談談高職院校學生檔案管理存在的問題及其對策

何艷紅

摘 要：高職院校學生檔案是指學生在招生錄取、教學活動、學籍管理、畢業(yè)就業(yè)等過程中，形成的具有保存價值的記錄學生基本情況的文字、圖表、聲像等材料，是高職院校學生就業(yè)及今后各級組織選擇、任用、考核的主要依據(jù)，是高職畢業(yè)生就業(yè)工作的一項重要憑證，起著非常重要的作用，本文就高職院校學生檔案管理的存在的問題及其對策進行研究。

關鍵詞：高職；學生檔案；問題；對策

高職院校學生檔案是人事檔案的組成部分，是高職學生在校期間學習、生活及各種社會實踐的真是歷史記錄，是學生家庭社會關系、經(jīng)濟狀況的主要原始材料，也是大學生就業(yè)及今后各種組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)，更是每個學生由學校走向社會的重要人生履歷。在目前就業(yè)競爭激烈的情況下，高職院校學生檔案作為畢業(yè)生的一項重要憑證，有著難以替代的作用。當前的高職院校學生檔案管理存在較多的問題，高校、學生以及社會各界的認識水平和重視程度不一，其原因也是多方面的。

一、存在問題

（一）檔案內(nèi)容陳舊、單一。從檔案本身看，收集整理不規(guī)范，內(nèi)容陳舊，信息不足，學生檔案內(nèi)容千篇一律、無個性體現(xiàn)。目前大部分高職院校畢業(yè)的學生檔案中都裝有畢業(yè)生登記表、體檢表、成績單、報到證等幾項材料。如此單調(diào)的材料無法全面地反映學生個人的德智體美等方面的能力與表現(xiàn)，缺乏素質(zhì)教育的內(nèi)容。學生在校期間的整個記錄應是豐富多彩，不應是呆板、枯燥的幾張“紙”，社會對人才的要求，不單單是成績數(shù)字而是需要一批具有扎實的專業(yè)知識、富有創(chuàng)新精神、合作協(xié)調(diào)能力、具備健康的心理等綜合素質(zhì)型人才。社會了解畢業(yè)生的情況，不可能通過洽談會“一見就知”，只能先從學生檔案中作初步了解。然后，目前的學生檔案未能展示真實全面的“我”，無法充分展示學生的個性、特點、優(yōu)勢，能夠提供給用人單位選拔人才的信息不多。

（二）檔案管理不嚴格，沒有監(jiān)督機制。高校學生檔案管理缺少明確的法律和制度依據(jù)。制度的缺位是制約高職院校學生檔案管理水平提高的主要原因。雖然國家頒布過《高等學校檔案管理辦法》，但總體來說比較籠統(tǒng)，對具體操作的指導性不強，缺少標準化、規(guī)范化的知道體系。在管理操作層面，學生檔案不受重視，管理體制不完善。學生檔案是學校檔案的一個分支，但是，高校旺旺只重視教學和其他管理的檔案工作，對于學生檔案工作的重要性沒有認識到位，沒有將學生檔案管理工作提到議事日程，在檔案管理二級機構中沒有配備專職人員，沒有進行必要的檢查監(jiān)督和指導，沒有將學生檔案管理的好壞何檔案管理部門的業(yè)績掛鉤，學生檔案管理工作缺乏領導重視，管理體制明顯不完善。另外由于缺乏一定的協(xié)調(diào)機制，容易出現(xiàn)各自為戰(zhàn)和臨時突擊的混亂現(xiàn)象。而且場地、設施、經(jīng)費等往往難以得到保障，使工作無法深入開展。隨著社會競爭的日漸激烈，檔案造假、履歷造假、學歷造假等不道德的事件時有發(fā)生，使學生檔案的嚴肅性受到影響。

（三）學生自身不重視檔案。相對于本科高校，高職院校畢業(yè)生很大一部分學生都在民營企業(yè)就業(yè)，很多民營企業(yè)不過問學生的檔案，以勞動合作關系完全取代人事關系，這也是很多高職院校畢業(yè)生成為“棄檔戶”的原因。

二、高職院校檔案管理的對策

（一）完善網(wǎng)絡招生機制，落實招生工作檔案負責制。為了及時、準確、全面地收集學生檔案，一是由校招生辦收集各省市高招辦郵寄的檔案。二是在新生開學報到當天，各系在新生報到處設點收集檔案。先由學籍科進行核對，并在檔案袋上填好每個學生的專業(yè)、班級、姓名、學號，再將新生檔案移交到學校學生檔案室。充分利用數(shù)字化、網(wǎng)絡化等現(xiàn)代科技手段，實現(xiàn)檔案管理信息化。當前很多高職院校招生、學籍、就業(yè)等都已基本實現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡化管理，這為學生電子檔案的建設創(chuàng)造了條件。學校可以將檔案管理信息化納入“數(shù)字校園”建設的重要范疇，嘗試實行檔案的“雙檔制”管理模式，紙質(zhì)文檔歸檔的同時，要將其內(nèi)容以電子文檔形式加以歸檔管理，形成兩種介質(zhì)、兩套內(nèi)容同一檔案，電子、紙質(zhì)文檔相結合。同時學校通過整合各方面信息資源，逐步開發(fā)一套完整的學生大干管理信息系統(tǒng)和電子檔案庫，依托互聯(lián)網(wǎng)建設學生檔案管理與服務網(wǎng)站，為學生和社會提供便捷、準確的咨詢、查詢、檢索、認證和檔案轉接投遞管理等服務，從而大大提高工作效率和質(zhì)量。

（二）制定規(guī)章制度，實行規(guī)范化管理。要建立一套完善的學生檔案管理制度，實行規(guī)范化管理。要堅持標準，嚴格執(zhí)行，使學生檔案管理逐步走向科學化、規(guī)范化的管理軌道上。要緊跟時代節(jié)拍，在管理工作中不斷探索，不斷創(chuàng)新，努力適應新形勢對學生檔案管理的要求。

（三）加強檔案形成者的檔案意識。學生檔案的內(nèi)容，較大一部分由學生本人填寫。所以說，學生檔案的形成者主要是學生本人。其次，各系、處室領導、任課老師、班主任、教務人員等也在填寫學生檔案。他們也是學生檔案的形成者。他們對學生檔案的認識與重視程度，就是檔案意識的深度。檔案形成者檔案意識的深度，決定著檔案內(nèi)在和外在的質(zhì)量-案卷內(nèi)容的真實可靠性、載體紙張的質(zhì)量、規(guī)格、書寫字跡的標準等。

高職院校學生檔案管理工作改革是一項系統(tǒng)工程，需要國家、社會、高校等各方面的廣泛關注和支持，必須要根據(jù)社會形勢的發(fā)展變化和學生成才的需要進行不斷的探索與創(chuàng)新。

參考文獻：

[1]高等學校檔案管理辦法，中華人民共和國教育部令第27號發(fā)布，2008年9月1日施行.

[2]王德欣.高校學生檔案管理的新思路[j].蘭臺世界，2005（8）.