現代辦公技術對檔案管理的影響

方小妹

[關鍵詞]辦公自動化；檔案管理；對策

隨著信息技術的不斷發展，辦公自動化已經成為檔案管理工作的常態，文件逐步由紙質變為電子文件，這給傳統的檔案管理帶來了許多挑戰。傳統的檔案管理是由紙質文件為主的檔案管理，檔案管理耗時巨大并且容易出現差錯，而現代辦公技術的應用使得檔案管理工作依托計算機進行展開，檔案管理的時效性與準確性都有所提升。基于此，筆者將結合檔案工作的管理實際，談一談現代辦公技術對檔案管理工作的影響及對策。

現代辦公技術下的檔案管理工作，是指依托計算機及計算機系統的檔案管理工作。現代辦公技術在檔案管理工作中的應用其基礎在于檔案的無紙化與電子化。電子文件相較于紙質文件有以下的特點：首先。電子文件需要借助一定的現代辦公設備進行讀取；其次，電子文件可以在計算機等其他電子設備上進行傳輸與分享；最后，對于電子文件的管理不需要有場地的要求，但是計算機設備對環境的要求較高。分析現代辦公技術對檔案管理工作的影響需要建立在對電子文件的理解上進行。

一、現代辦公技術對檔案管理工作的影響

第一，電子文件易于修改，難以追蹤修改痕跡。由于在現代辦公技術下的檔案都是電子化的文件，電子文件的篡改和偽造就成為檔案管理工作人員不得不關注的問題。電子文件相較于紙質的文件，文件極易被人修改，雖然當前已經具備先進的技術防止文件被篡改，但是文件容易被修改的特性依舊存在，文件保管事故也時常發生。此外，電子文件修改后極難識別修改的痕跡，雖然當前檔案管理工作中應用了許多先進的檔案修改識別技術，但是仍舊不能保證百分之百的追蹤。電子文件易于修改且難以追蹤修改痕跡的特性對檔案管理工作的安全管理提出新的要求。第二，現代辦公技術更新換代較快。現代辦公技術是依托計算機系統及網絡開展的，而現代電子計算機軟件的更新換代是較快的，這要求電子文件必須不斷改變格式適應新的技術。這種更新換代表現在兩個方面：一方面，計算機硬件更新較快，使用年限較短。在存儲電子文件時，通常將電子文件存儲在瓷盤中，而電腦的磁盤壽命是有限的，通常說，磁盤的壽命是4年左右，這要求計算機進行定期的檢修，更換磁盤。另一方面，計算機管理軟件更新較快。在使用電子軟件進行檔案管理后，軟件不會是一成不變的。軟件會適應檔案管理工作的開展進行系統的升級與換代。在硬件與軟件的快速更新下，檔案的損壞與丟失成為檔案管理工作中的難題，這要求檔案管理工作做到完整和準確。第三，電子化文件原件難以界定。由于電子文件的制作與傳播是無實物化的，這就導致電子文件與紙質文件相比難以界定文件的原件。紙質的文件通過文件的復印程度辨別是否是原件，而電子文件由于可以在計算機上顯示，許多人都可以使用移動設備拷貝文件，不管主體是誰，在何處拷貝，何時拷貝，他們獲得的文件都是與原件一般無二的文件。電子文件原件難以界定的特性，要求在檔案管理工作的開展中做到精確。

二、現代辦公技術下檔案管理工作開展的對策

第一，做好電子文件的歸檔及保存工作。針對電子文件的以上特性，現代辦公技術下的檔案管理工作應當注重對檔案的歸檔及保存工作。首先，檔案管理人員需要加強對檔案的記錄和查證工作，避免檔案在管理的過程出現被篡改和丟失的現象，保證檔案的完整；其次，檔案管理人員需要做好原件區別工作，保護原始文檔的原始信息。對于文件通過技術處理保障文件安全。例如，將歸檔文件的屬性設置為“只讀”，文件只可以被讀取卻不能輕易被改寫；最后，檔案管理人員需要確保檔案的安全，做好保存工作。檔案管理人員需要保障放計算機的機房達到標準的溫度及濕度，確保計算機硬件與軟件的不損壞，不影響硬件的運行與工作。此外，檔案管理人員需要加強檔案讀取及傳播授權制度的建設，保證文件的傳播及接觸有跡可循，確保文件不被修改。第二，電子文件與紙質文件進行雙套管理。在當前機關單位的檔案管理工作中，不少單位選擇將紙質文件轉化為電子文件進行保管，這樣的保管方式雖然減輕了檔案管理的工作量，但是對于檔案管理工作的開展卻是極為不利的。由于當前電子文件無法全面替代紙質文件，電子文件在管理制度建設、管理技術與方法上仍有待提升，全面的電子化將在日后的檔案管理工作開展中埋下較大的隱患。針對這一現狀，筆者認為在開展檔案管理工作中應當采用電子文件與紙質文件同時進行的雙套管理體系做到電子文件及紙質文件的一一對應。注意紙質文件的歸檔工作。這樣做的目的是在電子文件遭到損壞及丟失時可以及時參考紙質文件進行恢復，不至于影響工作開展的進度。第三，提高檔案信息安全意識，加強檔案管理工作人員培訓。現代辦公技術下的檔案管理工作與傳統檔案管理工作有很大的區別，電子文件的管理過程中需要檔案管理人員熟悉計算機及軟件，可以熟練操作系統。由于大部分檔案管理人員缺乏對現代檔案管理技術的學習，大部分工作人員對于信息安全缺乏一定的意識，業務能力也較為生疏。筆者認為，部門應當加強對檔案管理人員的業務培訓，只有組成高素質的工作隊伍，檔案管理工作才能有序展開。

綜上所述，隨著信息時代的到來。各個領域在工作方式和內容上都有了巨大的變化。檔案管理工作作為信息管理層面的重要工作，更應該跟上現代辦公技術的普及腳步，細化管理制度，提升檔案管理認識，加強技術人員培養，為更好地開展檔案管理工作打下堅實的基礎。