加強總承包項目文檔管理 為項目建設提供優質服務

嚴峰 高華

【摘要】文檔一體化管理與竣工資料同步化運行是工程項目管理的基礎，作為一門管理性質的專業，如何充分發揮文檔管理在項目整體管理中的先導作用和規范作用，哈薩克斯坦PKOP項目一期改造工程以先進做法和典型經驗做了回答。本文就其做法、經驗和特點進行探討。

【關鍵詞】PKOP項目；文檔一體化管理

奇姆肯特煉油廠位于古絲綢之路交匯點的哈薩克斯坦南哈州，是哈薩克斯坦三大煉廠之一，煉油廠現代化改造項目受到哈國政府高度重視，成為國家戰略投資項目并作為國家級重點工程進行監督管理。該工程參與建設的共有20多家單位，項目文件數量巨大，文件種類及版本繁多。文檔管理貫穿于工程建設始末，作為煉油廠建設、安全運行三大支柱之一的文檔在煉廠項目管理中占有重要的地位。

一、主要做法

奇姆肯特煉油廠現代化改造工程文檔管理體系建設充分汲取公司以往海外項目積累的經驗，以文檔信息化、網絡化建設為依托，結合國際先進文檔管理理念，實行文檔一體化管理，建成一個管理規范、職責明確、流程清晰、運轉高效的文檔管理體系，為工程建設提供高效的文檔信息服務，確保工程竣工后向業主保留并提交完整、準確和系統的工程建設項目檔案。

（一）前期準備。包括如下幾個方面：

1.項目初期召開竣工資料專題會議。公司責任領導及項目部主要領導對工程竣工資料工作非常重視，多次組織召開竣工資料專題會議。會議上強調了資料編制工作是一個看得見摸得著的東西，是一個“硬件”。會議要求各施工單位及各級人員在建設過程中不要只重進度與質量，而忽視了資料工作。由于前期工作不足，只靠后天的彌補是難以達到滿意效果的。

2.制定資料管理制度。不以規矩不成方圓，做好工程資料的前提就是制定工程資料管理制度。工程資料管理制度要明確資料管理人員執業資格、崗位職責及資料管理流程。管理人員要持證上崗專人專崗；資料管理流程更好地明確了各管理人員之間工作的銜接、交互配合。各管理人員依據資料管理制度和流程負責填寫各自工作中形成的資料，使工作井然有序，資料員及時收集形成資料，這樣避免了施工資料與工程進度不同步、不及時、不真實，忙中出亂的現象。

3.編制切實可行的程序文件。根據哈國有關標準規范編制并經業主批復的《PKOP奇姆肯特煉油廠現代化改造工程竣工資料組卷及移交方案》要求，實行“統一管理、同步收集、準確完整”的原則，確保項目竣工文件管理的完整性、準確性、及時性、可追溯性和安全性，實現項目文件管理工作的規范化和制度化。根據哈國相應規范并結合以往項目經驗，編制了《工程竣工驗收需準備的資料》《產品完工資料要求》及《QA/QC質量表格》等并下發給相關部門，明確了各部門職責及范圍，要求產品廠家根據相關要求編制符合項目要求的產品竣工資料。

4.軟硬件設施配備及成立竣工資料小組。通過資源共享，對打印機、掃描儀及具有竣工資料工作經驗的員工進行統一調配，提高了物力及人力資源的使用效率；建立項目竣工資料小組群，確定設計、施工、采購三大區塊及其他相關部門具體負責竣工資料責任人，與其直接溝通交流，針對共性問題和要求及時發布信息并共享。

5.組織人員進行業務培訓。建筑工程由于其工期長，各單位工程資料涉及分部、分項及工程管理資料等工作項目繁多，工程資料編制、整理工作比較繁瑣。工程資料的整理必須做到及時、真實、準確、完整，工作要做到認真負責一絲不茍，作為工程管理人員和資料員，這一點尤為重要，是做好工程資料最基本的前提。通過培訓使人員掌握工作規范，獲得必要的工作技能，提高人員整體素質與業務水平，從而在以后的工作中減少失誤，提高工作質量與工作效率。

（二）過程控制。包括如下幾種做法：

1.定期召開竣工資料匯報會。為了確保竣工資料及時提交，定期組織召開竣工資料匯報會，對各施工單位實體進度與資料進度偏差進行通報，以便督促各部門、各分包及時提交資料；編制《資料入庫臺賬》和《竣工資料完成周進度表》，以便動態掌控資料提交進度；對施工分包商提交資料的進度及完成情況進行評比，以督促各施工單位加快資料的提交。

2.質量項目部對施工資料進行檢查，加強協作與制約。項目部QA/QC部聯合各施工單位進行月檢查，對基礎、主體分部各階段驗收前的資料進行檢查。主要檢查資料的真實性、及時性、完整性，按月按階段檢查可及時發現問題及時整改，確保工程資料的順利驗收。加強各部門相互間的監督與檢查力度，制定相關制度以求達到最佳效果。

3.赴廠家進行竣工資料宣講與督促。采購類廠家資料由于內容重要、數量大、涉及面廣、影響因素多而往往成為各方面關注的焦點。為了確保采購類資料內容的準確性、格式的統一性、譯文的正確性及其它方面能合乎業主要求，竣工資料小組人員多次赴廠家進行宣講。宣講內容包括資料編制注意事項、翻譯及資料裝訂等方面，并對廠家提出具體要求，廠家全面檢查資料無誤后才能提交項目采購部。資料小組人員對廠家資料翻譯與編制進行指導后，極大提高資料翻譯的準確率和符合率。

