文書檔案管理工作方法

徐萬杰

[關鍵詞]

文書檔案是國家機關、社會團體、企事業單位（以下簡稱：“單位”）在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂，包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等等。由于這類檔案在其產生、內容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規律有重要意義。所以，我在本文中將上述文件類檔案稱之為“文書檔案”。在實踐工作中，也有人把文書檔案作為與科學技術檔案相對而言的各類檔案的統稱，還包括諸如外交、訴訟、會計、藝術、教學等專門檔案和私人檔案。本文就文書檔案的管理問題談一談自己的看法。

文書檔案管理工作是單位管理工作的一部分，是提高單位工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要依據。科學規范的文書檔案管理，是衡量一個單位管理水平的重要標尺。文書檔案記載著這個單位發展史上的優秀成果，對研究本單位的業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，為制定長遠規劃，確定發展方向提供科學依據。文書檔案管理工作的好壞，直接涉及以下兩個方面的問題。一是可以給單位高層管理人員及時了解單位整體狀況，適時調整策略提供準確依據，為決策提供支持性證據；二是有利于社會各方肯定成績，與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。本人在長期的文書檔案管理工作中，積累了一些經驗和工作體會，即“三個嚴格三個實和一個善于”工作管理法，與各位同仁商榷，不當之處，敬請批駁。

一、公文處理要規范、標準，嚴格制作文書，扎實把好公文形成關

文書檔案一般是完成公文處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此，公文形成是檔案工作的起點，規范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎，也是前提和條件。而公文擬制則是公文形成的關鍵環節。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統一擬制的，有的則是由相關部門起草然后交由辦公室負責印發。我單位就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質各不相同，對公文起草工作相關要求的理解存在差異，導致起草的文件的質量也就大不一樣。公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下四個方面：

1.文種使用不當，文體格式分不清。主要是存在請示、報告不分；一文請示多件事情：生造文種或不規范使用紅頭文件等。

2.附件標識混亂，摸不著頭腦。有的公文注有附件，但既不在規定的位置做出標識，也不在附件名稱前標識出具體的序號，行文程序混亂。

3.公文主題詞不準確，不利于檢索查找。一是有的文件不能客觀正確的反映主題，詞不達意，檢不出主題。二是針對文章的核心部位，沒有標注出來。即：重點不突出。三是核心概念提煉的不準確，從主題詞中看不出中心思想和主要表達的內容，含糊其辭。

二、文書檔案歸檔前，嚴格把好整理、篩選程序，切實從公文的評估分類做起

公文形成后，經過一段時間的歸整處理。待文件涉及的事務處理完畢，文書人員即可以對公文的保存進行價值評估，根據公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的（但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處）；將涉及本單位改革、發展、穩定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時查閱和調用。評估工作對文書人員是個嚴峻的挑戰，它要求文書人員要有發展的眼光和敏銳的洞察力，能夠在數量眾多、內容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進行歸檔，供日后的工作查考利用。實踐工作中。我們應該掌握文書檔案的分類方法和原則。

1.分類方法。一是保管期限年度分類法。即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。二是保管期限年度問題分類法。即先將應歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下按問題分類。三是問題年度保管期限分類法。即先將歸檔文件按問題分類。每個問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分。四是年度保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類。五是年度組織機構保管期限分類法。此為最常用的分類方法。先將歸檔文件按年度分類，其次按照各個部門分類，最后按保管期限分類。

2.分類原則。檔案分類要遵循客觀性、邏輯性、實用性和歷史性的原則。要做好該項工作，我們通過細致的工作和耐心的篩選。最后整理成冊。具體的工作我們可以從以下三個方面進行：

（1）要對檔案工作有一個高度的認識。我們要實現從公文到檔案的成功轉化，就必須重視公文的規范化管理，實現文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續。避免重復立卷。使文書工作流程更加科學化、合理化、標準化。

（2）要有高度的職業責任感。檔案工作人員要有較強的職業悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負責的態度。使檔案工作平時化、平常化。因此，務必要按照《黑龍江省檔案管理條例》的要求，規范地、科學地辦理好每一份文件。對每一份文件做出科學的評估。

三、文書檔案歸檔要從平時做起、嚴格做到及時、完整，著實做好收集工作

文書部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料。發現有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回。以避免長時間留在他處而遺失。

四、善于交流，接受新信息，達到資源共享

作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結自己的工作經驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結合本單位的職業特色，創造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時，檔案工作人員必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業意識。不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機會，主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料。如：大事記、專題概要、統計數字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。

綜上所述，文書檔案管理工作具有很強的挑戰性，需要我們每一位檔案工作人員要嚴格要求自己，實實在在做好每一項工作。在今后的工作中，我將很好地把文秘工作和檔案工作結合起來，不斷提高檔案管理質量，提高其利用率。我深信。只要我們以高度的職業責任感和較強的敬業精神對待檔案管理工作，就一定能夠促進檔案管理規范化、科學化發展，從而為文書檔案管理工作提供更多更好的信息資源。