聲像技術在煤礦檔案管理中的應用

閻淼

（山西煤礦安全監察局檔案館，山西 太原 030012）

檔案管理也稱為檔案工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱。對于煤礦企業的檔案管理，國家相關部門和行業相關機構都有非常明確的規定，無論是紙質檔案還是數字化檔案，都需要按照相應的規定做好各項管理工作。聲像技術被引入到煤礦檔案的管理過程有利于提升整個煤礦檔案的管理效率。就目前的煤礦企業來說，聲像資料已經成為企業進行生產規劃、業務培訓、項目評價等活動中不可或缺的參考。因此，在這些聲像資料的制作過程中，必須保持一定的規格和標準，確保翔實準確，充分發揮檔案的參考作用。

1 檔案管理是煤礦企業管理的基礎工作

在企業加快改革和科技飛速發展的今天，作為最直接、最可靠、最原始的企業活動記載，煤礦檔案在企業管理中的作用日益顯現。一方面，檔案是一種信息資源，能為煤炭企業領導科學決策提供重要依據，對企業生產經營和可持續發展具有重要作用；另一方面，檔案是企業現代化管理的基礎，煤炭企業要提高現代化管理水平，實行全面質量管理，需要檔案部門提供各種信息數據，以便對企業活動進行數理分析。

2 聲像技術對企業檔案管理的重要價值

2.1 聲像檔案概述

聲像檔案是以現代存儲介質為主要載體，以聲像作為主要的表現形式，記錄煤礦企業各種生產、經營、管理等活動中形成的具備一定保存價值的數據化資料，包括照片、錄音、錄像等記錄內容。一般情況下，企業的聲像檔案要具備如下幾個顯著的特點：①聲音與畫面同步，檔案內容直觀生動，信息辨識程度高，容量大；②將紙質檔案的內容作畫面化處理，提高了檔案使用的效率，并避免了紙質檔案容易發生的磨損問題；③可隨時錄制和編輯，并能夠存儲在很小的載體內，攜帶非常方便；④對聲像資料的保管有賴于新的技術手段，對保管的要求較高。

2.2 聲像技術對企業檔案管理的價值

2.2.1 是煤礦檔案管理必不可少的組成部分

隨著信息化技術的發展，煤礦檔案也要與時俱進，通過引進先進的計算機數據庫技術有效管理檔案，這既是未來發展的趨勢，更能滿足目前使用的需要。數據庫技術提供了強大的存儲和檢索查詢能力，將聲像技術與計算機數據庫技術結合，可以產生巨大的聯動效應，能進一步完善和豐富整個檔案的內容，并作為重要的組成部分，提供堅實的技術支持。

2.2.2 其使用水平代表著檔案管理水平

煤礦企業檔案的管理水平，與其對計算機數據庫管理系統的利用水平直接相關。而作為重要部分的聲像資料，對于數據庫管理系統的功能完善有著重要的影響，是該系統最尖端技術的基礎。

2.2.3 對促進煤礦檔案管理有極大的作用

隨著信息技術在煤礦檔案管理中日益發展，煤礦檔案數字化管理已經成為現實，并在未來的煤礦檔案管理中發揮重要影響，而聲像技術可以很好地解決紙質檔案中存在的不具體、易造假等問題，聲像技術通過特別編碼處理，加密儲存，很好地兼顧了檔案的開放性和保密性要求，在未來的檔案管理中有極大的發展空間。

3 聲像技術在檔案管理中的應用分析

對于煤礦企業來說，聲像技術主要用于對一些具體的生產建設環節進行聲像資料的記錄，因為聲像資料的一些顯著特點，使得煤礦檔案更加直觀、準確，其視頻內容的信息量非常豐富，這是所有紙質檔案所比不了的。同時，聲像檔案更容易復制編輯，但卻更難以造假，造假也很容易通過專業的技術手段辨識，這也進一步提高了聲像資料的可信度。

