信息化在交通行業檔案管理的應用

聶凱凱

[關鍵詞]信息化；交通行業；檔案管理

信息化在交通檔案管理中的建設就是利用計算機網絡把交通系統中的資料及檔案利用計算機進行管理，這樣不但方便使用者對檔案的使用和查找，也能充分地發揮出檔案的作用，進而獲得人們的普遍使用，達到檔案管理工作的標準化、規范化以及科學化。我國“信息高度公路”仍處于發展中的初級階段。但在管理交通檔案方面有著超前意識，為交通事業將來的發展奠定了堅實基礎。

一、信息化在交通檔案管理建設中的含義

信息化建設在交通檔案管理中的應用指的是根據計算機網絡的使用，管理交通系統中的資料以及檔案，達到方便使用者使用檔案或者查找檔案，并且能夠把檔案的作用及其目地充分地發揮出來。普遍利用交通檔案，實現管理檔案的科學化、標準化以及規范化，這也是現代管理交通檔案的重要工作內容之一。通常，在信息化建設交通檔案的主要內容中，有電子檔案的收集、硬件建設（基礎設施的建設）、紙質資源電子化（信息資源的建設）、軟件建設（信息平臺的建設）、人才隊伍的建設、檔案的標準建設以及規范建設等。

二、信息化建設在交通檔案管理的現狀及信息化建設的必要性

伴隨著科學技術的不斷進步，我國交通檔案管理有了明顯的進步和發展，機讀文件隨之出現。但在很多基層的交通檔案管理部門，在信息化管理過程當中，相對來說較為落后，檔案的標準化以及規范化不足，有些地方檔案部門依舊重視紙質的檔案，交通檔案的信息化、電子化意識缺乏。管理檔案信息人員的素質還有待提高。

（一）信息化在交通檔案管理建設中，收集信息時較為方便

首先，信息化在交通檔案管理的建設中，在進行收集信息的時候，極其的方便。因為在信息化的過程當中，存儲檔案以及收集檔案的時候是根據手工輸入、OCR識別以及圖像掃描等手段來實現的。所以，檔案中的資料都是根據數字化的信息加以存儲，這樣進一步減少了資料時間相對滯后以及資料丟失等現象的出現。

（二）處理及使用交通檔案信息較為便利

一是處理交通檔案信息較為便利。信息化建設在交通檔案的管理及其處理的時候，極其方便。以往的檔案管理工作大多以實物及紙質資料為主。這就造成在處理信息的時候，由人工編制為核心，并且容易破損等問題出現。保存的時候也要有特定的環境。通過信息化的管理交通檔案，這樣不但有效地節約了儲存空間。而且還方便了信息的處理和編制。其次。信息化在交通檔案管理的建設中，其儲存的時候極其方便。以往的紙質的、實物的檔案資料通常儲存很久之后，一旦儲存條件變化或不佳的情況下，這些檔案資料非常容易有破損的現象出現。而由信息化建設的交通檔案管理，在大容量光盤以及硬盤更新之后，使交通檔案在存儲的時候非常方便，既有效地節約了空間，又消除了儲存環境對資料保存的影響。二是使用交通信息檔案較為方便。信息化建設在交通檔案管理中。其使用的時候顯得極其方便。以往的檔案材料在進行使用和檢索的時候很復雜，這就造成在應用檔案材料的時候，檢索速度不高，工作效率也隨之較低。建設交通檔案管理信息化之后，使用者能夠快速地在很多資料中立刻定位到自身想要查找的檔案資料，在短短的幾秒鐘內，便可以輕松地完成查找檔案資料的工作。所以。信息化在交通檔案管理的建設中，優勢最為突出的便是可以很好地便于用戶使用。三是建設管理交通檔案的信息化，在傳輸時極為方便。如今，互聯網以及計算機技術的快速發展，在進行檔案資料的存貯利用以及檢查的時候，已不再單單局限在單位內部使用。檔案資料能夠由網絡來滿足檔案資料的傳輸以及檢索，達到全球資源共享，并且用戶可以在得到授權的前提之下，實現異地檔案資料的提取以及檢索工作。

三、交通檔案管理中信息化的應用

為提升高速公路檔案管理工作的效率及其質量，關鍵利用科學且先進的計算機通信技術以及現代化網絡技術來對已有的文件信息加以管理，從而解決項目管理工作當中所存在的相關問題。進而轉變以往的檔案管理工作方式，盡量避免檔案管理工作的弊端，從而實現檔案管理信息化建設的進程。具體表現在以下幾個層面。

（一）信息化在檔案管理中的應用應以交通特征為依據

信息化在檔案管理工作中，要以交通建設工程的特點為依據，對交通建設項目管理進行系統化的研究和開發，把專業化的管理軟件運用到檔案管理工作當中。形成集成的項目管理機制，對承包商、設計單位以及項目法人之間的業務進行疏通，并且利用信息化在檔案管理中的應用，達到檔案信息的高效共享，這也是檔案信息化的核心所在。

（二）交通管理系統化的實施要滿足交通部門的相關要求

交通管理系統化的實施要滿足于交通部門的相關特點和要求，同時要與國家建設工程中的有關內容相互協調。并且按照工程建設的標準水平。滿足建設資料的科學性和規范性。由此可見，在今后的交通施工建設當中，檔案管理工作不斷朝著管理信息化的方向發展。因交通建設工作中的信息及資料具有一定的傳統性，同時也需要具備一定的法律效力。所以，對系統的安全性提出較高的要求。同時也對于檔案管理的內容有較高的要求。特別是在網絡設計的工作當中，要采取較先進的管理方式以及管理軟件，使用戶的操作權限得到保障，同時，保證網絡管理的真實性及高效性，只有這樣才可以為檔案管理信息化的進程創造出更好的發展環境。

（三）項目管理單位應設專人進行系統的管理、更新和維護

根據檔案管理中的不同要求，建立健全與信息化管理系統相互適應的工程建設文件資料管理機制，分階段性地在系統中對監理資料以及施工進行檢查并確認，及時掌握資料的全面性、真實性和完整性。

四、加快推進交通行業檔案管理的信息化建設措施

（一）統一規范標準，不斷完善信息應用系統

要以規范交管業務為基礎推進軟硬件建設。在機構調整的基礎上整合業務需求，以優化組織機構為前提，使各項工作流程適應計算機處理的要求，進一步規范數據采集、存儲、運輸等各方面業務操作。以不斷適應交管行業發展的需要。提高整個系統的標準化建設水平。

（二）信息化建設中要注意保障信息數據的安全

在建設信息網絡系統時。應同步建立安全保密體系，堅持內網外網分離，利用數據備份與恢復、身份認證、實時檢測與監控、訪問控制、病毒防護等手段確保信息網絡的安全。并通過定期培訓，教育等方式強化工作人員的安全保密和安全防護意識，保證交通行業的檔案管理信息網絡運行安全和信息安全。