海洋科技檔案管理與未來發展方向

對于海洋行政管理部門而言，海洋科技檔案管理工作是十分重要的，其能夠提升海洋科研的工作質效，并促進海洋科研工作的和諧、穩定發展。當下，必須要對海洋科技檔案工作進行合理地規范，以此提升海洋行政管理單位的海洋科研工作水平。就當前的情況看，海洋科技檔案工作還存在一些問題，必須要采取適當的措施進行處理。

一、海洋科技檔案工作的重要意義

所謂海洋科技檔案，指的是海洋行政主管部門的檔案館（室、中心）對海洋科技檔案實體和檔案信息實施科學管理，并為不同的工作研發提供有效的服務。在實踐中，海洋科技檔案的收集、整理、保管，或者是鑒定、統計、提供利用等，都需要相關專業人員進行監管和指導。海洋科技檔案工作的意義，是為了記錄海洋科技研究當下的狀態，并且對過去工作的真實記錄和歷史發展情況進行客觀反映。優秀的海洋科技檔案工作讓想了解海洋科技歷史業績的人有記錄可查，同時也為海洋科研未來的工作方向奠定決策依據，具有非凡的意義。

二、當前海洋科技檔案管理存在的問題

（一）海洋科技檔案重視程度不高。目前來說，我國不少的海洋科技檔案人員不是正式編制內員工，人員流動性大，福利低，人浮于事，部分具體檔案工作標準都無法真正落到實處。其次，從事海洋科技檔案工作的人員大多思想上并未意識到自己工作的重要性，在整理收集資料的過程中缺乏一定的專業水準。再者，因為大部分行政管理部門存在“重業務輕檔案”的普遍性現象，不少基層海洋科技檔案管理部門存在聘請不專業人士來管理檔案的情況，海洋科技檔案的工作質量得不到保證。環環相扣，最終導致了個別海洋科技檔案管理工作難以取得扎實成效，對當下海洋科研的要素性、基礎性保障作用呈現不足的情況。

（二）海洋科技檔案流程不規范。完善的海洋科技檔案流程關系到檔案的完整性與保密性。目前來說，我國還未對海洋科技檔案的管理制定足夠細化的行業標準，比如，對海洋科研檔案工作應當開展二級管理。所謂一級管理工作，就是由綜合管理部門來進行統籌規劃管理，而二級管理則指的是不同部門對海洋科技檔案資料實施管理。但針對眼下的情況而言，海洋科技檔案工作的環節分配不夠明晰，不論是海洋科技檔案資料檢定、整理或是保管、檢索等，一系列程序都欠缺一個從上而下的規范性標準流程，缺少上級業務部門的監管，在程序上也缺乏復核流程。

（三）對信息化手段的運用不足。隨著整個社會步入了信息時代，海洋科技檔案工作也同樣要求手段日新月異，理念跟上時代。但是，就目前看，我國海洋科技檔案管理行業內采用高科技的手段來對海洋科技檔案進行管理的現象還十分罕見。不少海洋科技檔案還是在沿用人工歸檔的形式，這樣一來，海洋科技檔案有效利用性就得到制約。同時，過度依靠人工進行的海洋科技檔案管理，也影響了日后查找資料和提取海洋科技檔案的速度和效率。信息化時代，效率是海洋科研事業發展的關鍵，也是核心競爭力，海洋科技檔案管理的大規模信息化運用勢在必行。

三、海洋科技檔案的未來發展方向

（一）采用前沿科學技術。首先，就設備的角度來看，要規范采購現代化設備，讓海洋科技檔案部門實現計算機和網絡的全方位覆蓋。當前社會已然步入了大數據時代，計算功能超強的電腦提供了十分強大的工具。運用計算機海洋科技檔案系統可實現多種功能，比如檔案自動編目和檢索、自動存儲與檢索、檔案業務工作管理、自動標引、文檔一體化管理工作等。其次，為了方便抓取和追蹤核心信息，要在海洋科技檔案管理機構內實現統一規格的數據錄入和提取制度。與此同時，也要考慮到電腦推陳出新的問題。如今的電腦，壽命維持5年已經算是長壽，設備的老化必定會影響數據的存儲，因此海洋科技檔案管理機構建立自己的數據庫也非常有必要。電腦只是前端設備，像遙控器一樣控制著海洋科技檔案的存儲和提取，而真正存儲海洋科技檔案的地方就是數據庫，因此這是最為關鍵的一個部分。

（二）規范海洋科技檔案管理流程。首先，要制定嚴格的保密措施，特別是對重要的海洋科技電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性，也要保證檔案的保密性。因為只有做到了保密性，才能保證海洋科技工程人員和技術人員的科研成果和工作成績不被人盜取，也才能保證國家知識產權。其次，海洋科技檔案人員在錄入檔案，對海洋科技檔案編號、存儲、提取等等工作當中，要注意檔案的整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量檔案人員工作效率和專業度高低的尺度。只有當海洋科技檔案人員嚴格執行相關標準，才能保證檔案存儲工作的質量，同時也會提高檔案工作的效率，加強各個部門之間的配合和默契程度。否則的話，檔案部門內部混亂，檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。

（三）提高海洋科技檔案人才隊伍的綜合能力。首先，要從思想上重視海洋科技檔案工作。要實現海洋科技檔案的有效管理，并不是存儲好相關的資料就可以了，而是要從多個層面來開展工作。例如對資料進行檢閱、整合、總結等，這些都要依賴海洋科技檔案工作才能體現出其效用。其次，要提升海洋科技檔案管理工作人員的操作技能。相關人員要不斷提高自己的信息化意識，構建起復合型的管理團隊。在當前時代背景下，海洋科技檔案管理應當實現自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全運用等，而以上這些都需要采用有一定專業實操技能的人才可實施。所以，作為新時代的海洋科技檔案人員，不單單是要掌握海洋科技電子文件的特征和海洋科技檔案的科學管理流程，同時也要確保自己掌握先進的計算機網絡知識。只有做到這些，才能保障海洋科技檔案的安全性。要借鑒國外的豐富經驗，提高管理水平。最后，海洋科技檔案管理人員還應當樹立學習意識。工作效率的提高和從業人員的專業技能密不可分，海洋科技檔案管理人員把握好學習培訓機會，在此基礎上不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和水準。要注重培養海洋科技檔案人員的觀察能力、分析、綜合能力；提高海洋科技檔案管理人員調查研究能力和組織協調能力。盡快實現傳統海洋科技檔案模式向現代管理模式的轉變，為我國的海洋科技事業發展提供強有力的保障。

四、結束語

就上述分析可以看出，我國的海洋科技檔案管理工作還存在一些亟須提升和完善的空間。在國家層面，應加強海洋科技檔案管理標準的制定和建設；在基層層面，應當加強日常海洋科技檔案工作的日常管理和規范。海洋科技檔案管理工作人員，要緊跟時代節奏，與時俱進，學習、掌握、把握好新的技術和管理方法，在不斷強化自身素質和意識的同時，推動海洋科技檔案工作逐步發展。