3.1 聲像技術在煤礦檔案管理使用的問題

3.1.1 缺乏必要的使用管理制度

對于聲像技術在檔案管理中的運用，煤礦企業并沒有明確的要求和標準，同時，國家相關部門未給出具體的建設標準。這造成了雖然各個煤礦企業都在使用聲像技術制作煤礦檔案，但各個企業的聲像檔案側重點不同，制作水平不同，包括檔案的格式和存儲方式都有很大的差異。并且，什么地方需要錄制視頻，什么地方需要音頻，什么地方需要圖片，由什么人負責錄制，都沒有非常明確的規范性要求，大多都是企業的臨時行為，難以持續，對聲像技術的正常使用形成了一定的限制。同時，因為這些資料不能互相兼容，對企業間的業務交流也構成了一定的負面影響。

3.1.2 管理操作人員不夠專業

由于煤礦企業聲像資料的獲取大多都是來自非專業人員的操作，尤其是一些生產現場的聲像資料，經常存在要素不全的問題。對于作為檔案的聲像資料來說，不需要太多的藝術性考慮，更不要有為了藝術效果的后期制作，關鍵的地方就在于要將所有的要素逐一交代清楚。要對該聲像資料的用途負責，站在不同使用者的角度考慮聲像資料中應該包含的具體內容。因為操作人員的水平參差不齊，所得的聲像資料也難免差強人意。

3.1.3 使用維護缺乏有效的管理

對于聲像檔案的使用管理，要嚴格按照正規的檔案管理辦法進行操作，但在實際的使用過程中，這種安全意識還是有比較明顯的欠缺。具體體現在不按規定使用登記，使用后不進行及時反饋，并一定程度上存在私自復制聲像檔案的問題。在煤礦企業中，對聲像檔案的管理都是通過計算機進行的，而一些企業會將檔案管理的計算機與企業內的其他計算機聯網，或者將存儲聲像檔案的計算機與檔案管理計算機分開管理，往往都會導致聲像檔案管理存在弊端。有的煤礦企業缺乏計算機技術人才，檔案管理也缺乏必要的計算機知識，一旦檔案管理計算機發生系統崩潰，可能會造成數據損失。聲像檔案的數據量較大，一旦發生數據丟失，整個聲像資料難以調看，徹底報廢。

3.2 具體的應對策略

3.2.1 強化制度和機制建設

企業的所有管理都需要在制度和機制的基礎上才能有效實現，而煤礦企業的聲像檔案管理也是如此。為了進一步做好聲像檔案管理工作，必須從幾個關鍵的環節抓好落實：①要有企業管理者的高度重視。在國家和行業沒有相關明確要求的情況下，要想使聲像檔案在煤礦企業取得高效發展，領導重視是最大的推動力量。②要分重點、分梯度抓好制度建設。聲像檔案管理是一項摸索前進的嘗試，不能想當然，也不能畏縮不前，而是要有方向、有步驟地進行。要注重實際的運用效果，并通過具體的制度鞏固這些成績。③要強化具體的分工負責制。要想獲得明確的應用效果，必須要有與之匹配的責權利相對應。具體來說，就是專崗、專業、專人、專管，明確崗位和業務的范疇，并由具體負責的人來管理，推動整個聲像檔案管理的具體落實。

3.2.2 強化對相關人員的業務培訓

對相關人員的業務能力進行必要的培訓，培訓內容包括聲像資料的錄制技術，聲像檔案相關要素的具體標準和要求，計算機管理的相關知識及檔案管理的有關內容。通過這些培訓，可以強化管理人員的職業素質和技術水平。培訓的方式主要是請進來和走出去兩種，加強業務上的交流，促使具體的檔案管理工作取得更專業的效果。

3.2.3 強化對運用領域的拓展管理

要實現煤礦企業各單位聲像資料的有效收集，對于一些重要的時間和環節，必須要有相應的高質量聲像資料作為檔案素材，從中選擇適合的內容。要進一步擴大聲像檔案的收集和應用范圍，包括許多非生產領域的內容，也可以進行相應的收集和整理，通過這樣的活動和行為，擴大影響，同時也使業務人員得到了鍛煉。

4 結束語

檔案管理是煤礦企業一項重要的基礎工作，是為企業完成經營目標和管理職能提供依據和前提條件的工作。聲像技術對于煤礦檔案管理意義重大，就目前的應用情況來看，聲像資料已經成為煤礦檔案中最關鍵的組成部分，發揮著越來越顯著的作用。作為一種新生事物，聲像技術在煤礦檔案管理中的應用得到了業內的大力推動，被廣泛使用，但在缺乏明確建設標準和規范的情況下，還有很多具體的工作要做。