟單現象，需要顧問在后臺推送。

（2）部分公司代碼下企業的主要核算信息字段共享前審維護過，在掛賬環節帶不過來，需要手工維護，增大工作量。

（3）需要手工維護的字段較多，系統不智能。如輔助對象的錄入沒有收藏功能，每一次的錄入都需手工篩選，在涉及多個費用行項目時，需要逐條手工維護費用輔助信息，工作效率低下。

1.2 核算崗人員審核工作量大

（1）審核、計算票據工作量大。對私費用報銷業務涉及的發票種類較多，包括增值稅發票（專票、普票、電子發票）、普通發票（卷式發票、定額發票）、飛機票、火車票、出租車票等各類票據。目前部分單位進行了OCR識別試點，也只是針對增值稅專用發票的識別，僅占報銷業務的極小一部分，其余的發票仍然靠核算崗的肉眼識別，工作效率低，財務人員主要工作精力用于審核，匯總單據金額計算，浪費了大量的人力、物力、財力。

（2）費用項目具有財務專業性。因為費用報銷系統中費用項目為財務會計科目，與實際發生的業務名稱不太一致，提報人員為一般員工，無財務專業經驗，所以提報的業務不太準確，共享核算人員需要判斷提報的費用信息是否符合財務規范，也在一定程度上影響了工作效率。

2 相關建議和設想

2.1 運用信息化手段提升效率

（1）單據掃描智能識別

目前，依托二維碼和OCR智能識別技術對原始憑證進行批量掃描、自動分組，高效完成報賬單據和影像的匹配。通過掃描發票上的二維碼及其他信息，與稅務系統對接，可以實現對發票真偽的核查，自動提取企業名稱、發票名稱、內容、金額、發票代碼、發票編號、稅率等重要信息，將所有涵蓋經濟業務的內容，對應到掛賬憑證的會計科目中，自動生成掛賬憑證。

（2）業務進程自動化處理

要實現該職能，企業需要在原有信息化系統的基礎上加強相關場景描述，結合新技術在原有系統模塊中加入更多字段，用以清晰描述業務場景，便于系統通過人工智能識別，確定業務屬性，進行自動化處理。在整個過程中，達到僅最后掛賬環節需要進行人工再確認，其他部分均實現自動化,使共享人員由操作型轉為控制型。

2.2 流程改造提升報銷效率

（1）優化報銷系統審批流程

目前的費用報銷流程是：企業提交報銷申請、寄送單據→共享檔案部掃描影像并質檢→企業初審→企業審批流（前置）→共享初審→企業審批流（后置）→共享掛賬憑證→企業提交資金計劃→共享復核掛賬憑證→共享資金支付→員工收到款項→共享支付憑證，企業端與共享端交替操作，一個環節完成之后才能進行到下個環節，整個報銷業務流程鏈條較長，且存在企業端與共享端重復工作，通過信息及智能化改進，并結合企業預算管理工作，鏈條可以縮減為企業寄送→影像掃描→共享審核，其余過程均可通過自動化來完成，大幅提高企業端和共享端效率，縮短流程。

（2）建立員工報銷信用體系提高支付效率

目前，諸如華為等國內及國際先進企業，均做到先前臺支付、再后臺處理業務模式，基于共享報銷業務服務對象主要是中石化內部員工，完全可以通過與企業簽訂支付承諾協議，對個人信用體系的建立與管理等方式，提高報銷業務支付效率。我們假設，企業寄送并掃描后，根據信息系統提示，報銷金額已確定，先進行支付后會出現的各種場景。

1.共享后臺處理后，業務與票據均無誤，則業務完成。

2.共享后臺處理后，業務有疑問，則共享端與企業端財務進行業務溝通，溝通完成后進行處理并完成業務；如溝通后雙方仍存在異議，可與服務單位上級財務部門溝通并確定處理模式，然后完成業務；如共享端認定企業業務確有不妥之處，則可通過限定一定時期內企業責令報銷人退回款項及業務，逾期暫停報銷業務等措施實現糾錯。

2.3 大數據提升分析效率

在共享現行的核算模式下，各企業均只對本企業端數據可見，共享中心則掌握著大量的財務數據，這是原來企業端核算不能比擬的，共享端應充分利用大數據的優勢，建立并成為大數據中心，提供有償大數據分析服務，這應成為共享服務中非常有價值的一個環節。

（1）通過橫向與縱向數據比較為企業提升分析效率

隨著共享核算日趨標準化，各核算主體間費用列支渠道與模式逐漸相同，因此，各項數據具備了可比化的基礎。完全可以通過企業間比較、歷史數據比較等方式，為企業提供分析服務，提高共享中心數據使用的效率。

（2）通過多字段數據分析為企業展現效益空間

隨著常規核算的完善，共享中心可以根據企業需求，增加核算明細內容，并通過多字段的數據分析模式，為企業提供有償且有價值的數據分析服務。在大數據、多字段的分析模式下，共享中心能夠清晰展示企業內部在各項業務中的可增效之處，為企業提供有價值的服務資料。

3 總結

財務共享服務模式下的費用報銷，要在有效防范財務風險的基礎上，準確歸集核算各項費用，確實提高工作效率，共享中心更好地為企業的發展提供數據支持、數據分析。