基于ERP背景的企業(yè)會計信息化體系建設與發(fā)展

張蓓蕾

（中煤科工集團西安研究院有限公司，西安 710077）

在信息科技迅猛發(fā)展的背景下，越來越多的管理者意識到信息化建設對企業(yè)發(fā)展與經(jīng)營的重要性，開始在企業(yè)的建設過程中建立管理信息系統(tǒng)。基于這一信息化浪潮，會計信息化愈發(fā)引起人們的關(guān)注。我國要想在世界上追求穩(wěn)定的發(fā)展，就必須加快信息化建設與發(fā)展。經(jīng)過多年努力，我國各行各業(yè)的信息化建設已初具規(guī)模，而且在會計實踐中亦取得了不容忽視的成果。然而，當前我國仍有很多企業(yè)的會計信息化發(fā)展仍未在信息化建設中得到實際上的幫助。文章對其中存在的問題進行分析，探尋基于ERP背景的企業(yè)會計信息化體系建設與發(fā)展路徑。

一、ERP與會計信息化

（一）ERP——企業(yè)資源計劃

ERP系統(tǒng)以供應鏈思想為基礎，與數(shù)據(jù)管理、計算機硬件以及軟件等相結(jié)合進行企業(yè)信息管理系統(tǒng)的建立。在當前的企業(yè)管理中，ERP可結(jié)合企業(yè)需求向其提供最適合的管理模式，以最大化企業(yè)經(jīng)濟效益。ERP系統(tǒng)的運行以全面且統(tǒng)一管理企業(yè)資金、人力、設備與技術(shù)等資源，實現(xiàn)資源優(yōu)化配置，有效整合企業(yè)中的不同部門，以市場需求為依據(jù)進行相關(guān)業(yè)務的開展，最終增強企業(yè)競爭力，實現(xiàn)經(jīng)濟效益最大化的目標。基于以上功能，ERP從本質(zhì)上而言應屬于軟件系統(tǒng)，它為企業(yè)的管理提供重要支持，通過與計算機技術(shù)及信息技術(shù)等的結(jié)合，成為一種具有先進性的綜合性管理工具。

（二）會計信息化

會計信息化是會計系統(tǒng)同企業(yè)信息系統(tǒng)的有機融合，指對傳統(tǒng)會計功能模式予以轉(zhuǎn)變，進行會計信息資源的共享，為企業(yè)運營提供強有力的會計信息支撐。通過進行會計信息化建設，企業(yè)可將會計管理決策功能充分地發(fā)揮出來，對會計各主體提出的會計信息資源需求予以滿足，以此實現(xiàn)會計信息的模塊化管理，然后，通過使用權(quán)限的設置，以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為支持，完成會計信息資源的共享，確保更高的企業(yè)信息資源利用率。在信息技術(shù)與財務軟件的共同幫助下，傳統(tǒng)會計核算管理模式可實現(xiàn)向網(wǎng)狀科技核算管理的真正轉(zhuǎn)化，大幅度優(yōu)化企業(yè)信息管理的協(xié)調(diào)性與完整性。

二、ERP背景下會計信息化的相關(guān)問題

（一）會計軟件配置

在進行ERP軟件的選擇之時，主要會有以下幾種問題出現(xiàn)：（1）進行最為先進的軟件購買，對企業(yè)自身的實際狀況與應用需求有所忽略。部分企業(yè)過于看重一步到位，貪大求全，最終形成員工素質(zhì)、基礎管理與系統(tǒng)需求之間出現(xiàn)“巨大鴻溝”的不良局面。軟件的先進性固然重要，但若與企業(yè)的實際情況及應用需求不符，即使是最先進的系統(tǒng)也只能被束之高閣。（2）只關(guān)注軟件的性價比，對軟件供應商提供的服務有所忽略。較低的支付價格或許能夠買到功能并無差異的軟件，但高水平的技術(shù)與服務是其無法購買得到的。在較大程度上，軟件的正常使用與價值挖掘都是以服務的質(zhì)量為支持的，如果弱化技術(shù)服務，必然對ERP的應用產(chǎn)生負面影響。（3）對軟件供應商的發(fā)展?jié)摿τ兴鲆暋Ｍǔ＃珽RP軟件有著較長的使用期限，多為5年左右，其應用與辦公軟件等的應用不同，使用過程中的技術(shù)支持十分重要。若只是看重軟件的價格、性能等因素而忽略供應商的實力與發(fā)展?jié)摿Γ瑢楹笃诩皶r服務與支持的享受埋下隱患。

