信息時代如何做好檔案管理工作

宋陽 閆偉鋒

摘要：隨著科學技術的進步，人們迎來了信息時代，使各領域的信息技術水平得到了很大的提升，而對于檔案管理工作而言，怎樣在信息時代背景下，對檔案進行有效的管理，是一項非常重要的問題，因此，本文針對信息時代中的檔案管理進行討論，了解該項工作的內容及狀況，并探討做好該項工作的具體方法，希望能夠有效提升檔案的管理水平。

關鍵詞：信息時代 檔案管理工作 主要方法

新時代的來臨，對很多傳統工作的發展創造帶來了巨大的挑戰，特別是檔案管理方面的工作，各項工作內容不得不跟隨時代的變化進行改變，應用新的方法和模式進行檔案的管理，因此，怎樣在信息時代的沖擊下，將檔案管理中的各項工作做好，已經成為相關領域需要重點研究的話題。

一、檔案管理工作的具體內容

（一）對信息進行采集

檔案能夠對相關管理部門的實際情況進行全面反映，可為后續的管理工作奠定良好基礎，與此同時，也是衡量各項工作管理現代化、科學性的重要標準，在當前的各項工作管理中發揮著關鍵性的作用。檔案種類較多，且涉及領域較廣，周期并不固定，這就對檔案管理人員信息采集工作提出較高要求，在實踐過程中，將采集到的信息進行科學分類，為后續決策制定提供價值參考依據，從而全面提升決策的科學性與合理性，最大限度的提高各項工作檔案管理水準[1]。

（二）對檔案管理信息進行查閱

開展檔案管理工作的主要目的是，為了給檔案后續應用提供便利條件。不同的工作有其不同類型的檔案，各種工作的檔案管理，都有其強專業性、多種類性等特征，這也對檔案信息查閱工作提出較高要求。在對其進行管理的過程中，須針對各項工作的專業性進行分門別類，再結合不同的時間段對檔案進行明確分類。這樣，在查閱檔案時不僅可節約大量查閱時間，同時還可加快各項工作解決速度，提高辦事效率[2]，從而提高了檔案的利用率，充分體現了檔案的價值。

（三）對檔案進行管理

檔案整理是檔案管理工作中的重要組成部分，作為優秀、杰出檔案管理人員，在具體工作過程中，應具備快速、高效整理檔案的能力。對于各項工作而言，其信息采集工作每天都需要進行更新、收集。因此，管理人員在工作中，需對眾多資料進行整理、篩選和分類，與此同時，還應參考相關的法律規定，對目錄進行系統化編制，唯有如此，才可大幅度縮短檔案查閱時間，提高檔案的利用率，進而提升工作效率[3]。

二、當前各項工作檔案管理狀況

首先，在當前各項工作檔案管理過程中，由于各項工作都有其自身的特點，由此也對工作人員提出更高要求，如要求工作人員在開展管理工作時，要有足夠的責任感和耐心，否則便會對各項檔案管理工作的順利開展造成阻礙，嚴重時，還會引發其相應的工作后果失誤。另外，檔案管理工作還比較枯燥、乏味，對工作人員的文字表達能力和寫作能力具有較高要求，如果工作人員并不能從心底接受這份工作，便會失去工作熱情，進而也會對工作質量造成嚴重影響，最終還會大幅度降低檔案管理工作效率，使檔案管理工作很難順利開展[4]。

其次，在管理檔案的過程中，由于其涉及領域較廣，因此直接產生了檔案管理不集中的問題，無法對相關信息進行完整采集，加之在管理工作上存在缺陷以及人員認識水平的局限性，導致很多數據都無法及時有效的反饋至管理人員手中，誤報、露報問題屢見不鮮，同時也對數據的精準性造成嚴重影響。上述種種問題的產生均增加了檔案管理人員數據編輯以及采集分類工作的難度，同時也為檔案管理工作增加了阻礙，使得工作效率大幅度降低。領導層在使用這些數據進行決策時，還會對決策的科學性產生直接影響，因而也會對其他工作的順利開展產生阻礙。除此之外，在現階段發展過程中，相關工作的外業人員在收集相關資料數據的過程中，由于標準上的不統一，因此很難對資料進行合理分類，而這也是檔案管理中的一大問題所在[5]。

再次，目前，我國的檔案管理工作一般以書寫和筆記的方式為主，長此以往，不僅影響了工作效率的穩步提升，同時也很難滿足信息化時代發展需求。現階段，很多地區均已實現了自動化辦公，但檔案管理部門在實踐過程中卻未能提升對基礎設施建設的重視程度，即便引入了辦公軟件，也很難與具體工作進行有效融合，應用效率較低，因此也直接導致實際工作與檔案管理工作相脫離的問題。

