數字化在醫院人事檔案管理中的應用困境

彭娟

摘 要：在醫院的經驗和管理當中認識 檔案的故事能力屬于重要的一項內容，認識檔案的管理不僅關系著醫院醫療水平，同時也對醫院的發展具有促進作用，在信息時代背景下，如何將數字化的管理運用在認識檔案管理工作中是我們目前需要探討和探索的問題。本文在醫院人事檔案管理工作中運用數字化信息技術要注意多個方面的問題，如人事檔案的安全性、方便性以及運用高效性等。通過對自身工作中的一些經驗與讀者共享，以期為醫院的人事檔案管理工作起到促進作用。

關鍵詞：數字化 信息化 人事檔案 管理

對于一個醫院的發展來講，人事檔案有著非常重要的作用，尤其是近年來在醫療衛生大改革的背景下，醫院的數量、類型以及規模等都在不斷的變化著，因此，人們對于醫院的要求也越來越高，而醫療衛生服務質量、醫療人才培養等等方面之間的競爭也越來越大，因此，為了能更好的提升醫院的服務和管理質量，加強對人事檔案的熟悉華管理非常有必要。他不會僅僅可促進人事檔案能夠充分發揮作用，也能為醫院的良好發展奠定基礎。

一、醫院人事檔案管理現狀

醫院當中人事檔案主要是對醫院內部的工作人員，包括醫生、護士以及醫院管理工作者在醫院內部工作的基本情況，不僅可全面的反應這些人員的工作、學習以及生活等等的變化，也記錄了每一個工作人員的成長。因此在管理人事檔案的操作和模式中最常見的形式就是照抄，但這類工作均為人為操作，因此，不可避免的會存在一定的風險，如果轉抄過程中出現錯誤，則會影響前期甚至后期多種復雜的程序進行修復或者補償作業，不僅降低了工作效率，也給檔案的管理制造了很多的麻煩[1]。另外，傳統的紙質檔案非常容易損壞，不利于人事檔案管理形成規范化和系統化。

1.人事檔案資料利用率低

很多醫院管理者還未全面認識到人事檔案在醫院發展當中的重要性，即使醫院已經采取了很多的措施對檔案進行了妥善的保存，但是并沒有將這些充分運用，而傳統的紙質檔案不僅占據很大的空間，在定期的清理和整理工作中會對紙質化的檔案造成損傷。

2. 人事檔案未實現數字化管理

總結以往在醫院人事檔案的管理工作中發現，大部分的醫院并沒有充分的條件和設施以及軟件系統來進行管理，與臨床科室相比較，檔案管理的工作無論是硬件還是軟件方面的設施仍然很落后，也缺乏足夠的信息基礎，這就阻礙了認識檔案的管理無法適應現代化的發展，因此，人為操作也是醫院人事檔案管理得不到良好發展的重要原因[2]。

二、醫院人事檔案管理中數字化的運用優勢

目前我國現在的醫療制度還不夠完善，而且人事制度還在不斷的發生變化，尤其是在具體的工作方式、制度等方面讓認識檔案發生了很大的變化，隨著現代化數字信息水平的不斷上升，也為人事檔案的管理工作帶來了新的機遇，醫院將數字化信息引入人事檔案的管理當中，很好的促進了這一類管理工作的革新，包括以下幾個方面：

1.提升了人事檔案管理的工作效率

在傳統的人事檔案管理中，都是以紙張和人工操作為主，工作強度大而且紙質檔案很難保存，不僅需要占據很大的空間，在使用和查找時候也存在很大的困難。數字化信息化就是將人事檔案直接輸入到電腦中進行儲存，節省空間，而且計算機計算的精度高速度也非常快，可實現對人事檔案的永久性保存，也具有很大的安全性[3]。當醫院面臨人事選拔或者人事調動時只需要在存儲信息中輸入該人員的名字或者工號，就能輕松的調取、修改人事檔案，不僅會提升工作效率，也會使整個醫院的服務質量提升。

2.信息儲存覆蓋面更廣

計算機儲存媒介有著很大的儲存空間，而且可隨時讀取、更改以及保存，因此，醫院檔案管理課的人員在儲存認識檔案信息時不會出現由于儲存空間不足而引起的一系列問題，不僅保存時間長還不容易被破壞，更不會出現時間長而引起的檔案丟失或者損壞現象，因此，賦予了認識檔案更高、更好的時效性，也避免出現以往傳統紙質檔案在管理過程中發生無人問津的尷尬局面[4]。

三、人事檔案數字化管理的具體實施

1.建立數字化人事檔案

醫院要想真正實現數字化的人事檔案管理局需要從以下幾個方面著手：（1）在記錄和整理醫院工作相關人員的信息時可直接采用計算機將其信息直接錄入人事系統中，可避免由于人工操作出現的失誤，這種方式操作起來更加簡便，而且檔案也具有美觀性和整潔性。（2）如工作需要對某一位員工的人事信息打印時能夠直接進行計算機的搜索進行檔案的查找，與打印機連接后即可實現打印，整個工作幾分鐘就能完成，效率非常高。（3）建立健全人事檔案的數據庫，將醫院工作人員的信息錄入進去并隨著人事變更或者調動進行更新，并利用局域網技術將人事檔案和醫院考核系統直接建立起聯系，更加能夠直觀、全面的了解醫院工作人員的工作成就以及作風等，為醫院選拔優秀人才提供支持[5]。

2.構建網絡化的人事檔案管理

醫院人事檔案的管理要實現數字化首先就要注重構建一個網絡化的人事管理系統，通過計算機將醫院的臨床科室、醫院管理部門以及檔案管理科有效結合起來，讓這三者可共享人事檔案資源。此外，利用遠程數據將局域網技術運用起來，按照不同科室的特點進行整理，如醫院內學科帶頭人、骨干醫生以及其擅長的領域整理出來，也能通過人事檔案信息將其提供給特殊時期，可為醫院的發展和學科的研究等提供有力的依據。

小結

綜上所述，醫院的良好可持續發展離不開人事檔案的管理，尤其是在日趨激烈的醫院競爭當中，不斷的加強和優化了認識檔案管理工作，促使檔案管理工作得到提升，也為醫院的發展和服務水平的提升提供有力的支持。

參考文獻：

[1] 劉冷杉.數字化信息在醫院人事檔案管理中應用的重要性分析[J].辦公室業務，2018（03）：145.

[2] 趙海龍.試論數字化信息在醫院人事檔案管理中應用的重要性[J].信息記錄材料，2018，19（02）：238-239.

[3] 梁華.數字化信息在醫院人事檔案管理中的應用[J].企業改革與管理，2017（16）：71.

[4] 張清云.數字化信息在醫院人事檔案管理中的應用[J].人力資源管理，2017（04）：276-277.

[5] 王勇.試論數字化信息在醫院人事檔案管理中應用的重要性[J].科技創新導報，2015，12（05）：211.