加強大數據時代人事檔案管理工作的探討

當前我國企業人事檔案工作的基本模式和內容一般都是以收集、分類、保管共同組成，并不是真正意義上的大數據時代的管理方式。當前科技發達，在人事檔案管理上采用大數據如何進行統一化管理，是我們目前所需要解決的一個大問題。

1 企業人事檔案管理工作中的問題

企業人事檔案工作在完整性和真實性這兩方面上始終存在著不足。在大數據時代中，對數據的需求量和管理量的要求變得很高，最主要的還是關于研究數據的完整性和真實性。

1.1 原則問題導致當事人無法及時核對信息和對信息進行修改補充

人事檔案是企業的核心機密文件，這項工作一般都是由專門的人員進行對檔案進行收集、整理、分類、保存，檔案的所有人沒有自行申請資格，對于一些密保級別較高的人事資料，甚至連檔案所有人在自己申請查看這一方面都沒有資格。由于這些原因，檔案的所有人并不能及時的了解自己檔案的情況，不能及時的糾正里面的錯誤和補充信息。

1.2 檔案當事人對檔案的重視程度不夠

一個人的所有經歷歷程、在各個方面上所擁有過的成就、個人基本信息都被記錄在人事檔案里面，這些信息的匯總需要專業的檔案管理人員進行記錄和整理，非專業管理人員不能意識到檔案的重要性，更不會清楚檔案中的哪些信息比較重要。企業對利益的重視比較大，在市場和科研上投入大量的資金、人力和物資，卻忽視了對個人檔案的整理、改修和完善工作。

1.3 人事檔案收集次數不夠，導致信息有所丟失

我國對人事檔案的收集一般是一年一次，主要原因是因為在我國的考察工作成果的工作中，一般采取年終總結匯報方式，對這個員工在這一年內的表現進行總結性的考察，并且將必要的獎罰證明放入到個人的人事檔案中。但是由于時間之久，很多重要的資料都在時間的消磨中變得不那么重要，失去了重要價值，甚至有的資料還存在保管不當，造成材料丟失，關于所需記載的檔案信息也就消失了，這些問題都是人事檔案信息丟失的原因所在。

1.4 企業人事檔案信息歸檔存在的問題

對于人事檔案信息的歸檔需要遵守“優先歸檔重要信息，其次歸檔比較重要信息，對于一些無用的消息則不進行歸檔”的原則，在進行歸檔前必須要經歷嚴格的審核。在歸檔工作中，需要由具有專業的判斷能力人員進行對檔案信息的判斷工作，而這些人的生活習慣、專業知識、學術見解等方面都會多多少少對歸檔信息的評估產生一定的影響，造成在歸檔過程中一些失誤，比如對重要信息的判斷失誤造成信息丟失，或對無用信息進行了誤判將其儲存起來等。重要檔案的丟失輕則說會導致信息不夠完善，重則說會導致企業的長期發展戰略的制定和人才計劃實施受到影響。

目前人事檔案管理部門在企業人事檔案管理工作上一般采用條目式或者概要性的歸檔方式進行工作，對事情的發生地點、時間、經過和造成的結果進行詳細的記載。而詳細內容是由當事人自己保管，如果是一些比較重要的東西比如專利或者成果可以保存在相關的部門中。如果在對具體信息進行調取時，如果當事人的信息無法滿足要求，則可以通過其他部門進行對信息的補充和資料的完善。由此可知，人事檔案信息歸檔是目前人事檔案管理工作要解決的主要問題之一。

2 人事檔案管理制度中存在問題的改進方法

2.1 案例完善的人事檔案信息庫

2.1.1 人事檔案的保密形式

人事檔案在信息收集過程中，由當事人自己填寫個人信息、科學成就和相關經歷，這部分采取開放式處理方式，是檔案所有人能隨時進行查看糾正或者補充，確保信息的全面性和完整性，而對于其他重要信息例如公司對其評價則將進行保密。

2.1.2 加大宣傳力度，提高員工檔案意識

企業人事檔案管理部門要對員工進行宣傳，讓他們認識到檔案重要性，做到自我對檔案補充和完善。

2.1.3 創建人事檔案實時更新平臺

大數據時代看重的是檔案的真實性和全面性，企業的人事管理部門需要對人事檔案信息進行及時的更新，將錯誤的信息及時修改，將缺少的信息及時納入，達到大數據時代所要求的數據的真實性和完整性。

2.2 建立大數據模型，掌握人事檔案信息

對人事檔案信息建立一個大數據模型，將其所有的信息進行高技術的分析和整理，對檔案進行有效的管理，促進企業的生產發展。建立大數據模型是包含在人事檔案管理工作中的，是需要專業的人員去對龐大的人事檔案信息量進行合理化管理，建立信息完全的信息數據庫，才能達到對企業人事檔案管理的加強的目的。預測和應用是大數據的核心思想，通過核心思想將人事檔案信息做到數據化額若不是數字化，為企業尋找有才能的人。通過大數據模型對企業整理數據能力進行增強，提高對人事檔案的整理能力，掌握人事檔案信息。

3 結語

綜上所述，可以看出在時代的發展下，大數據在人事檔案管理工作中的應用將是必不可少的。采用大數據對人事檔案進行管理，提高人事檔案的全面性和真實性，以真實準確為工作中重心，開拓創新，進行對人事檔案管理工作的全方面提升。在當前管理理念盛行的時代，檔案管理工作要抓住大數據時代的契機，建立一套嶄新的、合理的管理方案，加大對檔案的管理和保存。

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