檔案室?guī)旆拷ㄔO(shè)與檔案搬遷問(wèn)題探究

牟松會(huì)

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，各單位的檔案數(shù)量逐漸增多，對(duì)檔案室?guī)旆拷ㄔO(shè)水平提出了更高要求，在檔案搬遷方面也有一定要求，給檔案管理事業(yè)的發(fā)展帶來(lái)更多挑戰(zhàn)和機(jī)遇。為有效解決檔案室?guī)旆拷ㄔO(shè)與檔案搬遷中的問(wèn)題，使檔案室?guī)旆拷ㄔO(shè)與檔案搬遷的目標(biāo)得以順利完成，本文就針對(duì)如何做好檔案室?guī)旆拷ㄔO(shè)與檔案搬遷工作進(jìn)行深入分析，希望能為檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供有利依據(jù)。

關(guān)鍵詞：檔案室 庫(kù)房 檔案搬遷

在信息化時(shí)代發(fā)展背景下，各單位的檔案數(shù)量逐漸增多，對(duì)檔案室?guī)旆康目臻g大小提出了嚴(yán)格要求。由于以往的檔案庫(kù)房較小，很難滿足檔案保存的空間需求，給檔案管理工作帶來(lái)更多挑戰(zhàn)。面對(duì)這種情況，就需要及時(shí)對(duì)檔案室?guī)旆窟M(jìn)行擴(kuò)建，正確處理檔案搬遷過(guò)程中的問(wèn)題，以此提高檔案室?guī)旆拷ㄔO(shè)水平，為檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。對(duì)檔案室?guī)旆拷ㄔO(shè)與檔案搬遷問(wèn)題進(jìn)行探究，有利于找出更好的辦法進(jìn)行檔案室?guī)旆拷ㄔO(shè)和檔案搬遷，使檔案管理水平得到有效提高。

1.提前介入檔案室?guī)旆吭O(shè)計(jì)工作

在進(jìn)行檔案室?guī)旆拷ㄔO(shè)之前，為確保檔案室?guī)旆磕軌虺浞譂M足檔案管理要求，需要提前介入到檔案室?guī)旆吭O(shè)計(jì)工作中，嚴(yán)格控制檔案室?guī)旆康脑O(shè)計(jì)質(zhì)量，使檔案室?guī)旆拷ㄔO(shè)質(zhì)量得到有效保障。

（1）在進(jìn)行檔案室?guī)旆吭O(shè)計(jì)過(guò)程中，檔案管理人員要確保設(shè)計(jì)方案符合“九防”要求，使檔案室?guī)旆磕軌虺浞譂M足檔案保存及管理要求。首先，要嚴(yán)格控制檔案室?guī)旆康倪x址，避免檔案室?guī)旆刻幱谝妆瑘?chǎng)所、易燃場(chǎng)所，不能處于存在污染腐蝕氣體的下風(fēng)向，盡可能選擇空氣暢通、場(chǎng)地干燥、地勢(shì)較高的地段。同時(shí)，需要將檔案室?guī)旆康膬舾呖刂圃?.4m以上，若是檔案室?guī)旆堪送L(fēng)管道和梁，需要將局部?jī)舾呖刂圃?.2m以上。此外，檔案室?guī)旆康姆雷o(hù)體系要包括外圍護(hù)結(jié)構(gòu)的隔熱、保溫及溫濕度等要求，達(dá)到防蟲、防污染、防水、防潮、防日光、防塵、防盜等各項(xiàng)要求[1]。

（2）在進(jìn)行檔案室?guī)旆吭O(shè)計(jì)過(guò)程中，要嚴(yán)格按照《檔案庫(kù)房建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》的要求進(jìn)行設(shè)計(jì)，不能將檔案室?guī)旆吭O(shè)置在建筑物的頂層或底層，不能將其設(shè)置在有水源的位置，以此避免在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)檔案損毀等問(wèn)題。同時(shí)，應(yīng)積極加強(qiáng)對(duì)設(shè)計(jì)圖紙的檢查，確認(rèn)檔案室?guī)旆康某兄厥欠襁_(dá)到密集架安裝要求，否則要放棄密集架安裝，或是進(jìn)行重新設(shè)計(jì)。為確保檔案室?guī)旆磕軌蜻_(dá)到防盜要求，需要選擇金屬類的防盜門，在檔案室?guī)旆康耐獯昂屯忾T位置要安裝相應(yīng)的防盜網(wǎng)，以此保證檔案室?guī)旆康姆辣I作用得到充分發(fā)揮。為滿足防蟲要求，需要選擇不燃材料對(duì)穿樓、穿墻管道的孔洞進(jìn)行填塞，保證其密實(shí)性。

2.提前描繪檔案室?guī)旆看娣攀疽鈭D

通過(guò)檔案室?guī)旆看娣攀疽鈭D能夠充分反映檔案排放順序及檔案類別的檢索工具，進(jìn)而為檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)提供有利依據(jù)。提前描繪檔案室?guī)旆看娣攀疽鈭D，既直接影響到檔案搬遷，也關(guān)系著后續(xù)的檔案科學(xué)管理，對(duì)檔案搬遷工作的順利進(jìn)行有著較大的影響作用。在進(jìn)行檔案搬遷之前，需要及時(shí)對(duì)檔案柜的高度、長(zhǎng)度、寬度和檔案室?guī)旆康拿娣e進(jìn)行測(cè)量，主通道的凈寬不能小于1m，兩行的凈寬不能低于0.8m，頂端和墻之間的間隔不能低于0.6m，且主通道要設(shè)置在門口深處[2]。同時(shí)，應(yīng)保證檔案柜的方向與窗戶垂直，以由上到下、由左到右的順序進(jìn)行檔案柜的擺放，及時(shí)描繪檔案室?guī)旆看娣攀疽鈭D，畫出檔案柜的具體位置，使搬遷工人能夠嚴(yán)格按照設(shè)計(jì)圖紙對(duì)檔案柜進(jìn)行擺放，使檔案柜的整體和美觀性得到有效保障。