（二）思想認識

在進行會計信息化體系建設與實施之時，很多企業(yè)會在購買ERP系統(tǒng)之后誤認為系統(tǒng)供應商應承擔起保質(zhì)保量完成施工工作的義務，企業(yè)配合表現(xiàn)被動。然而，會計信息化所涉及的不僅僅是計算機技術(shù)、網(wǎng)絡通訊技術(shù)以及軟硬件本身的問題，與企業(yè)管理的有機結(jié)合對其而言更加重要。會計信息化對企業(yè)的業(yè)務與管理流程、組織結(jié)構(gòu)以及管理制度等諸多問題予以涵蓋，企業(yè)必須緊密結(jié)合會計信息化的要求，與現(xiàn)代管理理論進行融合，重組會計核算與管理業(yè)務流程，以此為基礎，進行一套適合于自身發(fā)展的管理制度的建立。然而在實際的運行過程中，很多企業(yè)都對供應商有著過分的依賴，他們在實施會計信息化之時將全部問題交由系統(tǒng)供應商自行解決，這樣一來，ERP系統(tǒng)必然無法完全符合企業(yè)核算及管理所需，最終拉大系統(tǒng)運行同企業(yè)預期效果間的差距。

（三）財務控制

企業(yè)對會計信息化的實施從根本上改變了自身財務的工作方式，以往在手工管理方式下進行財務控制流程及方式的設定模式已愈發(fā)凸顯出其不適應性。若企業(yè)在實施ERP系統(tǒng)之時未對其所需的財務控制環(huán)節(jié)與方法進行充分的考慮，或者系統(tǒng)不能向企業(yè)所需的財務控制環(huán)節(jié)與方法提供支持，那么在擺脫手工管理方式的過程中會面臨諸多的財務控制問題。例如，在手工管理方式下，出納僅有查看同現(xiàn)金、銀行存款等有關(guān)賬簿信息的權(quán)限。而利用ERP系統(tǒng)，賬簿查詢可向其提供查詢功能，輸入不同的科目作為查詢條件便可完成對對應科目賬簿信息的查詢；若對科目數(shù)據(jù)的權(quán)限控制予以忽略，出納還能進行其他科目賬簿信息的查詢，這會造成財務控制不利的局面。

（四）財務信息

對于財務信息的正確性與安全性，企業(yè)都會給予高度的重視，這主要涉及以下內(nèi)容：（1）原始數(shù)據(jù)錄入的正確性。以先進的信息技術(shù)為支撐，ERP對物流、資金流與信息流進行集成，發(fā)揮經(jīng)濟活動信息“數(shù)出一門，多方使用”的功能，在降低數(shù)據(jù)輸入工作量的同時又向數(shù)據(jù)的一致性提供保證。但是，由于很多財務數(shù)據(jù)都以銷售、采購以及生產(chǎn)等業(yè)務子系統(tǒng)為直接來源，致使財務人員不能對原始數(shù)據(jù)的正確性進行控制，若出現(xiàn)原始數(shù)據(jù)錯誤，會對所有的信息使用者產(chǎn)生負面影響。（2）財務信息存取與傳遞的安全性。企業(yè)在進行財務數(shù)據(jù)傳輸時容易受到網(wǎng)絡黑客或競爭對手的非法截獲與惡意篡改。同時，對于企業(yè)內(nèi)部的信息使用者而言，若未進行合理的權(quán)限劃分與嚴格的內(nèi)部控制，信息的濫用與泄密亦會有很高的發(fā)生率。基于此，保證財務信息的正確性與安全性成為會計信息化體系建設與發(fā)展進程中的另一大問題。

（五）財務人員

企業(yè)在進行會計信息化體系建設與發(fā)展之時，財務人員問題主要有3點體現(xiàn)：（1）技術(shù)性人才欠缺。對于很多企業(yè)會計人員而言，會計信息化都是一種新鮮的事物，他們并不了解會計信息化系統(tǒng)與軟件，沒有堅實的計算機應用基礎，亦不理解系統(tǒng)的運行機制，以至使用不當或功能使用不充分的問題時有發(fā)生。（2）易引起部分財務人員的抵觸情緒。會計信息化建設會對財務人員的原有分工與權(quán)限進行轉(zhuǎn)變，易引起他們的排斥，進而對會計信息化的進一步實施產(chǎn)生制約。（3）企業(yè)對信息化方面人才的培養(yǎng)與管理不夠重視。這會造成已掌握ERP理念、系統(tǒng)基本操作以及運行技巧的財務人員流失。

