水利系統檔案管理網絡化分析

引言

檔案是社會發展的“記錄儀”，是社會信息的“儲存庫”。伴隨計算機網絡快速發展，傳統的檔案管理已經不能滿足檔案管理需要，管理檔案網絡化、現代化是水里系統檔案工作一個必然趨勢。檔案管理網絡化之后，形成了電子公文、電子信件之間的信息交流，通過用計算機系統或計算機網絡進行電子文獻檔案記錄方式。當前，在進一步完成數據庫轉換、建庫、準備工作之后，以科技檔案為主導的多種檔案類型的數據庫已經逐步建立。

1 水利系統檔案管理網絡化存在的問題

1.1 管理不規范

水水利系統檔案館建設的特點是自給自足、各自為政。所以在管理軟件使用上也是五花八門由于各種軟件在設計之處，設計思想存在很大不同，在文件壓縮方式、文件格式、數據結構、關聯模式中都有很大差異，使得信息不能有效連接，實現數據資源的共享。重新錄入以及建立數據的任務量大，人力和物力資源都不能滿足管理需求。出現了管理換亂的情況。通過規范軟件的使用，適應檔案管理現代化需要,開發研制和安裝檔案管理軟件使用規范，以確保檔案數據的安全和有效利用迫在眉睫。

1.2 數據庫更新慢

檔案管理網絡化中數據是核心，但是數據庫的更新沒有跟進，導致了數據質量不高、標準規范缺失、數據庫定位不準確、效統籌規劃等問題產生，就其主要原因是管理中的各自為政.在建庫過程中，數據庫大多自建自用，但是所建立的數據庫類型單一，標準化程度低，據庫規模小，并且存在低水平重復建設現象，使得數據庫規范化控制不能實現，出現了數據庫在使用中更新滯后，不能有效連接的問題。

1.3 管理人員素質有待提高

管理中最關鍵的因素是人，但是因為檔案管理員調動頻繁，常常會因操作人員在理解和使用習慣上的差異，使得目錄的內容和界面不統一、不連續，非常不便于查找。除此之外，一些單位分管人事檔案工作的檔案管理人員身兼多職,且一崗多職,造成檔案工作兼而不顧。使得管理內容增多的情況下，管理措施沒能有利執行。尋找并培養檔案網絡化建設專業人才，掌握自動化網絡化技，成為檔案信息的導航員，成為當務之急，只有注重高素質人才的培養，才能順應時代大潮,更好地為水利工作,使檔案管理躍上一個新臺階。

2 水利系統檔案管理網絡化對策

2.1 協調機構建設

正是因為水利檔案管理中的自給自足、各自為政，所以在管理軟件使用上也是五花八門，建立一個協調機構，才能保證檔案管理中避免低水平重復建設，加強各部門之間的信息交流。具體來說就是由水利部牽頭，形成一個網絡化協調機構。主要涉及技術和行政兩個方面，對于檔案管理工作開展協調，注重對于工作中規范的研究建設，和信息之間的協調銜接。實現網絡化檔案管理系統的無縫鏈接,同時提升電子文件管理水平，保證檔案管理中數據的真實性、可靠性、完整性和長期可用性。

2.2 提高管理的標準化

檔案管理中的標準化管理，主要指的是計算機硬件和軟件系統的標準、網絡通訊和數據庫方面的標準，有效實現信息間的共享。減少在檔案管理中物力和人力等不必要的投入。硬件方面，及時對檔案柜硬件設施購置了，并制定統一的使用方法、管理、調度標準，,使社保檔案在實際的管理中，實現制度化,對業務經辦環節生成的有保存和利用價值的材料進行分類、整理。軟件方面，對照標準化網絡化檔案建設標準，結合自身工作實際制定相關軟件使用標準，實現軟件使用的精簡、優化，對于信息的記錄、報表等檔案資料，要可以到位。加強人員軟件使用技術的培訓，提高軟件使用水平。

2.3 加強數據庫更新

信息時代背景下，檔案管理的基本形式是數字形式。計算機網絡是數據傳輸平臺，而數字是在數據庫進行儲存的。水利檔案管理網絡化可以顯示水利工程中的水文、地理等信息以及工程情況意見，為工程管理決策指揮提供有力的決策支持。戰要改變數據庫中資源數據庫華而不實、建而不用的忒單，依據數據特點，在采集類型、格式、內容和標準，明確數據獲取、錄入、核準的流程，建立“每季更新一次、每年充實一次、三年普查一次”的數據庫升級制度，實現信息采集動態化、維護常態化、運用科學化、管理制度化。管理好數據庫信息的采集，才能實現檔案信息的快速傳遞。

2.4 信息安全保障體系建設

檔案資源是我國各類信息資源中最重要的部分，隨著信息化建設速度變快，安全性問題也隨之凸顯。要對檔案信息的管理薄弱的單位確定為重點監管對象,及時更新監管檔案信息,實行動態管理,加強跟蹤檢查。同時,加強風險防控,確保監管安全，天溝水利工程中信息安全級別。

2.5 管理隊伍建設

要不斷加快現代信息技術中具有高層次信息人員的培養，注重對在職人員業務的培訓和繼續教育在知識結構進行不斷更新中，業務水平得到不斷提高，使得檔案管理中的計算機網絡和相關技術盡快掌握，還要對計算機專業人才引進，開展業務培訓，使得檔案館網絡化工作跟進。

3 結語

水利檔案信息管理網絡化是不是一簇而就的，要多部門協作、多專業配合、綜合多種學科知識，同時多環節配套才能建立的復雜工程。只有將水利檔案信息資源具體的收集做好，才能加快檔案信息資源在開發和利用速度，使得檔案資源.在信息服務網絡化、信息管理標準化、數字化不斷提高，在良好的水里檔案管理工作促進下，水利工作更好地為人民服務。

[1]楊秀麗.談對檔案管理網絡化認識[J].蘭臺世界,2013,(z3):63.

[2]徐葳.檔案管理網絡化的特點及實現途徑探討[J].青年與社會,2013,(13):147-147.