3.檔案搬遷過(guò)程中的注意事項(xiàng)

3.1合理選擇搬遷時(shí)間

在完成檔案室?guī)旆康臄U(kuò)建工作之后，就要及時(shí)做好檔案室?guī)旆康那鍧嵐ぷ鳎_保檔案室?guī)旆康耐L(fēng)時(shí)間在一月以上，之后根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行檔案搬遷。在進(jìn)行檔案搬遷工作的時(shí)候，需要充分考慮到氣候環(huán)境的影響，避免在雨雪天氣進(jìn)行檔案搬遷，避免在烈日情況下進(jìn)行檔案搬遷，以此保證檔案資料的完整性。比如在南方地區(qū)，盡量避開(kāi)春季和夏季，這主要是因?yàn)槟戏酱杭镜目諝鉂穸容^高，而夏季存在較強(qiáng)的光照和頻繁的降雨，這種時(shí)候都不適合進(jìn)行檔案搬遷。而秋季是進(jìn)行檔案搬遷的最佳時(shí)機(jī)，整個(gè)秋季時(shí)間都處于溫度適宜、天氣干燥的環(huán)境下，能夠有效保證檔案資料的完整性[3]。

3.2合理選擇包裝運(yùn)輸方式

在傳統(tǒng)的檔案搬遷過(guò)程中，很容易出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，比如在選擇裝箱運(yùn)輸方式進(jìn)行檔案搬遷的時(shí)候，由于檔案柜過(guò)于沉重，搬遷過(guò)程很容易出現(xiàn)檔案柜的破損情況。同時(shí)，由于檔案柜在舊庫(kù)房與新庫(kù)房的排放方式存在一定區(qū)別，即使將檔案柜搬遷到新的檔案室?guī)旆浚惨〕鰴n案排架。因此，在進(jìn)行檔案搬遷的時(shí)候，需要根據(jù)實(shí)際情況選擇包裝運(yùn)輸方式，以此保證檔案搬遷工作的順利進(jìn)行。比如選擇編織袋將各節(jié)檔案柜中的檔案裝起來(lái)并做好密封，對(duì)編織袋進(jìn)行檔號(hào)標(biāo)記，之后將各節(jié)檔案柜的鑰匙取出，利用透明膠將其固定到把手，避免在搬遷過(guò)程出現(xiàn)鑰匙折斷等情況。同時(shí)，對(duì)于檔案柜上的標(biāo)簽也要做好防護(hù)工作，通過(guò)透明膠進(jìn)行加固處理，事先要及時(shí)對(duì)各節(jié)檔案柜進(jìn)行柜號(hào)標(biāo)記，便于掌握檔案柜數(shù)量，將其按順序搬到新的檔案室?guī)旆俊?/p>

3.3做好檔案搬遷工作的應(yīng)急預(yù)案

為確保檔案搬遷工作的順利進(jìn)行，使檔案搬遷工作中的突發(fā)事故得到及時(shí)解決，應(yīng)及時(shí)做好檔案搬遷工作的應(yīng)急預(yù)案，使檔案搬遷工作任務(wù)得以順利完成。首先，需要及時(shí)對(duì)檔案搬遷的進(jìn)行路線、搬遷時(shí)間和保衛(wèi)措施進(jìn)行布局，若是遇到雨雪天氣，要及時(shí)采用覆蓋防護(hù)措施，避免檔案資料出現(xiàn)受損情況，并停止后續(xù)的檔案搬遷。若是出現(xiàn)火災(zāi)等事故，要及時(shí)向消防隊(duì)求助，利用滅火器進(jìn)行滅火，將受威脅的檔案轉(zhuǎn)移到安全位置，使檔案資料的完整性得到有效保障。其次，應(yīng)嚴(yán)格做好防盜工作，不能出現(xiàn)漏取檔案等狀況，在檔案搬遷結(jié)束之后，也要及時(shí)做好清點(diǎn)工作，避免出現(xiàn)檔案丟失等狀況。

4.結(jié)語(yǔ)

綜上所述，為確保檔案室?guī)旆拷ㄔO(shè)與檔案搬遷的目標(biāo)得以順利完成，應(yīng)提前介入檔案室?guī)旆吭O(shè)計(jì)工作，提前描繪檔案室?guī)旆看娣攀疽鈭D，準(zhǔn)確把握檔案搬遷過(guò)程中的注意事項(xiàng)，從多方面提高檔案室?guī)旆拷ㄔO(shè)的整體水平，使檔案搬遷工作得以順利完成，為檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展提供有利基礎(chǔ)

參考文獻(xiàn)：

[1] 陳禎.檔案室?guī)旆拷ㄔO(shè)與檔案搬遷問(wèn)題的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（07）：58-59.

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[3] 趙娜.企業(yè)檔案庫(kù)房建設(shè)及相關(guān)操作分析[J].城建檔案，2017（03）：100-101.