小議如何確保工程檔案的齊全完整

摘 要：工程文件是指一個工程從立項、可行性研究、初步設計、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理、生產準備到竣工投產，以及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。工程文件經鑒定、整理、歸檔后形成的即為工程檔案。那么工程檔案的重要性也就不言而喻了，文章中筆者就如何保證工程檔案的齊全、完整、準確提出了自己的見解，具有一定的參考價值。

關鍵詞：工程檔案；齊全完整

工程檔案即建設工程檔案，是由工程文件經鑒定、整理、歸檔后形成的。工程文件是指從工程立項、可行性研究、初步設計、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理、生產準備到竣工投產，以及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件，包括工程前期文件、工程竣工文件和竣工驗收文件。

齊全、完整、準確是檔案最重要，也是最基本的要求，工程檔案也不例外。如何保證工程檔案的齊全、完整、準確，筆者就此作以探討。

一、明確工程檔案的來源和責任者，追根溯源，確保工程檔案的齊全完整

在工程開工之前，首先應根據國家及行業標準制定出適合本單位的工程檔案歸檔范圍一覽表，然后搞清楚哪些是由工程設計、施工、調試、監理等單位在工程完成時向工程建設單位移交的，哪些是由建設單位內部基建部門向檔案部門移交的。既然工程檔案是由工程文件經鑒定、整理、歸檔后形成的，而工程文件又是由工程前期文件、工程竣工文件和竣工驗收文件三大部分組成，因此，要抓住這三大塊來逐一分析。

其一，分析工程前期文件。工程前期文件是指工程開工以前在立項、可行性研究、初步設計、談判、審批、招投標、勘測、設計以及工程準備過程中形成的文件，它是工程核準及開工的必備條件，這一部分主要是由建設單位內部基建部門收集齊全向檔案部門移交的。

其二，工程竣工文件。工程竣工文件是指工程竣工時形成的反映工程建設（包括建筑、安裝及調試、監理等）過程和工程真實面貌的文件。它主要是由工程施工文件、工程竣工圖和工程質量監督、監理、監造、設計工代、設備缺陷處理文件以及主要主、輔設備安全性能檢驗報告、配套設備技術文件組成。這一部分涵蓋面比較廣，其中工程施工文件是指工程施工過程中形成的反映工程建筑、安裝等施工情況的文件，它是反映工程建設的歷史面貌、體現工程質量的重要歷史紀錄，也是今后機組安全運行維護的重要依據，是工程檔案的主體。工程竣工圖是指根據施工結束后工程實際情況所繪制的圖紙。工程竣工文件是由施工單位負責編制，監理單位負責審核，最終向建設單位移交。

其三，工程竣工驗收文件，它是指工程竣工后試運行（試生產）中以及竣工驗收時形成的文件。它主要是由對工程進行全面考核、檢查和驗收的有關主管部門產生和移交。

只有搞清楚了這些工程文件的來源和責任者，才能根據本單位的具體情況制定出相應的方案和措施來保障工程文件收集齊全。

二、建立健全約束機制，保障工程檔案齊全、完整、準確

（1）貫徹統一領導與管理的原則。建設單位應設立綜合檔案室，對檔案實行集中統一管理，綜合檔案室要承擔基建單位和生產單位檔案集中統一管理的雙重職能；工程各參建單位要建立各自的工程檔案管理組織網絡，由一位廠級或公司級負責人掛帥，基建辦公室統一協調工程、質量、材料、設備等各有關部門的檔案工作。

（2）工程檔案管理工作要重視工程過程管理，貫徹工程檔案管理與工程建設同步開始、同步進行、同步驗收的要求。把工程檔案管理工作納入工程基建目標管理程序及工作計劃中，納入工程質量保證體系，納入有關部門管理人員的職責范圍、工作規范中，并有相應的檢查、控制及考核措施。

（3）為保證工程檔案的完整性、準確性、系統性，執行檔案保證金制度，并在招標文件和合同文件中明確檔案管理職責。也就是說建設單位在工程招標、投標和簽訂合同協議時，應設立檔案資料移交情況的有關條款，明確規定工程參建各方在文件收集、整理、歸檔等方面的責任，明確施工、設計、調試、質監、監理等單位移交檔案的內容、數量、費用、時間、質量等要求和違約責任。檔案保證金為合同項目結算價的1%，檔案保證金的提留和支付由建設單位計劃部門、財務部門、工程部門和檔案室負責實施。對不按本規定移交檔案的合同項目，視為合同違約，不返還檔案保證金。

（4）建立工程檔案管理網絡，一是檔案工作人員網絡：按照建設項目的布局和檔案工作自身特點，布網建點設人，以點聯線，以線聯網；二是重要檔案資料的流向網絡，對重要的檔案資料的情況及流向進行追蹤管理。

除了以上談到的幾點之外，還有很重要的一條，就是配備與工程規模相適應的檔案人員，未經檔案專業業務培訓，沒有檔案上崗資格證書的人員不能上崗，檔案人員應具備檔案專業知識和相關行業的生產知識，并要不斷提高綜合文化素質和業務素質，這樣才能為工程建設提供有效的服務。

作者簡介：王慧，女，檔案館員，大唐彬長發電有限責任公司檔案主管，從事檔案工作11年，曾主持并參與了百萬機組火力發電廠工程文件的收集、整理、歸檔工作，并通過了國家重大建設項目檔案專項驗收。