對檔案管理系統設計的分析

1 概述

我國正處于一個信息化時代，計算機技術在各個領域被廣泛應用。由于它具有高效的信息處理、提煉等優勢，所以，很多單位，包括學校、企業等，都緊緊跟隨時代的步伐，將這些優勢運用到檔案管理的系統開發與設計中去，讓人們更容易使用檔案信息，也順應了時代發展趨勢。檔案管理系統能夠更有效的使檔案管理人員進行快速的查詢、檢索、修改、歸檔、檔案調轉等操作，進而大大提高檔案管理工作的效率。

2 檔案管理系統的功能設計

2.1 安全認證

由于檔案具有私密性，主要涉及機構的生產活動中的一些機密。因此，保密措施是檔案管理系統設計的一個主要環節，確保檔案能被安全的保存下來，這樣才能使檔案數據的真實性及有效性得到保障，由此也決定了安全認證的重要性。一方面，檔案安全必須要考慮到信息管理系統的硬件安全，如路由設備、服務器、防火墻的安全設置；另一方面，系統的軟件安全也是必須考慮的因素，軟件安全主要體現在系統文件的加密以及管理員、用戶的加密設置上。其中涉及到管理員的權限設置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權限設置，并且每一次操作文件或系統時，操作員工號都應該準確的記錄下來。

2.2 組織檔案信息

組織檔案信息就是序化資源庫中的檔案，形成的知識系統應具有系統性、科學性，這樣才能更好地服務于辦事人員。在組織信息資源過程中，檔案信息系統應該加入原存放部門、領域、主題、責任者等幾個方式，并根據分類提取出相關的關聯詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯系，以便聚類組織相同類型的檔案。

2.3 存儲檔案信息

為了有效及時的進行檔案信息資源存儲，有必要建立相關的標準和制度。

建設一個可以實現連續上傳、批量上傳的快捷上傳接口，同時還支持從其他系統導入資源和原數據的功能，非數字作品的數字化、轉換和載入的方法，提供權屬管理和鑒別檔案資源的功能。

2.4 自動入庫

傳統的檔案管理系統一般需要人工對檔案信息進行入庫封存，這樣增加了檔案管理人員的工作量。而現階段需要檔案管理系統通過掃描，就可以轉化文件格式，并能自動將信息存入相應的數據庫。

2.5 簡化了檔案調轉程序

檔案整理方法比較復雜，并且檔案調轉程序較多，而檔案管理系統的應用能夠減少整理步驟及檢索工具，簡化程序后，查找的途徑增多，便于以“件”為單位來進行查找，提高檔案調轉材料的查全率。可以將原始的紙質檔案封存，電子檔案轉出。

2.6 檢索與傳播檔案信息

關鍵詞檢索是多種系統檢索中最為常見的一種，其次是分類檢索。針對有關檔案資源信息進行檢索后，可以在第一時間獲取有效信息，提高檔案管理工作的效率。

3 檔案管理系統的整體系統設計及實現

檔案管理系統的整體設計與實現過程中，應該表現出各種類型的檔案管理系統功能。而檔案管理系統的功能可以通過動態服務器的頁面來實現。圍繞整個檔案管理系統來說，就是由各種動態的網頁組成的，系統同后臺數據庫、檔案管理者、以及檔案用戶之間的交流互動是依靠動態網頁達成的，最終檔案管理與檔案使用的聯系、整體單位的管理與整體資源文件的聯系功能都可以實現。對檔案管理員來說，校驗身份后就能夠進入到管理系統的網頁內，可以進行具體的管理與調整，添加記錄、修改信息、等。添加或修改的頁面是大致相同的，只需在動態頁面內添加數據，而區別在于修改信息時修改頁面里則具有初始值。因此，添加與修改管理系統時，可在統一頁面內進行。在統一管理這些動態頁面后，就要進行提交，為了保證所提交的數據與資料是既完整又安全的，應在頁面提交前先進行客戶端驗證。由于客戶端驗證時也難免會出現重復記錄的問題，所以，在設計檔案管理系統時，還應在數據提交到服務器之后進行服務器端驗證。在設計檔案管理系統時，添加文件圖片總會遇到一些問題，導致無法準確獲知文件與資料中的圖片數量，頁面上傳時文件所包含的控件大小也無法確定。所以，要提交服務器，找到存在的具體數量，之后再根據圖片的數量進行一致數量的控件。那么可以將文件中圖片數量的數據提交給服務器，服務器依據這個數據，對數量相應的文件上傳控件進行動態生成。專門的文件上傳組件在上傳文件時可以被使用，同時也可以使用程序在所提交的數據中將圖片信息提取出來。

4 結語

綜上所述，盡管傳統的紙質檔案管理系統仍被廣泛的應用，同時紙質檔案具有較高的法律性及有效性，但是受到保存年限及保存方式的影響，紙質檔案極易受到損壞、遺失、模糊等損傷。針對這一問題，我們應該保存好紙質檔案，提升其使用壽命。隨著電子信息技術的普及，就有必須要做好檔案管理系統的設計與優化，使電子檔案的真實性與安全性得到保證。應加大電子檔案的加密程度，落實電子檔案的保存與管理工作。總之，合理使用檔案管理系統，對于加強檔案管理工作是科學有效的，也能促進社會的發展與進步，并可以全面優化檔案管理系統結構，推動了檔案管理工作的開展。

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