淺析現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)

羅容

【摘要】檔案管理工作的信息化建設(shè)是當(dāng)前社會(huì)關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題，近年來(lái)檔案管理信息化的成果充分表明了其重要性和現(xiàn)實(shí)性。企業(yè)應(yīng)當(dāng)檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)涵有所了解和把握，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義有所認(rèn)識(shí)，在此基礎(chǔ)上探索檔案管理信息化建設(shè)的路徑和方法，為新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)提供更加堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案管理 信息化建設(shè)

在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，企業(yè)內(nèi)部檔案管理能力得到了日積月累的提升，可以說(shuō)檔案管理信息化建設(shè)是現(xiàn)代信息社會(huì)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，同時(shí)也是檔案管理變革和發(fā)展的大勢(shì)所趨。近年來(lái)，各個(gè)企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)上投入的時(shí)間和精力越來(lái)越多，力求要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)，使之與企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展目標(biāo)相適應(yīng)，與企業(yè)所處競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境相契合，最大限度地挖掘出檔案管理工作的作用和價(jià)值。近年來(lái)，檔案管理研究的重點(diǎn)集中在提升檔案管理技術(shù)性和實(shí)效性上，并以提升檔案管理人員工作能力和檔案管理工作效率為重點(diǎn)

一、檔案信息化建設(shè)的概況

檔案信息化建設(shè)建立在國(guó)家檔案行政單位具體管理要求的基礎(chǔ)上，以科技信息技術(shù)為依托，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化和更新的過(guò)程，能夠在很大程度上提升檔案信息資源收集、整理、存儲(chǔ)和服務(wù)的能力。此外，從檔案管理工作全局來(lái)看，檔案信息化建設(shè)也具有明顯的特征和優(yōu)勢(shì)。

第一，檔案管理信息化具有變革性。檔案管理信息化就是在檔案管理工作中合規(guī)、適當(dāng)?shù)匾胄畔⒒夹g(shù)規(guī)范的一個(gè)過(guò)程，目的在于對(duì)檔案管理任務(wù)、檔案管理工作結(jié)構(gòu)和流程進(jìn)行重新梳理和整理，是從內(nèi)部開(kāi)展檔案管理創(chuàng)新的一種關(guān)鍵途徑。除此之外，檔案管理信息化建設(shè)還能有效地彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理模式存在的弊端和漏洞，樹立不同階段、不同環(huán)節(jié)的檔案管理工作的策略和思維模式，使得檔案管理工作在本質(zhì)上發(fā)生轉(zhuǎn)變，為檔案工作的發(fā)展提供更加強(qiáng)有力的支撐。

第二，檔案管理信息化建設(shè)路具有時(shí)效性。檔案管理信息化建設(shè)并不是一蹴而就的事情，相反其是比較復(fù)雜的一個(gè)系統(tǒng)工程。建設(shè)信息化檔案一方面需要先進(jìn)的科學(xué)信息技術(shù)，另一方面則需要堅(jiān)定不移、銳意進(jìn)取的創(chuàng)新精神，唯有如此，檔案管理信息化建設(shè)才能取得成效。在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，企業(yè)要對(duì)相關(guān)的軟硬件設(shè)施進(jìn)行及時(shí)更新和優(yōu)化，使其保持在最佳運(yùn)行狀態(tài)，并對(duì)其開(kāi)展定期的維護(hù)和檢查工作，使得檔案信息化建設(shè)得以持續(xù)和穩(wěn)定。

二、檔案信息化建設(shè)的重要性

企業(yè)檔案信息化建設(shè)能夠在提升檔案管效率的同時(shí)解決現(xiàn)有檔案管理工作中出現(xiàn)的各種狀況和問(wèn)題，提出針對(duì)性解決措施，實(shí)現(xiàn)檔案管理社會(huì)化服務(wù)目標(biāo)。檔案管理信息化建設(shè)的重要性可以從以下幾個(gè)與面體現(xiàn)：

第一，可以改善檔案管理工作質(zhì)量。檔案管理開(kāi)放化和信息化是其發(fā)揮自身價(jià)值和作用的前提。檔案管理信息化建設(shè)表面上看是引入科學(xué)信息技術(shù)的一個(gè)流程，本質(zhì)上則是引導(dǎo)檔案管理工作從管理利用層面轉(zhuǎn)向資源收集、存儲(chǔ)和服務(wù)層面，能夠在整個(gè)社會(huì)層面進(jìn)行檔案信息資源有效配置，提升檔案管理服務(wù)社會(huì)的能力。

