檔案鑒定工作的原理及標準分析

陳春榮

[摘要]當今時代，我國檔案鑒定工作就是甄別和判定檔案的價值，挑選有價值的檔案妥善保存，剔除無需保存的檔案予以處理，以及對留存檔案保管期限的確定。檔案鑒定工作是檔案管理的一項重要工作，其原理是按照一定的原則、標準和方法，做好檔案鑒定工作，并以此來決定檔案存與毀的選擇。本文就檔案鑒定工作的原理及標準進行如下分析。

[關鍵詞]檔案鑒定工作：原理;標準

檔案鑒定工作在實際管理中不是一個獨立的工作環節，是牽一發而動全身的關鍵環節，所有流程都是結合立卷、收集整理、保管利用等各個工作環節進行的。檔案管理真正做到保存精華的必要措施，是對檔案文件進行鑒定。因此，檔案鑒定工作做得好與不好，到位與不到位，事關重大。做得好，做的到位，就是對優化檔案館藏，更好更快地發揮檔案作用十分有利的正確做法。

一、檔案鑒定工作內容

1.檔案鑒定工作包括確定文件保管期限和到期檔案鑒定兩部分內容。一是根據文件對單位、國家和社會所具有的現實和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究價值確定檔案保管期限。二是對已到保管期限的檔案進行鑒定。對仍需繼續保存的檔案重新劃定保管期限：對保管期滿確無保存價值的檔案，按有關規定經單位法定代表人批準后進行監督，酌情處理。

2.檔案鑒定工作操作要點。編制檔案保管期限表。用表冊形式列舉檔案的來源、內容和形式，并指明檔案保管期限的一種指導性文件，就是檔案保管期限表。它是鑒定檔案保存價值和確定檔案保管期限的依據。檔案保管期限表通常南順序號、條款、保管期限、附注以及總的“說明”等部分組成，其中，條款和保管期限是最基本的項目。

3.檔案鑒定工作的程序。制定檔案鑒定工作制度，確定檔案鑒定的范圍和標準，調查和了解鑒定檔案的情況和數量，制定檔案鑒定工作計劃，安排、組織鑒定檔案，編制擬上升保管期限檔案的目錄和銷毀清冊，領導（專家）小組審核，有關領導機關和領導人審批，整理擬上升保管期限檔案、銷毀“剔除檔案”、上報鑒定工作報告等。

4.檔案鑒定的原則。檔案鑒定的原則是必須堅持歷史的觀點、堅持全面的觀點、堅持發展的觀點和堅持效益的觀點。

二、檔案鑒定工作的原理

1.檔案鑒定工作的動因即這項工作產生、存在的原兇和發展的動力。人類南于社會活動的需要，不斷制作和產生各種內容和載體的文件，這些文件不可能也沒有必要都保存，但文件也不能在使用后都丟棄，其中今后繼續有用的文件需要作為檔案保存，這就必須對文件進行鑒別、選擇和做不同的處置，這種對文件的選擇和處置是人類社會中很普遍的主體行為，當人們建立起文件與檔案的管理系統時，這種主體行為就演化成一種管理職能，這就是檔案鑒定工作。

2.檔案鑒定工作的任務和職責，簡要說來就是鑒辨和處置兩大任務。鑒辨就是要對文件來源、內容、形式、用途等進行全面分析、比較，依據鑒定標準對文件的保存價值進行測評，市杏，作冉結論。處置就是在鑒辨的基礎上根據今后利用需要和檔案選留標準對文件的去向作決策。鑒辨是處置的前提，處置是鑒辨的結果，兩者相輔相成。如果文件被確定為“舍”就意味著不會成為檔案，可以銷毀或做其他非檔案件的處理。而對于劃為定期保存（短期、長期或標定保管年限的都屬定期保存）在保管到期時，還要冉次鑒定，做出舍棄或延長保管期的決定。廣義簽定還包括文件質量及使用范圍等方面的鑒辯、分析、市杏和行動決策。

3.檔案鑒定工作的功能是在文件的形成使用期進行監控和預選（初始簽定），在規定的歸檔“界點”對文件進行甄別審查，通過篩選同時完成對檔案的選留和非檔案文件的淘汰，這樣，就對文件系統產生了控制分流的管理作用。檔案鑒定對于文件的生命運動和生命期起決定作用。文件流程的變化點從生命的起點到終點有若十節點，這些節點也就是鑒定審杏和處置的“關口”。文件本身并不會運動，南于價值狀態的變化而產生運動.都必須經過這些鑒定審計的部門，鑒定的審查選擇功能會使具有檔案價值的文件能夠轉入檔案期，其歷程，猶如一只無形的巨手推進文件的運動。當文件失去效用，同樣也會被鑒定這只巨手終止生命歷程。在電子文件時代，鑒定工作面臨內容鑒定和技術鑒定的雙重任務，其功能也呈現新的特點。

三、檔案鑒定的標準

檔案鑒定的標準是進行文件與檔案鑒定的中介，是構成檔案鑒定職能活動的一個要素，也是人們在簽定工作中的統一標尺。不同種類的文件應當有不同的鑒定標準，需要劃定歸檔范圍，擬定文件保管期限表，這樣就可以使鑒定工作有規可循。

1.職能標準。要真實地反映本單位的主要職能及基本歷史面貌，就要保存對其職能起憑證、評價作用的文件材料，以及能夠證明單位的存在、發展和歷史作用的文件材料、來源標準。本單位形成的文件材料是重點。外單位的文件應以是否與木單位工作有直接關系、本單位是否需要辦理、本單位日后是否杏考利用為文件歸檔的出發點。既不可搞“有文必檔”，不管文件的價值和來源，凡是文件都歸檔;出不能將有價值、屬于歸檔范圍內的文件遺漏掉。

3.內容標準。強調內容的重要性和獨一性。主要看它的重要程度如何，是方針政策性的、重大事件的，還是一般行政事務的;是主要職能的，還是非主要職能的：是反映全面和全局工作的，還是反映局部工作的：是有針對性的，還是普發性的;是有效時間內的，還是失去時效的;是典型的，還是一般的。同時，還應注意基礎數據、典型材料、原始數據、專題材料的價值。

4.形式特征標準。它是指文件的名稱、文本、外形特征等。文件的名稱不同，作用不同，價值也就不同。法、令、決定的價值比規定、批復和函的高。文本是指文件的正本、定稿、修改稿、草稿等。由于作用不同，其保存價值也就不同。草稿、修改稿都是未定稿，都不具有法律效力，因此沒必要保存。只有有重要領導人直接修改和批示的，才保存。外形特征包括載體形式。一般指非正式文件，特別是一些重要的照片、音像材料、領導人題詞以及獎旗、證書等實物，都生動地記錄了真實的歷史事件，是不可多得的檔案資料，應得到足夠重視。

綜上所述，檔案鑒定問題在檔案工作領域中占有重要位置，其貫穿整個檔案工作環節的始終。檔案鑒定決定檔案的生死存亡，它是檔案工作得以健康發展的前提和保障。在學科知識體系中，檔案鑒定工作原理所闡述的是深層基本理論，因而它是學科理論的核心。