《企業檔案工作規范》解讀

三、企業文件的整理與歸檔

7.3.3.4 會計核算專業材料應在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

2、特別要求。磁性介質或光盤等電子文件，應作防寫處理；為了保證檔案的完整性、安全性，歸檔的會計核算數據要進行雙備份，即歸入檔案機構的磁盤或光盤應是兩套，一套封存保管，另一套作為日常的提供利用；打印輸出的紙質載體的會計核算材料，必須有經手人員和會計主管人員的簽字或蓋章，以保證其真實性、準確性；打印輸出的紙質載體核算材料須字跡清晰，方便查閱和利用。

7.3.3.5 電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔應與相應門類或內容的其他載體歸檔時間一致。

電子文件是指在數字設備中產生，以數碼形式存儲與磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。完整的電子文件包括內容信息、背景信息和元數據。

背景信息，是指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及影像產生的歷史環境等信息。元數據，是指描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格式，編排結構、硬件和軟件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據。

邏輯歸檔（ Logical filing）是指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。電子文件邏輯歸檔可實時或定時進行權限移交到檔案部門后，檔案部門要做如下幾件工作：

1、對照文件歸檔范圍對電子文件進行界定；

2、按照有關規定對查詢歸檔電子文件進行授權；

3、對接收的電子文件及時進行著錄標識；

4、對接收的電子檔案進行備份安全保護

物理歸檔（ Physical filing）是指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。物理歸檔應按照有關紙質文件的規定定期完成，物理歸檔的要求主要有：

1.凡在網絡中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔；

2.把帶有歸檔標識的電子文件集中拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應在解密后再制作拷貝；

3.目前推薦采用的載體，按優先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體；

4.存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態；

5.特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的查看軟件；

6.將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔，并附《歸檔電子文件登記表》；

7.對需要長期保存的電子文件，應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的機讀目錄；

8.歸檔完畢，電子文件形成部門應將存有歸檔前電子文件的載體保存至少一年。

文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件，按照檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上，向檔案部門移交或與相應門類和內容的其他載體文件一并歸檔，完成電子文件的物理歸檔。電子文件的歸檔范圍參照國家關于紙質文件材料歸檔范圍的有關規定執行，并應包括相應的背景信息和元數據。電子文件的歸檔管理目前仍然實行“雙套制”，即具有永久保存價值的文字或圖表形式的電子文件，必須制成紙質或縮微品載體形式的文件，歸檔時應同時保存文件的電子版本和紙質版本或縮微品。

電子文件歸檔還應注意收集以下有關文件：

1、支持性文件，指能夠生成運行文本、數據、圖形等文件和各種命令及設備運行所需的操作系統；

2、數據文件，指各種數據材料。由于數據在不斷變化、更新，應對原始數據隔一段時間定期拷貝，并將拷貝文件歸檔；

（此部分未完待續）