淺析如何做好學校檔案的收集與整理工作

學校檔案，簡單地說就是在學校綜合管理工作中，各項活動如招生、管理、教學、科研等活動的歷史記錄，對于學校的管理工作、學生的生活以及社會的發展都具有一定的研究意義和價值。根據檔案的載體來分，學校檔案大體分為文本檔案和電子檔案，其形式涵蓋多個方面，包括視頻、音頻、圖表、圖像、文字等。學校檔案的日常工作由收集和整理兩部分組成，它是學校工作的有機組成部分，對檔案工作進行研究和分析，有助于提高工作效率，促進學校的發展。

一、學校檔案的收集和整理工作

（一）學校檔案的收集。學校檔案的收集是一項復雜的工作，它涉及學校的多個部門、多種工作人員，既包含教職人員，又涵蓋行政和后勤人員等，檔案收集需要由專人負責，協調檔案室與不同部門之間的關系，盡可能按照學校規定，將學校各部門的檔案搜集完整，分類歸檔。為了更好地將檔案分類整理，檔案室要陳列整齊，編排有序，便于及時搜索收集到的各類檔案資源，同時還應該注意通風、避免過度干燥出現火災隱患，同樣也要避免過度潮濕，損壞檔案。要建立嚴格的歸檔制度，在搜集檔案時要認真對檔案內容進行審核，確保檔案完整、系統、清晰、準確，按照檔案編排順序，對檔案分類編排后陳列在檔案室的相應位置。

（二）整理。檔案整理工作是檔案實體整理和檔案內容整理的統稱，是檔案管理的一項重要內容。具體來說，檔案的內容整理主要是鑒別檔案的真偽和客觀性，確定其是否按照學校相關規定符合收藏價值的標準；檔案的實體內容整理就是對各類實體檔案的分類與規整。整理工作是檔案工作的核心環節，它直接關系到檔案的利用，高質量的檔案管理可以提高檔案利用的效率，降低檔案查詢的成本，可以在短時間內完成檔案的借閱與歸還活動。在檔案的整理工作中，工作人員要保持耐心、細致的工作態度，對于一些零散的檔案內容，按照相似性將其進行主題分類，并統一設置為同一個卷宗，在卷宗標明其中存放的檔案名類。檔案管理人員盡可能把檔案管理工作做的更加細致和詳細，比如對于學生檔案的管理，對于每一名入校的學生，在入校的第一天開始就建立學生的學籍檔案，詳細記錄學生在每一年的學習成績、品行表現等，一直持續到學生畢業。

二、加強學校檔案收集與整理工作的有效措施

（一）加強宣傳，提升學校師生的檔案意識。在學校方面，應當加強宣傳力度，促使內部檔案管理工作人員的責任意識得到充分培養，加強檔案管理工作人員的責任感，從而保證檔案收集、整理工作的水平和質量。檔案管理工作的有效推進離不開學校師生的理解和支持，所以學校要主動對檔案管理工作進行宣傳，在全校范圍傳遞檔案對于師生而言的重要性，對于學校發展的作用，幫助學校師生樹立檔案意識，全面支持學校的檔案工作。

（二）建立健全學校檔案管理制度。完善的檔案管理制度是確保檔案工作高效開展的制度保障，為此學校要建立學校檔案管理制度，在管理制度內，既要涵蓋檔案的流通運用制度，還要包括檔案管理人員的責任制度，圍繞檔案和管理人員兩個重要因素，制定配套的管理制度，以此來確保學校檔案管理活動有章可循。檔案管理制度要隨著時代的發展做出相應的改進，通過不斷的改進來適應時代的發展和社會的需求。

（三）借助信息技術來提高檔案管理的效率。信息技術的發展為學校的檔案工作帶來極大的便利性，學校檔案管理工作要充分借助信息技術來提高檔案管理的效率。在檔案管理中，不僅要做好紙質檔案的管理與搜集工作，還要做好電子檔案的歸納與整理工作，將紙質檔案與電子檔案的管理信息全部錄入到學校內部的檔案管理系統之內，當需要查閱相關檔案時，通過在檔案管理軟件內輸入關鍵詞就可以查找到需要的檔案，極大提高了檔案管理的效率。

（四）加強檔案管理人才隊伍的建設。盡管信息技術高度發達，檔案借閱者可以通過學校內部的軟件系統就可以直接查閱到相關的檔案內容，但是檔案工作歸根到底來看，還是需要工作人員來具體執行，他們對于學校檔案管理工作發揮著極大的作用，為此加強檔案管理人才隊伍的建設具有重要意義。學校要定期組織檔案管理人員去其他學校進行交流，與其他學校交流檔案管理經驗，在交流中發現可以借鑒的檔案管理辦法；學校可以組織檔案管理的專家和學者，到學校開展專題講座，就學校檔案的收集與整理活動進行詳細的闡述，幫助學校檔案管理人員了解世界上其他國家的檔案管理先進方法，拓展視野，開拓思維，提高檔案管理水平。為了進一步加強學校檔案管理人才隊伍的建設，學校要對現有檔案管理人員建立嚴格的考核標準，對于全面檔案工作零差錯的、在檔案管理中有突出貢獻的、在檔案管理工作中有所創新的檔案管理人員進行實質性的獎勵，激發檔案管理人員的熱情，提高工作的效率。

三、總結

學校檔案管理的收集與整理工作與學校的發展緊密相關，學校檔案在學校的人才交流、科研、大型活動策劃、作出重大決策等方面提供了可靠性強、客觀性高的真實素材與案例，具有較強的可操作性，所以學校檔案管理人員要認真研究管理策略，全面提高學校檔案管理水平。