淺談交通運輸檔案管理的信息化建設措施

當前，隨著信息化技術的快速發展，我國的各行各業都已經走向了信息化時代。交通運輸的檔案管理行業也不例外，信息化技術的應用使其工作高效便捷。我國的交通運輸也隨著經濟的發展也處于快速發展的階段，檔案管理工作的快捷更是為其發展起到保駕護航的作用。

1 交通運輸檔案管理信息化建設的作用

1.1 對檔案管理方式進行更新

檔案管理在交通運輸行業中的應用主要是指行業內部的資料、人力、物力等信息的留存。這些信息在交通運輸業的發展過程中起著重要的作用。如果能夠有效的管理，那么對于其發展是大有幫助的。但是在信息化發展緩慢的時代，這些信息的保存則需要大量的人力和物力去做，即便做好保存，遇到突發狀況也有可能導致之數據的丟失。這給交通運輸業的繼續發展往往會帶來障礙，因此，亟需信息化的迅速發展。目前，信息化已經能夠完成檔案信息的保存和儲存工作，這對整個交通運輸業都是有好處的。既節省了人力物力，又能夠在一定程度上促進其快速發展。

1.2 滿足時代發展需求

在以往紙質保存信息的時代，往往會由于某些認為的錯誤，給工作帶來一些不必要的麻煩。因此，為了提高工作的效率，交通運輸行業開始引進信息化技術。這項技術的應用不僅初步完成了便于保存的任務，而且還減少了很多認為的錯誤。這就為檔案信息的管理帶來了革新式的進步。并為以后的工作帶來便捷。因此，信息化技術的應用也是順應了時代的發展，在信息化的時代，為檔案管理作出的一些貢獻。

1.3 實現檔案管理的專業化

在信息化時代沒有到來之前，檔案管理工作主要是以來紙質版保存。在保存的過程中，一般也會進行分類管理，但是檔案信息總會需要流動的，一般有人借閱之后，這些檔案就很難在回歸到原位，這就給檔案管理工作帶來不便。甚至更有甚者，借去檔案一直不歸還，那么這就給檔案管理帶來信息的流失，嚴重破壞了檔案的完整性。鑒于以上容易出現的錯誤，信息化時代到來以后，在進行信息分類的時候，就要分門別類地規整。信息保存好以后再留有備份，這就為信息的丟失上份保險，在紙質化的時代是很難做到的。因此，信息化時代的管理大大地提高了工作的效率。

2 加強交通運輸檔案管理信息化建設的措施

盡管檔案信息化管理便捷方便，更節省了效率，但是其在運行的過程中也會出現一些問題，現就這些問題的改進措施列出。

2.1 增強信息化管理意識

檔案信息化管理在交通運輸行業已經是比較普遍的現象，但是目前的問題是，還沒有形成一系列的管理措施。信息化管理還處于自發的階段，沒有把明確責任等制度形成一種規章制度，這就使得檔案信息化管理還比較盲目，一旦在工作過程中出現問題，還沒有具體的解決方案。或者如果有不符合國家規定的有關人員違規操作，卻沒有具體的懲罰措施，這就導致信息化管理還很被動。因此，增加管理意識是目前亟需解決的問題。

2.2 實現管理工作的規范化

檔案管理信息化工作還需要規范起來，因為檔案信息關系著交通運輸行業在社會上的地位，其與各個部門都有著密切的聯系，交通運輸業可以為其他行業的管理提供很多服務，因此，交通運輸檔案管理的規范化勢在必行。而目前在檔案管理中，還存在很多不規范的地方。首先，在由紙質版向電子版轉化的過程中出現了很多信息的丟失，導致很多信息不健全，和為以后的工作帶來了不便；其次，檔案信息管理需要專業的人才進行操作，一些非專業人士進行操作，往往不能做到規范有序，但是這也是存在的最大問題。很多人在檔案管理上存在很多誤區，以為任何人都能完成這項工作，其實這是完全錯誤的，這一錯誤觀念導致很多信息得不到有效的管理。最后，信息化管理也就意味著管理的嚴謹、完善，只有這樣才能為信息的使用者提供幫助。

2.3 完善電子文件的科學化管理體系

在檔案管理中，還存在一種現象就是文件經常性的損壞。這種現象既與使用的計算機系統有關，還和管理人員的操作有關。在系統的選擇上，一定要注意選擇穩定性較強，易于保存文件的。而認為的損壞就需要任用專業的計算機人員，工作人員既要懂計算機技術，還要對信息管理工作了如指掌，只有具備這兩方面的才能，才可以順利地完成工作。因此在招收職工的時候僅僅要求個人計算機水平較高，但是在檔案的有效管理分類上是外行，那么也只能做到信息的大量保存，而無法做到信息的有效分類。

2.4 加強運輸檔案的安全管理

交通運輸檔案的安全管理工作在整個檔案管理信息化建設中占據著重要位置。因此，在實際工作中，相關人員應高度重視完善化檔案安全管理機制的構建，可以采用科學化措施實現電子檔案資料的安全維護。注意網絡信息在安全層面的有效保護，最大限度降低安全隱患，防止信息泄露。

2.5 強化運輸檔案管理服務的主動化

檔案管理信息化的主動化是一種趨勢，也是一個循序漸進的過程，首先，對信息檢索工具進行完善，熟練掌握交通建設的實時化信息動態。建立起科學化的目錄以及專業化的索引，便于信息的查找，借助多種途徑收集交通系統的信息，形成交通檔案，為領導決策提供依據。

3 結語

隨著經濟的快速發展，我國的科學技術也取得了快速的進步。信息化技術的應用為各個行業都帶來了便利。交通運輸業鑒于行業的特殊性，也選擇了信息化技術來保存檔案。以往都是采取紙質版保存信息，但是這種方式存在很多弊端，因此信息化技術應運而生。檔案管理的信息化既節省了大量的人力物力，還提高了工作的效率，為交通運輸業的快速發展保駕護航。只是檔案信息化管理還需要進行規范化，以便更好地為人們服務。