第二，拓展檔案服務(wù)范圍。本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，檔案管理工作屬于信息資源管理范疇，而信息資源的實(shí)際價(jià)值只有在信息采集和信息利用的過(guò)程中才能得到充分挖掘和發(fā)揮，而信息資源的利用效果又會(huì)對(duì)信息資源的時(shí)效性和利用規(guī)模產(chǎn)生直接影響。因此，檔案管理信息化建設(shè)成為現(xiàn)代檔案管理工作拓展服務(wù)范圍、提升信息利用程度的關(guān)鍵。

第三，提升檔案信息儲(chǔ)量。科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展使得信息技術(shù)行業(yè)同樣獲得了迅猛發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)近年來(lái)得到了快速的普及和應(yīng)用，在各行各業(yè)中發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。信息存儲(chǔ)技術(shù)的快速發(fā)展也讓檔案信息的采集與整理變得更加高效便捷，信息存儲(chǔ)能力的大幅度提升也發(fā)揮出紙質(zhì)存儲(chǔ)介質(zhì)下不可比擬的存儲(chǔ)優(yōu)勢(shì)。信息存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展和提升也轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)紙質(zhì)介質(zhì)的單一存儲(chǔ)弊端，同樣的信息可以以文字、影像、圖表和動(dòng)畫多種形式予以存儲(chǔ)。

三、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的對(duì)策

鑒于檔案管理財(cái)企業(yè)發(fā)展的重要意義和檔案管理信息化建設(shè)的必然趨勢(shì)，企業(yè)需要采取針對(duì)性措施來(lái)提升檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量：

首先，要完善檔案管理工作體系。檔案管理信息化建設(shè)作為一種檔案管理變革工作方式，需要完善和工作體系和工作制度給予其支撐。為此，企業(yè)建立健全的檔案信息化工作體系是必須而且是必要的。建立相對(duì)完善的檔案管理工作體系需要強(qiáng)調(diào)以下幾方面的工作：第一，要明確檔案管理工作體制，優(yōu)化檔案管理工作制度，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門和系統(tǒng)之間的互通情況創(chuàng)建有效的信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的動(dòng)態(tài)監(jiān)控和管理；第二，企業(yè)要提升檔案管理信息化建設(shè)在檔案管理工作體系之中的重要性，引導(dǎo)檔案管理信息化建設(shè)和電子化建設(shè)的同步開(kāi)展；第三，按照檔案管理法律法規(guī)的相關(guān)要求完善企業(yè)檔案管理工作，使得檔案管理工作更加合理和規(guī)范。在檔案管理實(shí)際工作開(kāi)展中，還要針對(duì)檔案信化建設(shè)設(shè)置專項(xiàng)任務(wù)，并進(jìn)行合理有效的分配，讓檔案信息化建設(shè)更具針對(duì)性和實(shí)效性。

其次，推進(jìn)檔案建設(shè)工作進(jìn)程。檔案信息化建設(shè)最重要的一個(gè)任務(wù)在于開(kāi)展信息資源建設(shè)，信息資源數(shù)據(jù)化構(gòu)建和檔案信息資源的共享成為核心工作要點(diǎn)。首先，要針對(duì)檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)提出具有可行性的建設(shè)方案，并加強(qiáng)對(duì)其的動(dòng)態(tài)檢查和監(jiān)，及時(shí)關(guān)注用戶訴求和用戶建議，對(duì)建設(shè)方案進(jìn)行實(shí)時(shí)調(diào)整，并創(chuàng)建兼具便捷性和效用性的檔案目錄，給予檔案信息化建設(shè)足夠的人力支持、財(cái)力支持；其次，進(jìn)行檔案信息資源共享，根據(jù)國(guó)家對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的統(tǒng)一要求進(jìn)行管理信息系統(tǒng)建設(shè)，并使之和企業(yè)辦公系統(tǒng)有效融合，實(shí)現(xiàn)真正意義上的網(wǎng)絡(luò)檔案信幾自管理。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上而言，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案工作開(kāi)展的必然趨勢(shì)并且成為檔案工作創(chuàng)新的必然選擇。現(xiàn)代化社會(huì)背景讓檔案信息化建設(shè)愈加被放在重要的位置上。檔案管理部門需要意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的戰(zhàn)略意義，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)歷程，充分挖掘檔案價(jià)值，提升檔案管理社會(huì)意義。

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