三、以ERP為背景，追求企業(yè)會計信息化體系的建設與發(fā)展

（一）增強對ERP系統(tǒng)的認識與了解

建設與實施ERP系統(tǒng)之時，保證企業(yè)順利完成會計信息化體系建設與發(fā)展的一個關(guān)鍵在于員工對ERP系統(tǒng)的充分理解與認識。企業(yè)管理層應與軟件供應商建立起密切的交流與合作關(guān)系，加強其對會計信息化的理解。如此，當軟件供應商將相關(guān)于ERP系統(tǒng)的信息傳遞給企業(yè)管理人員，企業(yè)會計信息化具體建設過程中出現(xiàn)漏洞或問題之時，管理人員可以在短時間內(nèi)做出響應，并圍繞信息化建設是否可行的問題進行全方位分析，制訂建設方案。值得肯定的是，企業(yè)員工越理解ERP系統(tǒng)，相關(guān)的準備工作便會做得越充分。此外，在同軟件供應商進行溝通之時，企業(yè)可嘗試收集并了解供應商的具體實力信息，以此進行一整套優(yōu)質(zhì)、可行性高的管理系統(tǒng)構(gòu)建。

（二）完善ERP系統(tǒng)功能

信息集成與共享優(yōu)勢明顯為ERP系統(tǒng)最為顯著的兩個特征。如果企業(yè)想將ERP系統(tǒng)的功能充分地發(fā)揮出來，應對各功能模塊的完整性與連貫性予以確保。企業(yè)可對系統(tǒng)進行全面的控制，以信息流動、集成以及整體性為基礎，遵循系統(tǒng)性原則，加快會計信息化體系建設與發(fā)展的步伐。換言之，企業(yè)可以ERP網(wǎng)絡管理平臺為支撐，建立起各部門之間的密切交流與合作關(guān)系，通過對流程的全程與全面控制，充分發(fā)揮財務信息的功能，追求企業(yè)更進一步的發(fā)展。

（三）進行企業(yè)內(nèi)部控制制度的建設

第一，改革內(nèi)控信息，完善組織與管理控制。從本質(zhì)上看，將會計信息系統(tǒng)作為對象實施信息化改革，就是將內(nèi)控5要素作為對象實施改革，其最終目的為通過分設部門、分工合作以及權(quán)限劃分等方式結(jié)合基于職權(quán)業(yè)務、風險與組織結(jié)構(gòu)的內(nèi)控與信息化技術(shù)，打造基于信息結(jié)構(gòu)的全面內(nèi)控，強化以信息化為背景的管控。第二，增強信息化管理與協(xié)調(diào)能力。落實信息化委員會的預期功能，以信息化委員會組織為基礎進行數(shù)個職能小組的構(gòu)建，各小組以內(nèi)控為視角重建會計業(yè)務流程，明確信息化目標，選擇數(shù)據(jù)平臺，設立數(shù)據(jù)標準，對其匹配內(nèi)控要求的程度加以明確。此外，合理利用信息技術(shù)，將控制鑲嵌于會計信息系統(tǒng)之中，嚴格測試，分離設計與測試人員，只有滿足內(nèi)控要求的信息系統(tǒng)才可投入使用。

（四）優(yōu)化以會計信息化為條件的財務控制設計

第一，對ERP系統(tǒng)啟用之前的財務管理制度進行全面的整理，明確手工狀態(tài)下具體業(yè)務財務控制對應的手段。第二，同供應商進行交流，判斷軟件能夠?qū)崿F(xiàn)哪些控制。第三，對利用軟件進行控制的環(huán)節(jié)與方式加以明確，記錄控制備案；同時，與相關(guān)負責人進行溝通與確認。為了確保ERP系統(tǒng)的應用效果，會計信息化條件下的財務控制應具有動態(tài)變化性，隨著企業(yè)的內(nèi)外部環(huán)境改變而變動。

（五）培養(yǎng)與引進ERP專業(yè)人才

圍繞項目管理、ERP理論知識、系統(tǒng)操作、會計知識等內(nèi)容，加強ERP專業(yè)人才的培養(yǎng)與培訓工作。人才的培養(yǎng)范圍既要包括會計工作人員，又要有技術(shù)操作人員。培養(yǎng)工作要在日常工作中貫穿，增強員工對ERP重要性的認識。在設置培訓內(nèi)容時，要對會計專業(yè)知識以及法律法規(guī)、計算機技術(shù)、軟件知識等予以涵蓋，從整體上提高ERP操作人員的水平。