農(nóng)業(yè)科技文件檔案一體化管理的相關(guān)分析

欒興霞

摘 要：農(nóng)業(yè)科技檔案作為實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技管理的重要因素，記錄著大量的農(nóng)業(yè)方面的科技信息和相關(guān)知識，是農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的根本，同時也是保障農(nóng)業(yè)建設(shè)的重要文件。這就需要相關(guān)的管理人員加強對農(nóng)業(yè)科技文件的管理，提高管理的效率。鑒于此，本文就以農(nóng)業(yè)科技文件檔案管理為切入點，探討如何實現(xiàn)一體化管理。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科技 文件檔案 一體化管理

前言：農(nóng)業(yè)科技檔案是農(nóng)業(yè)長期發(fā)展中，逐漸形成的農(nóng)業(yè)科技技術(shù)資源，是影響農(nóng)業(yè)現(xiàn)代建設(shè)的關(guān)鍵因素，在應(yīng)用中具有極高的參考、借鑒和使用價值，并且農(nóng)業(yè)科技檔案內(nèi)容極為豐富，涵蓋了農(nóng)業(yè)、林業(yè)、漁業(yè)和牧業(yè)等多方面的內(nèi)容。因此，要重視對農(nóng)業(yè)科技檔案的一體化管理，確保其可以為農(nóng)業(yè)發(fā)展提供有力支持。

一、文件檔案一體化管理概述

（一）概念

文件檔案的一體化管理，指的是在文件檔案生命周期內(nèi)，使用計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對文件和檔案的管理工作進行科學(xué)管理和統(tǒng)籌規(guī)劃，使工作流程和管理形式更加規(guī)范化和系統(tǒng)化，以此來確保發(fā)揮管理的整體最大效能，提高各類不同管理機構(gòu)的管理水平，并實現(xiàn)對檔案管理、存在效率的不斷優(yōu)化。同時文件檔案管理的一體化，要求從文書和檔案工作的全局開始，加強對文件檔案從生成到歸檔整個過程的全面控制，從而實現(xiàn)對文件檔案的集成管理[1]。

（二）管理的內(nèi)容

對文件檔案的管理，通常包含多項內(nèi)容：首先，是對文檔生成的一體化管理。也就是說，從文件、檔案的生成使其開始，經(jīng)歷流轉(zhuǎn)、歸檔和形成等環(huán)節(jié)，到文件銷毀或保存的整個過程，要進行全面性的管理。其次，文檔管理范圍一體化。即在組織機構(gòu)、管理體制和人員配備等方面實行管理的一體化。再次，文件檔案信息的一體化管理。在進行管理時，重視管理的便利性，要求使用一條相應(yīng)的檢索信息就可以查出所需的全部內(nèi)容。最后，文件檔案的規(guī)范一體化管理。在進行文件檔案的一體化管理時，必須按照相應(yīng)的規(guī)章制度進行科學(xué)管理，確保管理多數(shù)有序性。

二、農(nóng)業(yè)科技文件檔案一體化管理實現(xiàn)對策

（一）規(guī)范檔案管理的流程

農(nóng)業(yè)科技文件檔案要想實現(xiàn)一體化管理，必須保證管理流程的整體性、集成性和結(jié)構(gòu)性，并以此為依據(jù)，對檔案管理的流程進行合理的設(shè)計，在設(shè)計的過程中，首先，需要明確文件檔案管理的目標，即質(zhì)量目標、業(yè)務(wù)目標和整體目標。在設(shè)計質(zhì)量目標時，主要是從管理的真實性、準確性、完整性、安全性和可用性方面進行考慮。對于業(yè)務(wù)目標的設(shè)計，主要是通過對流程的管理，提高業(yè)務(wù)查考的便利性、信息資產(chǎn)的安全性、信息檢索的安全性，實現(xiàn)管理的機構(gòu)文件的歷史傳承。在真題的目標設(shè)計中，要求管理中嚴格遵循國家的法律法規(guī)制度，以此促進核心競爭力提升。其次，要明確管理的對象，這樣可以提高管理的重點和管理的正對性。再次，要對開展檔案管理的活動進行確認，即對管理的流程進行確認、組織、信息傳遞、維護和監(jiān)控。最后，對檔案管理活動的主要管理人員和活動開展時間進行確認。

