電子政務系統中的檔案管理：文件歸檔

李 鑫

（太原市社會（兒童）福利院 太原孤殘兒童特殊教育學校，山西 太原 030027）

辦公室的檔案管理工作，在單位辦公體系中扮演著重要角色，高效地開展檔案管理工作，能有利于優化單位工作效率。改革辦公室檔案管理體系，要做好檔案信息服務工作，針對檔案管理工作中所存在的問題，借助現代管理理念以及管理措施，尋找解決問題的有效措施，健全完善辦公室檔案管理的機制。

1 政務社交媒體文件歸檔管理的意義

1.1 能夠收集保存政府機構網上政務、履責履職憑據

政務社交媒體文件，記錄了政府機構在社交媒體平臺上開展政務信息公開、收集民意、服務群眾的履職情況，是政府機構利用新媒體開展政策宣傳、政務服務的原始性記錄。政務社交媒體文件歸檔管理，將政府機構開展網上政務、履責履職的過程客觀、真實、完整地記錄下來，將成為日后查考、研究和處理相關問題的依憑，認定網上政務辦理過程中法律權利、義務與責任的證據。

1.2 有助完整保存機構歷史乃至社會記憶

政務社交媒體文件中不乏政府機構發布重要活動和政策法規的信息，這些生動記錄了機構的運行痕跡、歷史沿革，也反映了國家在某一方面政策方針的變化發展，是政府機構乃至國家社會發展的客觀歷史記憶；同時，政務社交媒體文件中還有網民公眾評論、反饋的意見建議，是豐富全面的社會記憶。政務社交媒體文件歸檔管理，有助于及時完整地保存這些豐富生動的國家社會記憶，為歷史研究提供寶貴材料。

1.3 有助于完善館藏結構、豐富內容

目前，我國各級國家綜合性檔案館的館藏結構中，以政府機構的公務文書為主，且檔案載體以紙質為多，非官方的非公務活動的館藏來源少，社會化、平民化程度仍然不能滿足社會與民眾的需要。政務社交媒體文件歸檔管理，不僅反映了民眾思想，且表現形式多樣，語言特點更為輕松活潑，以不同于常見公文文書的特別方式，形象生動地記錄歷史事件、社會變遷，是對國家、社會歷史記憶的有效補充。將社交媒體文件納入檔案館藏的范圍，有助于建立起更加豐富多彩、親近民眾的館藏結構。

2 歸檔中可能存在的主要問題

2.1 檔案管理體制漏洞較多

辦公室檔案管理工作的開展，需要辦公室人員有較強的檔案管理意識，按照管理制度以及管理流程，收集各項信息并實現各項資源的整理。但多數檔案管理工作缺乏系統培訓，對檔案管理缺乏充足的認識，無法依據實際工作要求收集與完善檔案信息，更難以合理利用檔案信息開展信息服務。當然，這也不完全是工作人員的失誤，因為單位沒有完善的檔案管理機制，未隨著時代的發展規劃檔案管理工作，以致檔案管理工作依舊停留在傳統紙質模式中，還沒有轉變成電子或是數據管理。所以，不少檔案管理人員只是簡單地進行資料收集，忽略了后期的編研及存檔和信息服務等工作，以至于辦公室檔案資源開發利用效率較低，影響了正常的業務開展。

2.2 檔案管理人員素質有待提升

辦公人員在培訓或者是人才引進中并沒有注重檔案教育背景及管理意識，以至于多數辦公室檔案管理人員，都沒有較強的檔案管理意識，在擔任崗位工作時，造成了檔案資源的流失的情況。有些單位忽略了檔案管理人員的引進，基本上沒有設置專門的崗位，都是以兼任的形式開展，沒有專職檔案管理人員或是檔案管理崗位，以至于辦公室檔案管理工作處于邊緣化地位，難以在整個辦公體系中發揮自身的作用，資源流失、信息服務不到位甚至還影響著整體工作的進展。

2.3 政務社交媒體文件歸檔亟需技術支持及保障

與產生于OA辦公系統的傳統電子文件相比，政務社交媒體文件既包括文字、圖片、聲音、視頻等常見文件形式，也包括鏈接、碎片式記錄等信息類型；既有政府機構通過社交媒體發布的原始政務信息，也有網民公眾互動產生的聊天記錄、轉發評論等，還有平臺管理產生的管理日志、元數據等信息。社交媒體文件類型豐富多樣，來源廣泛，且信息內容動態變化顯著，導致對其進行收集、歸檔管理的技術難度更大。大量動態產生的文件信息如果一一保存，必將耗費大量的時間、人力、物力，占據大量的存儲空間；如果不保存，又將使語境信息不完整，會喪失部分重要的背景信息及元數據。同時，由于評論、轉發等信息與政府機構原始發布信息的時間會存在延遲，如何選擇歸檔時間節點、保證歸檔社交媒體文件的完整性也是一個難點。

3 政務社交媒體歸檔管理的策略

3.1 增強意識，促進政務社交媒體文件歸檔實踐中各方團結協作

檔案部門應強化“存檔留史”的歷史責任感與歷史使命感，充分意識到政務社交媒體文件歸檔管理的重要意義，重視推進政務社交媒體文件歸檔管理工作，主動承擔起政務社交媒體文件歸檔管理實踐中規劃者、引導者、協調者的職責，充分發揮自身在電子文件、信息資源長久保管保存實踐中的經驗與優勢，保持并加強以往接收各級各部門政府機構檔案時建立的渠道與聯系，積極組織、參與政務社交媒體文件歸檔工作的頂層設計、實施實踐、規范協調工作。同時積極宣傳、引導社會各界增強社交媒體文件歸檔意識，調動政務社交媒體管理過程中的各方主體的積極性，規范歸檔管理過程中各方的主體職權、權限的劃分，嚴格約束各方的職責與義務，及時為政府機構參與政務社交媒體文件歸檔實踐提供指導建議、給予幫助，推進社交媒體平臺、第三方機構為政務社交媒體文件歸檔提供技術支持，使各方緊密配合、團結合作，共同推進政務社交媒體文件歸檔管理實踐。

3.2 打造優質的檔案管理工作隊伍

單位在辦公室人才引進中，要加強對人才檔案管理能力或者檔案管理意識的關注，既要引進具有檔案管理專業背景出身的人才，也要加強對現有人員的檔案管理工作培訓，從人才引進和崗培訓等多個方向入手，切實提升辦公室人員的檔案管理能力以優化檔案管理效率。一方面，單位應充實現有檔案管理工作隊伍，改變兼職或者是退休人員管理檔案的現狀，突出辦公室檔案管理工作的重要性，強化對現有辦公人員的檔案管理培訓，以信息化技術學習和檔案管理知識教育為切入點，運用網絡視頻、專題講座等多種等手段，提升檔案管理工作人員的專業能力及素質。另一方面，則是要加強對辦公室人員的檔案管理工作考核，建立健全的激勵機制，按管理工作的效率以及檔案信息的完整度、更新速度作為考核標準，對于檔案管理工作突出的人員進行物質及精神獎勵，而檔案管理工作滯后的人員則要進行相應的懲處，從而全面提升檔案管理工作的效率，調動檔案管理人員工作的積極性。只有終身學習和提高，檔案管理人員的綜合素質方可以與檔案管理發展形勢所適應，進而優化檔案管理質量。

4 結束語

作為政府機構和社會歷史記憶的守護者，檔案部門和檔案人員應積極探索，克服政務社交媒體文件歸檔管理工作中的難點與挑戰，不斷推進，使新媒體環境下的歷史和記憶能夠長遠保存與流傳。