淺談企業(yè)人事檔案信息化管理

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，而企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)歸根到底是人才的競(jìng)爭(zhēng)，加強(qiáng)企業(yè)人才的管理是促進(jìn)企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展的重要保障。人事檔案管理是人才管理的核心也是最為重要的環(huán)節(jié)，其真實(shí)地記錄著各類人才的信息，反映著人才的綜合素質(zhì)，對(duì)于人才的選拔與培養(yǎng)具有重要的意義。

一、企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理。在強(qiáng)大的信息時(shí)代，只有不斷挖掘信息資源，將其價(jià)值利用在企業(yè)人事檔案管理中，加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，才能把笨拙的工作轉(zhuǎn)換成靈活的流程，極大地提高企業(yè)人事檔案管理的工作效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，從而促進(jìn)企業(yè)順應(yīng)時(shí)代潮流而發(fā)展。

（二）有利于促進(jìn)企業(yè)人事檔案資源共享。在新時(shí)代背景下，信息共建、共享、共用已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，人事檔案管理信息化管理可以克服傳統(tǒng)“紙質(zhì)化”人事檔案管理搜集、整理、分析中的缺點(diǎn)，快速、全面、準(zhǔn)確地獲取人力資源的基礎(chǔ)信息、專業(yè)特長(zhǎng)、個(gè)人發(fā)展、工作業(yè)績(jī)等多方面的綜合信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案的共享，提高檔案的使用效率和效益，從而有效推動(dòng)資源共享的進(jìn)程。

（三）有利于方便對(duì)人事檔案信息的查閱。傳統(tǒng)的檔案查詢一般都需要很長(zhǎng)時(shí)間，但人事檔案信息化管理能夠快速、準(zhǔn)確地查閱各種人事檔案信息。數(shù)字化和電子化極大地便利了檔案查詢流程，不論多么復(fù)雜的數(shù)據(jù)都能通過計(jì)算機(jī)集成處理變得簡(jiǎn)化起來，也方便了人們隨時(shí)查閱人事檔案信息。

二、企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

（一）企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)重視不足。雖然很多企業(yè)越來越認(rèn)可企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)，但由于人事檔案信息化建設(shè)需要投入大量資金來配備基礎(chǔ)設(shè)施，同時(shí)也需要對(duì)紙制檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，所以需要引進(jìn)與培養(yǎng)更多的信息化專業(yè)人才。但目前，由于企業(yè)缺乏足夠的重視，無論是硬件建設(shè)，還是軟件建設(shè)，都無法達(dá)到人事檔案管理信息化的要求，直接導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理信息化管理遲遲無法落實(shí)。

（二）缺乏統(tǒng)一規(guī)范的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案信息化管理的前提與保障。但現(xiàn)實(shí)中，很多企業(yè)存在著人事檔案管理信息化建設(shè)不科學(xué)的現(xiàn)象，部分企業(yè)不愿意公開人才信息，或者只通過局域網(wǎng)進(jìn)行內(nèi)部管理，有些企業(yè)從自身利益出發(fā)進(jìn)行管理，并沒有形成統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，造成檔案信息網(wǎng)絡(luò)不夠通暢，無法實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，使現(xiàn)代檔案管理不能充分展示其強(qiáng)大的功能。

（三）企業(yè)人事檔案管理信息化管理受人員制約。企業(yè)人事檔案管理信息化管理需要以大量專業(yè)化、復(fù)合型的檔案管理人才作支撐，而目前企業(yè)尤其缺乏這種管理人員，導(dǎo)致信息化建設(shè)只是流于形式、浮于表面。雖然一些企業(yè)引進(jìn)了信息化設(shè)備與人才，但由于管理人員缺乏檔案管理能力與經(jīng)驗(yàn)，使得人事檔案信息化管理的研究與創(chuàng)新受阻，制約了企業(yè)人事檔案管理信息化水平的提高。

三、企業(yè)人事檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)策

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)。在信息化、大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要意義，從而在思想上重視人事檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)一步加大對(duì)人事檔案管理信息化管理的扶持力度，有效協(xié)調(diào)內(nèi)部組織、人事等部門，發(fā)揮其主動(dòng)性與創(chuàng)造性，優(yōu)化人事檔案管理結(jié)構(gòu)，為人事檔案管理信息化建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)。

（二）要為人事檔案信息化管理提供硬件與技術(shù)保障。企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理需要相關(guān)的硬件設(shè)施和相關(guān)技術(shù)作為支撐。因此，企業(yè)應(yīng)積極加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)施與技術(shù)，使管理部門在保證管理體系正常運(yùn)行的前提下實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)掌握檔案信息化管理的最新動(dòng)態(tài)。另外，要加強(qiáng)相關(guān)部門之間的溝通，使檔案資源充分被利用，為企業(yè)提供更高效、快捷的服務(wù)。

（三）建立健全人事檔案信息化管理的規(guī)章制度。企業(yè)應(yīng)及時(shí)改革陳舊的管理制度，制定科學(xué)、合理、規(guī)范的檔案管理制度，并在實(shí)踐中不斷落實(shí)與完善。同時(shí)，人事檔案管理收集要完整、及時(shí)，保證人事檔案的真實(shí)性，形成一套系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整的管理體系。此外，還要及時(shí)更新檔案的內(nèi)容，保護(hù)人事檔案的真實(shí)性、有效性，為企業(yè)人力資源管理提供真實(shí)的參考價(jià)值，更好地為企業(yè)人事檔案管理提供服務(wù)。

（四）加強(qiáng)人事檔案信息化管理人才隊(duì)伍的培養(yǎng)。一方面，企業(yè)應(yīng)積極引進(jìn)具有專業(yè)的檔案管理知識(shí)且能熟練掌握信息化操作程序的專業(yè)人才，推行檔案信息化管理的高效展開。另一方面，加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，拓寬其專業(yè)知識(shí)，提高其職業(yè)道德素養(yǎng)。同時(shí)，結(jié)合激勵(lì)與考核機(jī)制，激發(fā)管理人員的積極性，使其認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好人事檔案信息化管理的各項(xiàng)工作。

三、結(jié)束語

總而言之，企業(yè)只有不斷加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)，才能使人事檔案管理更科學(xué)、更規(guī)范、更高效，為企業(yè)人才管理與資源優(yōu)化配置提供重要的檔案數(shù)據(jù)，促進(jìn)企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。