基于信息公開對人事檔案管理工作的影響與對策研究

1 引言

在如今的現(xiàn)代社會，人事檔案信息利用是既定事實(shí)，檔案的信息開放已經(jīng)成為檔案工作的主流發(fā)展趨勢，不光是在國內(nèi)，在全世界范圍內(nèi)，這都是一個(gè)主流的趨勢。同時(shí)，檔案的信息開放程度，利用效果還逐漸成為了檔案工作發(fā)展的考核標(biāo)準(zhǔn)之一，也是大眾所認(rèn)可的實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的重要途徑之一。

在檔案公開成為主流的基礎(chǔ)之上，人們對于檔案之中的隱私保護(hù)問題也越發(fā)關(guān)注了，檔案與個(gè)人切身利益密切相關(guān)，若是隱私泄露，就會產(chǎn)生極大的隱患。而且，隨著信息技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用越來越廣泛，檔案信息更加容易被泄露，隱私保護(hù)也因此面臨著更大的挑戰(zhàn)。面對著公民隱私權(quán)意識的逐漸提高，隱私問題已經(jīng)得到了社會的廣泛關(guān)注，檔案信息很有可能會被有心人利用，成為其犯罪的契機(jī)。

因此，如何實(shí)現(xiàn)利用好檔案信息公開帶來的好處，同時(shí)又保護(hù)好檔案隱私，避免出現(xiàn)安全問題，是我們應(yīng)該去思考和探討的。

2 信息公開對人事檔案管理工作的影響

2.1 信息公開有利于發(fā)展人事檔案管理工作

人事檔案的信息公開指的是接收、加工、輸出與運(yùn)用人事檔案信息的過程。信息公開是對人力資源的重新整理和管理。信息公開使得人力資源信息的價(jià)值得到最充分地應(yīng)用，是人事檔案信息的價(jià)值得到充分體現(xiàn)的方式，從而成為了人力資源管理的重要手段之一。首先，信息公開能夠及時(shí)得到反饋信息，以便管理人員能夠從反饋信息中發(fā)現(xiàn)不足，及時(shí)整改，利于人事檔案建立。其次，信息公開還可以發(fā)揮人事檔案的基礎(chǔ)功能，讓人事檔案的利用率得到顯著的提高。

2.2 信息公開有利于人才隊(duì)伍建設(shè)

人事檔案記錄了人事的各種信息，記錄了人才在實(shí)踐中的各種活動，信息公開為各級部門、組織了解人才信息提供了便利，提高了人事管理的效率。同時(shí)，用人單位可以對人事檔案進(jìn)行查閱，從中看出人才的基本概況、社會經(jīng)歷和專長愛好，為崗位安排提供基礎(chǔ)信息，有利于實(shí)現(xiàn)人盡其用，讓人才在最適合的自己的崗位中工作，有利于工作效率的提高。

2.3 個(gè)人隱私信息在于泄露危機(jī)

在信息資源開放利用的過程中，個(gè)人隱私信息遭到侵犯，遭遇泄露是最常見的問題。在這一過程中，侵犯隱私的方式主要有兩種：故意侵犯和過失侵犯。具體來說，在開放檔案資料的過程中，工作人員會因?yàn)槿狈﹄[私保護(hù)的意識而在未征得隱私主體的同意之下，就將涉及隱私的信息給予公開；第二種情況是工作人員未能遵守職業(yè)道德規(guī)范而故意謀私，構(gòu)成了侵權(quán)。無論是故意侵犯和是過失侵犯，其中涉及的原因是方方面面的，檔案信息公開已經(jīng)是既定事實(shí)，這是無法改變的，盡管信息公開帶來了不小的不便，但是我們要在利用好信息公開帶來好處的同時(shí)，采取一些措施來確保信息的安全，避免隱私泄露。