（二）整合農(nóng)業(yè)科技文件檔案

農(nóng)業(yè)科技文件檔案最大的使用價值，是其對農(nóng)業(yè)中各項科技活動的記錄，可以直接的反映出農(nóng)業(yè)活動和農(nóng)業(yè)科技開展的效果，對后期農(nóng)業(yè)科技技術(shù)的進步具有重要的借鑒和指導(dǎo)作用。因此，在發(fā)展農(nóng)業(yè)時，要想獲得更多的信息資源，為農(nóng)業(yè)的發(fā)展提供動力，就需要做好農(nóng)業(yè)科技文件檔案的整合工作。具體整合過程可從幾方面進行思考：第一，在對農(nóng)業(yè)的科技文件檔案進行整合時，應(yīng)確保文件檔案的整理工作與農(nóng)業(yè)科研工作同步進行，這樣可以保證文件內(nèi)容的完善性，減少遺漏問題；第二，在文件整理過程中要保障記錄的內(nèi)容詳細清晰；第三，在結(jié)束農(nóng)業(yè)科技工作后，要及時對文件檔案進行補充、完善和整合，提高文件檔案資料的完善性；第四，取其精華，去其糟粕，對文件中有價值的信息進行總結(jié)，為后期科研工作提供借鑒。

（三）提高文件檔案管理的信息化程度

在現(xiàn)代化建設(shè)中，信息技術(shù)已經(jīng)成為影響人們生活的重要技術(shù)，為各個行業(yè)提供了更多的發(fā)展途徑，并為行業(yè)的管理帶來了極大的便利性，提高了管理的效率，因此，在對農(nóng)業(yè)科技文件檔案進行一體化管理的過程中，要注意提高文件檔案管理的信息程度，及時安裝相應(yīng)的信息化設(shè)備，利用先進的設(shè)備和技術(shù)，實現(xiàn)文件檔案的信息化發(fā)展。這樣可以使相關(guān)人員隨時利用信息技術(shù)，打破了空間和時間對信息資源管理的限制，加強了不同部門之間的聯(lián)系，提高了管理的一體化程度。

（四）優(yōu)化文件檔案的立卷模式

在進行農(nóng)業(yè)科技信息管理的過程中，加強對文件檔案立卷模式的優(yōu)化，有助于提高管理的規(guī)范化程度和管理的效率。而在實際開展模式優(yōu)化活動時，應(yīng)從兩方面進行思考。一方面，由于農(nóng)業(yè)活動時間的周期相對較長，在進行文件檔案記錄的過程中，容易發(fā)生資料丟失現(xiàn)象，對此，需要及時進行歸檔。尤其是對涉及內(nèi)容較多和資料數(shù)量較為龐大的農(nóng)業(yè)科研活動，可以每年都進行資料整理裝訂，或者是隔年進行資料裝訂。同時在科研揮動結(jié)束后，還需要對較為重要的研究項目，進行資料成果申報、鑒定和驗收，并對其進行單獨立卷，重點管理。另一方面，對于農(nóng)業(yè)科研活動中產(chǎn)生的審定證書和專利證書等，要進行分類歸檔，將其放置于重要檔案中進行管理。這類檔案對于提高農(nóng)產(chǎn)品的競爭力、加強科研成果推銷和保證農(nóng)業(yè)合法利益都有著重要的作用。因此，必須提高對這些重要檔案的管理效率，對檔案相關(guān)的資料原件、復(fù)印件進行保存，為進行資料整理和保護提高基礎(chǔ)。另外，在對記錄農(nóng)業(yè)活動的錄像帶、光盤和軟盤等進行管理時，要根據(jù)記錄載體的性質(zhì)進行科學(xué)管理，這對實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技文件的一體化管理有極大

作用[2]。

結(jié)論：總而言之，要想實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案的一體化管理，必須要認識到何為一體化管理和一體化管理的主要內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上，對農(nóng)業(yè)科技文件檔案的管理流程進行合理的設(shè)計，明確一體化管理的目標、對象和內(nèi)容等，并對農(nóng)業(yè)科技文件進行有效的整合，同時還要注意提高管理的信息化程度，進而優(yōu)化管理的模式。

參考文獻：

[1] 于淼.概述文件檔案的一體化管理[J].赤子（上中旬），2017（01）：159.

[2] 張建銘，王春曉.基于文檔一體化的數(shù)字化檔案室建設(shè)探索[J].蘭臺世界，2017（04）：56-58.