最后，整理不規范也是我國檔案管理中的常見問題，具體表現如下：檔案案卷用紙不美觀、檔案內容與標題不一致、檔案沒有卷內目錄等，隨著計算機技術的迅速普及，也使得當前的檔案管理載體發生了較大變化，越來越多的紙質檔案逐漸開始向電子檔案轉變，但在實際的管理工作中，卻并未提升對檔案管理工作的重視程度，由此直接導致管理系統建設不完善、應用效率低的問題，直接限制了檔案管理工作效率與質量的同步提升。

三、做好各項檔案管理工作的主要方法

（一）提升對檔案管理工作的重視程度

當前，我國的各項檔案管理工作，并未得到相關部門的高度重視，若想從根本上緩解上述現狀，首要工作便是改變相關工作人員及部門領導的思想認識，使其逐漸意識到檔案管理工作的重要性。與此同時，還應將該工作的具體職責落實到個人或具體部門，必要時，還可將其納入考核，以此調動管理人員的工作積極性和緊迫性，使其能夠積極主動地參與到管理工作中。另外，還應提升對人員培訓工作的重視程度，具體的培訓內容包括實踐操作技能、檔案專業知識、相關工作的法律法規等等，使其能夠在短時間內掌握相關技術和理論知識，從而更好的適應當前的實際工作，全面提升各項工作的檔案管理工作質量[6]。

（二）積極借助現代化技術，提升檔案管理水平

隨著我國科學技術的不斷發展，檔案管理工作也應與時俱進，借助先進技術建立完善的檔案管理系統，使其能夠更好的適應當前繁重復雜的各項工作。計算機是一種具備強大信息處理能力的現代化先進工具，目前，其已逐漸開始在檔案管理領域中進行實際應用，在此情況下，原有的檔案載體也逐漸發生了轉變，而隨著掃描技術的融入，不僅大幅度提升了檔案管理工作效率，同時也加快了檔案信息化發展。在實現了計算機管理之后，各種信息的編排錄入、整理書籍均可同步進行，如此不僅大幅度提升了管理工作的便捷性，同時也最大限度的避免了人為工作中產生的差錯問題，能夠在第一時間將相關信息上傳至網絡，提升了相關數據的精準性與權威性，最大限度的凸顯了檔案信息服務公眾的實際價值與作用[7]。

（三）完善規章制度，統一檔案管理標準

在當前的信息化時代，作為檔案管理人員，其在平時的工作實踐中，應提升對檔案管理工作的認識和重視程度，并嚴格遵循相關法規開展工作，對各種管理制度進行完善，從而真正做到各項工作檔案的妥善保管和合理收集。現階段，我國在進行檔案管理的過程中，仍然是以電子檔案與紙質檔案并存的方式為主，在此也需要相關工作人員，對當管理機制進行不斷完善，促進部門之間的健康有序發展。例如，對于很多特殊的檔案而言，一般可通過紙質的方式進行保管，而對于很多大數的檔案，則可通過電子檔案方式進行保管。在紙質檔案轉電子檔案的過程中，需選擇科學合理的立卷方案，重點關注信息的檢索與分類，從而為卷宗質量提供保障。

四、結語

綜上所述，文章主要對各項檔案管理工作的內容進行了簡要分析，同時也研究了目前我國的檔案管理現狀，并提出幾點有效建議。總之，各項公路路政檔案管理工作，可為各項實際工作提供重要保障和依據。在當前的信息化時代，也為管理工作帶來了一系列挑戰，故在今后發展過程中，相關管理部門不僅要提升對該工作的重視程度，同時還應積極借助現代化技術，提升工作質量，并要建立完善的規章制度，對管理標準進行統一，如此才可最大限度的發揮出檔案的實際作用與價值，更好的服務與社會發展。

參考文獻：

[1]林曉紅.淺談信息時代下檔案管理和利用的重要性[J].建筑工程技術與設計，2015，（24）：660-661.

[2]方倩，李景璇.試論檔案管理信息化建設[J].商品與質量，2017，（09）：69.

[3]李曉靜.信息化視角下的檔案管理[J].辦公室業務，2016，（09）：44-44.

[4]曾朝榮.信息時代如何做好檔案管理工作[J].數字化用戶，2017，（45）：187，298.

[5]勞麗.信息化環境下管理研究[J].辦公室業務，2017，（15）：108.

[6]宋瑋.信息時代的行業檔案管理模式分析[J].才智，2015，（36）：278.

[7]張任平.關于檔案管理信息化建設研究[J].卷宗，2017，（26）：25-25.

（作者單位：[1]宋陽，吉林省公主嶺市中小企業服務中心；[2]閆偉鋒，吉林省公主嶺市交通運輸安全檢查大隊。）