4.加強資料日常管理與過程整改。竣工資料日常管理工作的好壞，對資料后續整理和歸檔有著非常大的影響。因此，平時就應該關注監督檢查和過程整改工作，保證基礎資料合規合理、完整無缺、內容準確、目錄清晰，一定要做到分類收集、整理、存放；根據總包與業主相關會議要求，業主各專業人員應定期到總包資料室進行資料檢查并提出問題，發現問題后通知施工方相應責任人提前進行整改，避免了以后部分問題未及時整改而影響資料的組卷。

（三）組卷移交。工程竣工驗收完成后，總包方與業主聯系做好竣工資料移交工作，根據合同要求對資料進行整理、組卷、裝訂，限定期限要求資料員向業主移交竣工資料，資料移交時做好移交記錄表，寫明工程名稱、資料名稱、份數、日期，移交方、接收方簽字確認，雙方各留存，作為資料移交的依據。

二、基本經驗

（一）按國際慣例的文檔有效運行體制。與國際規范、國際慣例接軌，走管理國際化之路。海外項目管理執行的是與國際規范和國際慣例接軌的項目合同。一方面，項目執行過程中日常文件資料的收發、傳遞、審批、分類、移交、保管等都要按合同和業主的要求；另一方面，項目完工后項目檔案資料的整理、組卷、編號、劃分保管期限，要參照有關項目檔案管理的規定，逐漸形成項目資料文檔一體化管理模式，項目檔案管理向項目執行過程中的文件資料控制過程延伸，國內工程項目檔案管理制度與國際慣例、國際規范相結合，促進海外項目文檔管理與國際慣例的融合接軌，這是海外事業國際化進程中項目檔案管理發展的必然結果和必經之路。

（二）體現高端項目特點的文檔優質管理方式。體現在如下幾個方面：

1.文檔一體化管理。奇姆肯特煉油廠現代化改造工程文檔管理工作實行統一領導、分級管理的原則。文檔分中心負責項目文檔工作的歸口管理，集中統一管理工程項目文件、檔案和圖書資料，并對各部門文檔工作進行監督和指導。煉油廠改造工程，建立以公司檔案中心為中心，工程項目現場設立文檔分中心，各部門設立兼職檔案員的文檔管理組織機構。分中心負責工程文件的統一分發，形成自上而下的文件控制流程；各部門專（兼）職檔案員負責日常文件的收集整理，并定期向文檔管理部門移交，形成由下而上的檔案移交流程，實現了文件和檔案的集中控制與一體化管理。

2.竣工資料與項目生產同步化管理。為了讓建設工程施工與竣工資料整理工作同步化，建設工程剛開始立項的時候就將項目各個機構所承擔的資料采集、整理等工作都分好，并安排具體負責人。實行建設項目竣工資料整理工作的“三同步”規范，就是建設項目立項施工與竣工資料整理工作的同步化，建設項目施工階段與竣工資料建檔工作的同步化，建設項目施工完成驗收與竣工資料整理工作的整體驗收同步化。對所接收的文件進行嚴格的審查、清點，對不符合規范要求的資料及時退回責成修改完善，對于合格并流轉完成的工程資料及時分階段、分類別進行整理歸檔，做到項目建設與竣工資料歸檔同步進行。高度重視過程監管，緊密結合、同步進行，健全管理體制和工作網絡，堅持“統一領導、統一管理”原則，才能逐步實現項目檔案管理同步化、制度化、網絡化。

三、突出特點

（一）規范化。首先，在遵循相關法律法規及檔案法規前提下建章立制，梳理業務流程，劃分工作界面，完善文檔業務開展基礎建設；持續夯實管理基礎，發布主要業務流程手冊，實現工作規范化、程序化、科學化；把海外項目文控和檔案管理納入項目質量、HSE和內控管理體系中，規范、統一項目文檔管理的記錄表式和內容格式，加強項目執行過程中文檔形成階段的質量控制，提高項目文控和檔案管理的標準化、規范化水平。

（二）信息化。利用網絡和信息技術，改變了檔案工作的內容、方法和手段，從接收保管紙質檔案到接收保管電子檔案，從管檔案實體到管檔案數據，從手工操作到信息化操作，從檔案資源分散利用到共享集成利用。

（三）優質化。加強領導和員工對檔案信息資源重要性的認識，使檔案管理工作方式成為“主動服務，自主開發”。文件的時效性控制準確、及時，減少了文件流轉的中間環節，將文件的分發與著錄同步進行，確保使用部門及時查閱。同時，為推進檔案工作落實，檔案人員應因勢利導，加強跟蹤指導與服務，進一步規范文件材料的整理，以點帶面，迅速推進，按時完成檔案工作的目標任務，為項目提供優質化的服務。

四、結語

通過項目文檔一體管理和數字化建設，奇姆肯特煉油廠現代化改造工程文檔信息資源實現數字化、標準化、系統化和網絡化管理，滿足了工程建設需要，文檔管理體系也日趨成熟和完善。目前，奇姆肯特煉油廠現代化改造工程文檔管理模式已應用到阿爾及利亞煉廠、巴布油田綜合設施等項目，為工程建設公司其它煉廠項目文檔管理體系的建設提供了復制模版和建設經驗。加強總承包項目文檔管理，為項目建設提供高效優質服務。

【參考文獻】

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