3 基于信息公開對于人事檔案管理工作的對策

3.1 尋求開放利用中隱化保護(hù)與限制的平衡

由于大家都認(rèn)識到了信息公開對于人事檔案管理工作的好處，同時(shí)也清楚地知道信息公開會泄露隱私。因此，我們需要尋求檔案信息公開中隱私保護(hù)與限制的平衡。檔案開放涉及到個(gè)人隱私與公共利益之間的沖突，需要明確地限制個(gè)人隱私的條件和范圍，這其中必定有取舍和妥協(xié)，但這應(yīng)該是商議協(xié)定的結(jié)果，只有明確了隱私范圍，才能真正發(fā)揮檔案利用價(jià)值，又能保護(hù)到個(gè)人隱私。

3.2 檔案開放利用中資料保護(hù)化構(gòu)的職能與責(zé)任

在國外，有關(guān)檔案信息保護(hù)，是由第三方，即專門的檔案保護(hù)協(xié)會來負(fù)責(zé)的。早在1970年，德國就率先設(shè)立了資料保護(hù)專員保證資料保護(hù)法的實(shí)施。美國還成立了相關(guān)的隱私保護(hù)研究委員會、國家審查委員會等資料保護(hù)結(jié)構(gòu)，以此來保障信息的安全。這些機(jī)構(gòu)雖然都是名稱各異，但是他們都是第三方機(jī)構(gòu)，即不涉及到檔案利用方和隱私擁有者的利益，而是完全獨(dú)立于兩者的第三方機(jī)構(gòu)，同時(shí)，他們也會負(fù)責(zé)為檔案管理工作提供建議，監(jiān)督和審查管理工作。可以說，這些機(jī)構(gòu)同時(shí)擔(dān)任著多重角色，既是宣傳員、審計(jì)員，又是調(diào)查員和法律監(jiān)督者。同時(shí)，這些資料保護(hù)機(jī)構(gòu)還對檔案隱私主體的隱私權(quán)提供權(quán)利救濟(jì)，面對在權(quán)力關(guān)系中相對處于若是的隱私權(quán)所有者，資料保護(hù)機(jī)構(gòu)會擁有一定的司法只能，受理相關(guān)的訴訟，開展調(diào)查，協(xié)調(diào)糾紛，真正保護(hù)民眾的隱私權(quán)。

因此，我們也可以學(xué)習(xí)和借鑒國外的這種方法，成立專門的資料保護(hù)機(jī)構(gòu)，切實(shí)將檔案信息的保護(hù)工作落地做實(shí)，同時(shí)，也要牢記，第三方機(jī)構(gòu)在辦公的同時(shí)，也要遵循工作信息公開透明，秉承著公平公正公開的原則辦事。

3.3 建立三方的權(quán)責(zé)關(guān)系協(xié)調(diào)

檔案信息公開和與此帶來的隱私安全問題，涉及到信息當(dāng)事人、信息控制者和信息利用者三方，他們分別對應(yīng)的是隱私主體、檔案保管機(jī)構(gòu)或部門以及信息利用者三方。其中，檔案工作者是隱私主體和檔案利用者之間的橋梁和紐帶，既有保護(hù)檔案信息當(dāng)時(shí)人的隱私不被不合理泄露和利用的責(zé)任，也有開放檔案信息供社會共享利用的責(zé)任；而隱私主體作為其中的直接利益關(guān)系人，有權(quán)力保護(hù)自己的隱私不受侵犯，檔案隱私主體應(yīng)對檔案中所包含的個(gè)人隱私信息享有知情權(quán)、審查權(quán)和錯(cuò)誤更正權(quán)等，；信息利用者應(yīng)當(dāng)為檔案工作服務(wù)，對檔案信息進(jìn)行合理地利用，當(dāng)然，他們也擁有在一定范圍內(nèi)合理利用信息的權(quán)力。這三者之前的關(guān)系應(yīng)當(dāng)是互利共生的，三者之間的權(quán)力責(zé)任也不能混淆，應(yīng)當(dāng)處于界限之中，不能越界。

4 結(jié)語

總而言之，檔案開放是時(shí)代的要求，但是處理隱私問題也是時(shí)代的要求，如何處理兩者之間的關(guān)系，正是本文所探討的，我們應(yīng)當(dāng)不遺余力地做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)個(gè)人利益與公共利益的雙贏。

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