加強軌道交通工程檔案現場管理的實踐與思考

文/陳瑤，重慶市軌道交通設計研究院有限責任公司

1 軌道交通工程檔案管理特點分析

在軌道交通工程各類參建單位中，咨詢服務單位和勘查、設計單位形成的文件材料類型比較統一，管理相對容易。而施工和監理單位的檔案管理與前幾類單位相比，難度要大得多，具體表現在：（1）施工、監理單位文件材料來源廣、種類多、數量大。如施工單位形成的文件材料；監理單位形成的文件材料有施工管理資料、安全控制資料、質量控制資料、進度控制資料、造價控制資料、驗收資料等。（2）施工、監理人員能力、素質參差不齊，各單位對檔案工作重視程度差異較大。加上現階段施工、監理單位人員流動程度較勘查、設計單位更大，檔案人員變動愈加頻繁，導致各施工、監理單位檔案管理水平波動很大。（3）施工、監理現場辦公環境和辦公條件相對惡劣，檔案保管條件較差，導致文件材料原始質量容易受影響。四是大型項目分標段數量龐大，分布面積大。

2 各參建方軌道交通工程檔案管理的職責

2.1 項目工程建設單位

軌道交通工程的建設單位主要負責管理項目工程在前期準備階段的文件、竣工時的決算文件，以及匯總整個工程項目檔案，并加以排序，建設方需安排專人對這些檔案文件進行收集歸檔。當參建方就軌道交通工程簽訂相關合同時，建設方要針對工程檔案的編制責任、數量、移交時間等內容，提出切合實際的明確要求，并監督各參建單位的檔案建立情況，對于立卷工作不完善的單位，建設單位應予以指導。此外，軌道交通工程竣工后，已通過質監部門驗收的，建設單位需與建設地的城建檔案館溝通，進行工程檔案的預驗收。

2.2 項目工程監理單位

軌道交通工程監理單位主要負責管理相關監理資料，同時安排專人負責資料的收集、整理、歸檔工作。對于監理范圍內參建單位的檔案建立情況，監理單位應擔負起監督、檢查的職能，同時做好自身負責的監理文件的組卷工作。當軌道交通工程正式投入施工后，監理單位需監督、檢查施工檔案的建檔、整理和歸檔情況，避免施工資料缺失、有誤等現象的出現。工程竣工驗收后，監理單位應將監理文件轉交建設單位歸檔。

2.3 項目工程施工單位

軌道交通工程施工過程中會產生大量的施工資料，這部分資料的管理工作由施工單位負責，為確保施工資料管理的高效性，施工單位應建立施工檔案管理責任制，將管理職責落實到具體的項目負責人或技術人員，并建立獨立的檔案室，由專職人員隨時進行施工資料的收集整理，保證資料完整、真實、有效。若軌道交通工程項目實行承包制，則由各分包單位負責施工資料的整理和組卷，然后統一交由總承包單位檢查匯總，最終轉交給建設單位。

3 加強軌道交通檔案管理的方法

（1）工程檔案管理體制、歸口管理部門和檔案人員的聯系方式；（2）明確檔案工作交底的對象。檔案交底應該面向各參建單位，不僅針對施工項目部、監理部，還針對勘察、設計單位和第三方咨詢單位；（3）要求各單位內部應建立工程檔案管理組織架構。施工、監理項目部應指定一名領導（項目經理、副經理或總工）負責檔案工作，按標段配備專職檔案資料員，并保持人員相對穩定；（4）要求各參建單位參照建設單位的工程檔案管理辦法，并結合本單位合同工作內容，建立本單位工程檔案管理規章制度；（5）向各單位告知項目工程檔案管理適的標準、規范和管理制度；（6）向各單位告知工程劃分的依據和標準，下發規定資料編制統一格式的工程文件統一用表；（7）要求各單位建立檔案室，配置檔案工作設施、設備。建設過程中各類來往文件、技術文件，包括設計、施工、監理都應及時收集、制作目錄清單，并裝盒裝柜、妥善保管；（8）向各單位告知文件歸檔套數要求，即分別向建設單位、市城建檔案館和運營單位提交一套竣工檔案，同時還應提交一套符合進館要求的電子檔案（包括竣工圖）。電子檔案可以在紙質文件整理完成后掃描，并符合建設單位和市城建檔案館的要求。（9）向各單位告知文件材料歸檔時間要求，即在單位工程驗收后三個月內完成各單位工程文件的編制和移交歸檔工作。（10）告知各單位的結算支付管理辦法，竣工文件的移交完成情況跟結算支付掛鉤，不僅是施工、監理單位，包括勘察、設計單位的結算支付也跟工程檔案工作有關。在每筆合同工程后期的結算支付時，合同管理部門都會征求檔案管理部門的意見，檔案管理部門具有一票否決權。（11）告知各單位檔案工作的檢查指導貫穿項目整個建設過程。檔案管理部門既對各參建單位進行檔案專項檢查，還會參加集團組織的質量安全大檢查，檔案工作的檢查情況也在全線全網質量安全檢查通報中予以反映。

4 注意的事項

工地例會涉及建設單位各專業部門，交底內容繁多，留給檔案部門的時間也十分有限。檔案人員應該在會前充分做好準備，將各項要求形成系統化的PPT演示稿和文字材料，在會上演示PPT并在會后將文字材料發放到各單位相關人員手中，以提高宣貫的針對性和效果。檔案人員應該熟悉各類工程文件內容，特別對各類型參建單位在以往工程文件、檔案形成、管理方面存在的問題要心中有數，便于在會上強調重點并答疑解惑。

5 結語

軌道交通工程建設的復雜性使軌道交通工程監理管理工作面臨眾多問題，需要軌道交通工程監理單位制定明確的管理目標，建立起規范健全的管理模式，將施工管理計劃落實到實處，并做好工程監理資料及后續服務工作。保證軌道交通工程的安全和質量，促進我國交通事業的發展，也間接促進了我國經濟和社會的發展。