信息化背景下廣東省科技檔案管理的現狀與對策研究

孫 晶，虞迎亭

（1.廣東省技術經濟研究發展中心，廣東 廣州 510070；2.中國聯合網絡通信有限公司廣東省分公司，廣東 廣州 510000）

科技檔案管理是科研項目管理的重要一環，如何做好科技檔案管理，發揮科技檔案在科技項目研究中的作用，亟需進一步提升廣東省科技檔案管理的水平，實現管理的科學性和有效性。為此，全面梳理當前廣東省科技檔案管理的工作的現狀，及時發現并解決存在的問題，對于改善科技檔案管理工作意義重大。

1 完善科技檔案管理的必要性

“科技檔案”是科學技術檔案的簡稱?！犊茖W技術檔案案卷構成的一般要求》將科技檔案定義為“記錄和反映科學研究、生產運營、項目建設活動和設備儀器運行、維護及其管理工作的文字、圖表、聲像等不同形式文件材料的總稱。”

科技檔案管理工作是否規范直接影響著科研管理的效率、質量和水平，一定程度上也影響著科研單位科研的發展與進步[1]。完善科技檔案管理具有重要的意義，主要體現在以下3方面：①科技檔案一般圍繞獨立的科研項目進行，從而形成具有成套的系統的科技文件。完善科技檔案管理，有利于系統地了解科研項目的開展過程和科研成果。②科技檔案具有現實使用性，與其他檔案相比，即使在歸檔之后仍具有較高的利用和使用價值。完善科技檔案管理，能夠為后續項目研究、成果轉化應用提供參考。③過程性科技檔案記錄了科學研究的思路、步驟和方法，包含科技創新的經驗和教訓，是極其重要的信息和知識資源，是一種潛在的生產力。完善過程性檔案記錄，有利于提煉有價值的素材，發揮科技檔案的潛在服務功能。

2 廣東省科技檔案管理存在的問題

2.1 科技檔案管理意識較為薄弱

由于檔案宣傳教育不夠，尤其是檔案法規制度培訓僅局限于檔案系統內部人員，科研項目成員檔案意識薄弱。專門的科技檔案法規制度建設較為滯后，作為科技檔案法規制度上位層次的檔案法規制度尚未健全。未將科技檔案管理納入科技管理法規制度中，現有的科技管理法規制度對科技檔案管理提出具體、明確的條文少之又少。

2.2 科技檔案管理配套硬件設施不夠完善

硬件設施是檔案管理工作的基礎和支撐。目前仍有許多地區和管理部門科技檔案管理工作設備配置不足，設備多為常規設備，信息化工具的配備較為欠缺。檔案存放空間、場地等配套硬件設施不夠完善。檔案存放的空間有限，通風環境不良，再加上廣東地區多降水、氣候悶熱潮濕，紙質檔案受潮易霉變腐爛，紙質檔案的存放和保存場地問題亟需解決。

2.3 重結果類檔案，輕過程類檔案

現有的科技檔案多為結果類檔案，多為項目合同、結題驗收書等資料，對項目研究的立項、評價等研究過程類檔案信息的收集較少，歸檔材料較為零散，資料不夠完整。建立與每一科研環節對應的檔案資料，有利于科研項目管理的全過程管控。在項目管理過程中，科技檔案類資料注重研究結果類資料，比如驗收書等，對于科技計劃項目研究的過程類資料關注收集較少。

2.4 科技檔案管理電子化尚處于起步階段

全國范圍內，北京、上海、浙江等沿海發達省市率先將科技檔案管理信息化建設納入本地區信息化建設規劃中，江蘇、上海等地科技檔案部門相繼啟動數字檔案館建設，開發了形式多樣的科技檔案數字化信息化館藏。但中心部地區、內陸省市在科技檔案管理電子化建設方面較為滯后，多處于起步階段。

運用信息技術，研發科技檔案管理信息化共享服務平臺，整合科技檔案信息資源，形成各方學習交流的經驗，完善服務用戶系統勢在必行。廣東的科技檔案管理主要依托科技業務管理系統，起步于2013年，仍處于初始化階段。

