淺談如何利用信息化技術提升建筑企業檔案管理水平

徐秀香

隨著普遍應用的電子信息技術水平的不斷進步，我國建筑企業檔案管理工作開始朝著科學管理的方向發展，逐步健全建筑企業的管理制度，為將來企業進步發展打好基礎。檔案管理工作貫穿在建筑企業的每一個階段，與企業招投標、施工質量有著緊密聯系。因此，需要進一步增強建筑企業檔案信息化管理工作力度，探索新的發展途徑，轉變檔案管理人員的觀念，推動建筑企業檔案管理工作更加良好地發展。

一、檔案信息化建設的重要作用

（一）提高檔案工作效率

檔案管理不再耗費大量的人力以及時間，查詢應用更加準確便捷。檔案數據一次錄入即可實現共享，打印多種檢索工具和各種報表，十分便利，極大地提高了工作效率。進行檢索以及查詢的過程中，能夠應用多種不同的查詢方法，按照管理權限，利用網絡自行對檔案信息進行查詢，針對過期不歸還的借閱者可以實現催還行為，大大降低了工作人員的工作量。

（二）部門職能將保管變成服務

信息化技術應用到檔案管理過程中，公司的各種文書、科技檔案等都能夠在網絡上進行瀏覽（有權限制約），提供給公司領導以及設計部門良好的服務。如此一來，檔案管理職能不再是檔案的保管單位，而是公司內部信息共享服務中心。

（三）優化企業檔案管理業務流程，提升管理水平

經過對企業檔案實現網絡化的建設，不但將檔案管理工作者的管理觀念不斷改善，而且提高了管理人員的業務素養以及工作技能，保證檔案管理人員充分掌握網絡以及軟件等的操作技巧，保證管理流程出現徹底的變化，保證檔案管理工作更加規范，不斷提高檔案管理水平。

（四）企業發展的內在動力

建筑企業檔案管理對象是企業的核心競爭信息，檔案管理工作具有非常重要的作用。如何為企業發展進步帶來保證，是所有檔案管理工作人員所面對的重要任務。建筑企業檔案管理需要將傳統的檔案管理以及服務模式進行改變，應用現代化的信息技術，充分對既有資源的潛在價值進行挖掘，為企業決策帶來非常良好的參考依據，提高企業的競爭力。一成不變的檔案管理模式會制約企業的健康發展，建筑企業應當高度重視檔案信息化建設，真正將檔案管理工作的作用發揮出來，切實推動企業的健康發展。

二、建筑企業檔案管理信息化管理當中存在的問題

（一）認識不足

有些建筑單位一味地關注企業的短期利益，忽略了企業檔案管理的信息化建設，導致檔案管理人力資源不足、硬件配置滯后、管理系統落后等。檔案管理給企業發展產生的影響見效慢這一特征，導致管理人員對檔案管理視而不見，根本不關注解決阻礙企業發展的問題。認識不足對行政支持力度產生了影響，制約了檔案工作的創新發展，所以造成我國建筑企業檔案管理信息化水平低。

（二）不健全的企業檔案信息化管理制度

正常的建筑企業運轉過程中，企業當中檔案信息化管理是不可或缺的一部分。檔案信息化管理工作要想順利運行下去，不能缺乏健全的企業檔案信息化管理制度。但在實際中，建筑企業檔案信息化建設受到很多因素的影響，而且管理時間較短，檔案信息系統并不成熟。有的企業完全不了解企業信息化檔案管理工作，也并未真正認識到企業檔案信息化管理的作用，也沒有綜合多方意見，對檔案信息化管理制度進行完善，導致和當前檔案信息化管理的要求完全不符，不符合自身的發展趨勢，無法順利進行檔案信息化管理，直接給信息化管理水平提高帶來不利影響。

（三）發展不平衡

有的大型建筑企業開始檔案管理信息化建設時間比較早，投入了比較大的人力、物力以及財力，檔案管理水平已經實現較高的水平。可是有的中小型建筑企業還并未真正正確了解到企業檔案信息化建設的重要意義，或者雖然已經起步但是較為緩慢，加上企業自身實力的約束，導致投入力度不足，導致信息化的檔案管理工作進程慢。信息化建設差距大，直接導致我國建筑企業檔案管理信息化建設發展不均衡，總體水平不高。

