淺析醫院基建檔案的建設

程青如

(福建省腫瘤醫院，福州 晉安 350000)

基建檔案也稱建設工程檔案，是指在工程建設過程中形成的有保存和利用價值的竣工圖紙、文字記錄、工程價款結算書、審計結論以及后期使用過程中的維修、翻修改造等各種形式和載體的文件材料。近幾年，醫院的基建工程不斷的建設和完善，其工程檔案的管理工作也成為醫院檔案管理工作的重要組成部分，做好基建工程檔案的管理，提高其實用價值，對實際工作起著十分重要的作用。

一 醫院基建工程檔案特點

1.成套性。是指每一套完整的檔案資料是以一個獨立的工程項目為對象進行收集和歸檔。

2.專業性。是指基建檔案的形成領域和內容性質具有鮮明的、不同于其他行業的專業特征。

3.階段性。工程的建設是分階段進行的，每一階段具有相對的獨立性，隨之而產生的檔案也具有階段性的特點。

4.現實性。是指基建檔案有很強的現實使用價值，在醫院將來發展規劃中發揮著重要的現實指導作用。

5.動態性。建設工程從提出、設計到施工，檔案會隨著建設情況的變化面相應地發生變更，直至驗收以后才能相對穩定。工程檔案的動態性特點，決定了工程檔案管理工作的難度。

二 醫院基建工程檔案的構成

1.建筑工程前期準備階段的檔案，主要有該項目的建議書，項目的可行性研究報告，以及政府批準的立項報告，該項目的土地征用，涉及到拆遷的，還要有拆遷文件。另外，醫院規劃圖，測繪地形圖、用地紅線圖，以及規劃許可證、施工許可證等。

2.工程的設計檔案，主要有:該項目的設計合同，前期的地質勘探資料，施工圖紙，施工中的圖紙變更、竣工資料等。

3.工程施工檔案。這方面收集的檔案主要有工程開工報告，施工組織設計和技術交底，隱蔽工程驗收時的原始記錄，主體結構驗收記錄，以及各種建材的檢驗報告，工程竣工驗收報告和工程質量評定報告等。

4.工程竣工結算經濟檔案。主要有招投標文件，竣工結算書，工程以及審計報告等。

5.工程后期的檔案。主要有改造翻修圖紙以及裝修維修的記錄等等。

三 醫院基建工程檔案的作用

1.對醫院可持續發展具有十分重要的意義。基建檔案承載了醫院基本建設的大量信息，它真實地記載了醫院各類建筑物、地上地下各種管線等基本建設的規劃、設計、招投標、施工以及使用過程中維護等詳細資料，為醫院的建設、維修、管理、改擴建提供翔實的參考，所以，做好工程項目的檔案管理工作對醫院可持續發展具有十分重要的意義。

2.為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史的依據。建設工程檔案是工程建設活動的真實反映，對工程建設具有很強的現實指導作用，認真做好工程檔案的收集工作，是指導工程建設順利進行的重要保證。任何基本建設缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據。醫院基建工程檔案為醫院設備的使用、維護提供了歷史的依據。它不僅服務今天，也服務未來，所以越來越受到各級建設單位的重視。

3.建設過程中可以重復利用。檔案的價值不僅是項目建設歷史的真實記錄，而且是工程使用過程中的維護、改造的重要依據。工程建設檔案具備重復利用或參考的特征，基建工程設計檔案已經過了施工考驗，承受了實踐的檢驗，通用性很強的設計標準圖都可以略加修改重復使用，借鑒以往的施工圖不僅可以加快速度，還可以提高設計質量減少設計成本，提高醫院的經濟效益。

四 醫院基建工程檔案的建設

1.提高管理人員素質，加強培訓。加強對檔案管理人員的業務培訓，提高專業能力。要從基建管理和檔案管理兩方面進行培訓，不斷提升檔案管理人員的業務水平和專業素質。要增強檔案意識，要掌握電子文檔管理和網絡技術，不斷提高基建檔案的科學管理水平。

2.規范建檔程序，密切協作關系。在每項工程開工前，檔案管理人員要把檔案方面的規定要求向參與基建的單位和部門進行宣傳，保證檔案收集的完整性、準確性。必須發動全體工作人員一起參與檔案收集，讓每個參與人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項工作，各負其責。特別是在項目建設初期，應遵循項目建設和檔案形成的規律，對項目檔案工作進行統籌規劃。檔案管理人員要充分了解工程的總體安排，以便做到哪些資料應該及時收集;同時，在工程施工期間，基建檔案人員要深入施工一線，要加強對基建管理單位檔案工作的監督檢查力度，并且根據工程進度，定期對檔案進行清查，對發現的問題，要監督整改落實。對應該歸檔的要及時歸檔，以免因保管不當造成丟失或者損壞，把好檔案收集工作的質量關。

3.完善管理機制，健全崗位責任制。工作中，要把好工程進度、質量、造價等關鍵環節，同時要對基建檔案建立有效的管理機制。因為基建工程檔案在實際管理中十分復雜，所以一定要做好崗位職責，責任到人，并且工作中要分工合作。為配合這項工作，各部門要做好屬于本部門的資料收集工作。

4.科學分類，合理組卷，系統排列由于基建工程規模大小不一、復雜程度不同，產生的檔案數量也不一樣，因此在工程檔案分類中，必須根據項目特點及其內在聯系，依照有關規定和要求進行案卷整理，合理劃分。組卷工作是檔案整理工作的核心內容，組卷要遵循工程文件自然形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系，系統組卷，并按照重要程度和工程的工序進行排列，從而方便管理和查閱。

5.重視維修改建資料歸檔，不斷完善基建檔案。工程投入使用后，使用科室會對建筑物進行改造、裝修，這些改造、裝修資料都應當收集整理，連同工程結算資料一起納入變更檔案管理，使基建工程檔案不斷的充實完善，有利于今后查閱和重復利用。

6.加大硬件投入，建立電子檔案。比如，加大投入，將紙質檔案轉化為電子檔案，以方便查閱。

五 結語

基建工程檔案是醫院基本建設的歷史記錄，是醫院的寶貴財富，反映了醫院基礎設施的整體水平。隨著醫院發展的不斷加快、基礎建設項目越來越多，醫院的基建檔案也越來越龐雜，檔案的開發利用價值亦越發顯現。只有重視檔案建設，認識其重要性，才能更好地發揮它的作用。