2.5 科技檔案管理專業人才匱乏

專業的人才隊伍是檔案管理工作的中樞，專業人才的缺乏使檔案管理工作的運轉必將受到影響?，F階段，科技檔案管理專業人才隊伍仍難以滿足實際需求?？萍紮n案管理人才隊伍規模小，專職人員隊伍較為薄弱。檔案管理人員專業培訓參與度低，專業基礎不扎實。培養和引入專業化的科技檔案管理人才十分迫切。目前，主要負責省科技檔案管理專業人員較少，為一兩名，人員方面較為匱乏。

3 優化廣東省科技檔案管理工作的對策

3.1 增強科技檔案管理意識

增強檔案意識是做好科技檔案管理工作的前提，通過多種方式方法加強科技檔案宣傳教育，提高科技檔案工作意識。各級領導不僅要在思想上重視科技檔案管理，更需將科技檔案管理納入議事日程，真正在行動上重視科技大難管理工作。同時，各科技主管部門及項目管理專業機構應該與時俱進，樹立新的科技檔案觀。

3.2 健全科技檔案管理配套硬件設施

硬件設施是做好檔案存放與管理的基礎與支撐，完善檔案庫房、場地、設施和用品，保證場地通風、干燥。保障電子化檔案管理的硬件設施，確保計算機、硬盤以及科技檔案管理系統的正常運作。保證科技檔案管理經費投入，將科技管理檔案經費納入科技項目經費預算，從整體科技項目經費預算中按一定比例劃撥科技檔案管理經費，用于健全配套硬件設施建設。

3.3 由檔案的載體管理向檔案的內容管理轉變

由過去關注檔案的載體管理逐步向關注檔案的內容管理轉變，由檔案保管向科研智庫功能轉變?？萍紮n案不同于行政管理工作中形成的文書檔案，具有很強的技術性，包含了大量的科技信息和知識，是一種無形的資產?？萍蓟顒拥倪^程性記錄，包含了科技活動的思路、步驟、方法以及科技創新的經驗和教訓，由過去關注檔案的載體管理逐步向關注檔案的內容管理轉變是當前科技檔案管理工作的一項重要內容?？萍紮n案只有通過開發利用才能實現其價值，管理科技檔案的最終目的是服務于科技工作，服務于科技生產和科技管理者。

科技主管部門對于科技檔案的管理應該由過去關注檔案的載體管理逐步向關注檔案的內容管理轉變，轉變檔案管理“重收藏、輕利用”的傳統觀念，樹立以需求為導向、以用戶為中心的理念，實現科技檔案保管向科研智庫功能的轉變。科技主管部門要將科技檔案開發利用視為科技成果推廣、應用與轉化的重要形式之一，將科技檔案的開發利用率作為科技成果評價的指標之一，充分發揮科技檔案在科研中的重要作用，將科技檔案打造成科研智庫。

3.4 運用信息化手段實現監管全程留痕管理

依托計算機、互聯網、信息技術，對傳統的紙質檔案進行數字化處理，實現監管全程留痕管理。電子檔案具有可傳輸性、可復制性和間接閱讀性等特點，電子檔案可節省大量時間、空間。電子科技檔案對計算機設備和技術具有依賴性，所以在保證計算機系統可靠與安全運行的前提下，建立具有長期保存功能的數字檔案館系統，實現科技檔案的信息化管理。對于單位內部使用、不涉及法律問題，價值不大、短期保存的檔案，以及無法打印或打印后反而不具備憑證價值的檔案，可直接轉化成電子檔案保存。數量過于巨大、打印需消耗大量紙張和保存空間的檔案，不用強制要求打印成紙質檔案保存。

建設電子科技檔案采集與管理平臺對檔案進行分類整理，建立科學、合理的檔案目錄，逐次逐類將檔案電子化。結合云存儲技術，建設科技檔案存儲云管理，此舉可避免紙質檔案存儲遺失、計算機硬件損毀導致的科技檔案損毀。

3.5 加強檔案管理專業人才隊伍建設

加強檔案管理專業人才隊伍建設，為提高檔案管理人員素質，規范科技檔案管理人員準入，可適當提高科技檔案管理的準入門檻，從源頭上提高檔案管理人員素質，建立檔案管理從業資格認證制度，定期組織專業培訓，重點培養檔案信息化和檔案保護修復人才。適當擴大檔案人員編制，充實科技檔案管理人才隊伍。

［1］王莉.淺談大數據時代科技檔案融合發展創新之路［J］.山西檔案，2016（01）.

［2］徐擁軍，張斌.我國科技檔案管理體制機制的現存問題［J］.檔案學研究，2016（02）.