（四）建筑企業檔案人員的業務水平參差不齊

我國的建筑企業當中，普遍存在著各級管理人員不夠重視檔案管理工作的問題，對檔案管理工作的重要性認識不到位，認為檔案管理工作就是對工程檔案的收集、整理、歸檔以及保管等任務，無需專業知識，無需配置專業人員，導致檔案工作人員來源雜亂、檔案專業知識不足、業務水平低，給檔案管理工作帶來不良影響。

三、建筑企業檔案信息化管理措施

（一）電子檔案文件格式的標準化

經過分析檔案信息化管理當中接收以及歸檔電子檔案方式的優劣勢，為了更好地實現建筑企業信息化管理，就必須統一電子檔案的文件格式。具體統一文件格式的方式如下：第一，建筑工程項目在整個施工過程中要嚴格按照每一個環節的差異選擇不一樣的應用軟件，統一文件格式就需要將其整合成為兼容多種格式的電子文件。第二，更加良好地確保電子檔案信息的真實、有效以及原始性。第三，檔案信息內容一定要清楚、文檔格式要美觀，方便進行檢索查詢應用。第四，節省信息化檔案的成本，信息內容提供批注，方便進行存儲以及管理。第五，可以對各種掃描文件進行接收，支出多種電子文件的獲取方式。第六，應用知識產權對電子檔案進行保護。

（二）確定紙質檔案以及電子文件的應用制度

建筑企業當中，檔案大部分是紙質檔案，或者是基于磁介質的錄像帶、磁盤等。紙質檔案在完成電子數字化之后，按照檔案整理方式實現整理、組卷、裝訂；數字化的檔案上傳到檔案信息化系統當中。有的單位將檔案管理信息化單純地理解為檔案管理數字化，基礎工作準備不充分的情況中產生了過分追求紙質檔案數字化的效率、完成度。有的建筑單位單純地以為數字化加上信息上網即為信息化，如此一來會產生很多隱患，最后大部分數字化成果也會因為格式、質量問題無法共享變成數據垃圾，造成浪費。應用紙質檔案的過程中要按照應用對象，檔案室的專業工作者按照檔案利用制度填寫應用者信息、填報應用內容；電子檔案的借閱要利用檔案信息化系統實現，應用者要使用專用的軟件，只能進行打印不能下載，如需下載要辦理特殊的手續，不能對檔案原始信息進行更改；電子檔案應用過程中，數據庫利用軟件識別應用者信息，自動記錄以及統計應用者的操作行為。電子文件處理保存要符合我國的安全保密規定，對非法操作、病毒侵害等要利用有效的防范措施。

（三）加強檔案信息安全建設力度

第一，將安全管理機制有效建立起來，確定相對應的網絡、數據加密、口令守則等方面的制度；建立健全安全審計跟蹤體系，有效提高總體信息安全防范意識。對安全等級比較高的系統，實現系統管理者對用戶權限的分配管理，詳細記錄對系統維護內容以及維護前后情況等事項。第二，加強對病毒預防的安全手段，將反病毒掃描以及殺毒的監督管理系統建立起來，同時定期對文檔實現備份，實現多處異地存放的目的。第三，將計算機網絡安全預警中心建立健全，實現安全監督控制以及預警的功能，監視網絡數據庫的安全。

（四）加強管理工作者的培訓與教育

要有效提升檔案信息化管理人員的管理水平，才可以保證檔案信息管理工作質量不斷優化。因此，建筑企業要關注培養專業的檔案信息管理人才，具體是利用增強有關人員培訓教育工作力度來實現：第一，企業要主動開展講座，對管理工作者的管理技術以及方法進行專門培養。第二，企業要從招聘人員開始，嚴格對管理人員的水平進行要求，引入高素質的人才。

總而言之，雖然我國建筑企業檔案管理信息化建設水平不高，但是只要做好上下統一認識，為檔案管理工作營造良好的發展氛圍，將創新作為依托，實現我國建筑企業檔案管理信息化建設的高水平目標將指日可待。

（作者單位：中國武夷實業股份有限公司）

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